Е-пошта је постала суштински облик пословне комуникације. Иако је лична е-пошта неформална, слање е-поште за посао захтева професионализам и љубазност. Основни делови папирног пословног писма односе се и на интернет преписку.
Предмет
Нека тема буде кратка и тачна. Избегавајте коришћење ознака које би могле да активирају филтер за нежељену пошту примаоца, као што је „Ре“, традиционална скраћеница канцеларијског меморандума за „Регардинг“ или „Фвд“, што значи прослеђену поруку е-поште. Увек попуните наслов; остављање празним такође може да избаци вашу поруку у фасциклу за нежељену пошту.
Видео дана
Поздрав
Користите професионални поздрав за пословне поруке е-поште. „Драги господине Фостер“ оставља много бољи утисак од „Хеј, Бобе“ и одражава ваш имиџ пословне особе. Оставите празан ред након поздрава, а затим започните тело е-поште. Овај образац чини целу поруку лакшом за читање примаоцу.
Тело
Пратите стандардне смернице пословног писма за тело ваше е-поште. Користите љубазан језик да бисте упутили захтев или објаснили поенту. Ако нисте сигурни да ће вас прималац запамтити или ако први пут успостављате контакт, представите се у првом реду. „Хвала што сте разговарали са мном прошлог четвртка у вези са Џонсоновим уговором“ ће покренути памћење примаоца пре него што уђете у детаље посла који је при руци.
Потпис
Додајте празан ред после тела е-поруке, поново да бисте учинили поруку лакшом за очи, а затим завршите поруку са љубазни потписи, као што су „С поштовањем“, „С поштовањем“ или чак „Хвала“. Након свог имена, додајте своју адресу е-поште, телефон број. своју титулу са компанијом, па чак и адресу канцеларије ако желите. Ово примаоцу нуди све ваше контакт информације на једном месту.
Прочитајте двапут, пошаљите једном
Пре него што притиснете „Пошаљи“, поново прочитајте имејл да бисте потражили проблеме: Да ли је адреса е-поште примаоца тачна у „За“ поље, да ли постоји одговарајући ред у пољу „Субјецт“ и да ли је порука без правописа, контекста или граматике грешке. Такође проверите свој потпис и контакт информације.
Останите професионални
Користите само црни текст на белој позадини. Изаберите пословни фонт, као што је Тимес Нев Роман или Цоуриер. Немојте користити обојене, закривљене фонтове, позадине са тешким графикама, емотиконе или интернет сленг, као што је „ЛОЛ“ (Лаугхинг Оут Лоуд). Избегавајте да куцате поруку великим словима, што се сматра викањем у текстуалном облику. Ако шаљете пословну е-пошту великом броју прималаца, користите опцију Блинд Царбон Цопи (БЦЦ). На тај начин, адреса е-поште сваког читаоца је заштићена и мање је вероватно да ће завршити на нечијој листи нежељене поште.
