Које су предности и недостаци географског архивирања?

Према Државној библиотеци Тексаса, држање неорганизованог система за управљање датотекама је рецепт за катастрофу. Тешко је доћи до информација када су вам хитно потребне. Организовање и манипулисање информацијама унутар овако неорганизованог система за потребе доношења одлука такође је прилично немогуће. Ефикасан систем архивирања је обавезан за сваку организацију која очекује да ће добити користи од информација које поседује. Географски систем архивирања је прикладан тамо где је географска локација најважнија компонента информација.

Географски записи који се односе на одређену локацију се чувају заједно. Ово олакшава брзо доношење одлука јер се информације које се разматрају односе само на једно специфично географско подручје. Географске области се класификују као јединице или групе јединица. Географско архивирање омогућава лако кретање записа једноставним премештањем са једне локације на другу.

Географско архивирање помаже процесу анализе омогућавајући лако поређење ставки података. На пример, анализа евиденције поднетих према називу зграде и локацији може помоћи да се идентификују евиденција одржавања за одређену зграду.

Процес складиштења и преузимања географских података је дуготрајан због потребе да се референцира коришћењем вишеструких идентификатора. На пример, лоцирање одређене зграде захтевало би референцу на одређену државу, град, улицу и на крају назив зграде. Записи који се воде у неким нацијама су написани на њиховом језику. На пример, град Фиренца у Италији је "Фирензе" у италијанским записима. Унакрсно упућивање на други језик стога постаје неопходно да би се омогућило корисницима који нису Италијани да разумеју информације.

Морате бити довољно упознати са географским подручјем да бисте разумели записе. Да бисте их брзо лоцирали, потребно је да користите абецедни индекс. Процес складиштења и преузимања записа захтева две радње: Проверите индекс за локацију датотеке и потражите га међу осталим информацијама.