Именујте и креирајте нову базу података помоћу команде „Ново“ на картици „Датотека“. Изаберите картицу "Почетна" и отвориће се нова табела. Пребаците се на „Приказ дизајна“.
Унесите назив „Примарни кључ“ у колону „Назив поља“ у реду 1. „ИД“ је подразумевани са „АутоБројем“ у колони „Тип података“. Ово се може задржати или променити у други јединствени идентификатор записа, као што је ИД број запосленог или број социјалног осигурања. „Тип података“ може да се задржи као „АутоБрој“ или да се промени у ручни унос, све док је својство „Индексирано“ подешено на „Да (нема дупликата).“
Направите поља за све информације које се траже од нових запослених. Ово укључује: 1. Име и презиме, иницијали или средње име по жељи 2. Кућне адресе и поштанске адресе 3. Бројеви посла, куће и мобилних телефона 4. Број одбитака за савезни и државни порез по одбитку 5. Број социјалног осигурања 6. Возачка дозвола или други државни матични број 7. Поље за потврду којим се осигурава да је „доказ о запослењу“ потврђена квалификованост 8. Оквир за текст за снимање верификованих докумената 9. Званични датум почетка радног односа 10. Званични датум престанка радног односа (попуњава се када запослени оде) 11. Стопа плате 12. Назив радног места и други подаци по жељи послодавца Биографије и пријаве се могу дигитализовати и приложити у евиденцију, по жељи
Доделите тип података сваком пољу постављајући потребна својства за форматирање бројева, дефинишите број знакова дозвољених у пољу и одредите да ли ће подаци бити индексирани. Приликом изградње базе података, такође је мудро додати опис поља који дефинише његову сврху, радњу за покретање меморије касније када базу података треба модификовати или ревидирати.
Изаберите картицу „Креирај“ и кликните на дугме „Образац“ у групи „Образац“. Додајте сва или нека поља у образац и сачувајте га. Форматирајте својства поља тако да одговарају својствима табеле. Сачувајте га још једном пре него што се вратите на „Приказ обрасца“ на дугмету „Приказ“ на картици „Почетна“. Користите образац за унос података.
Изаберите картицу „Креирај“ и кликните на дугме „Извештај“ у групи „Извештај“. Додајте сва или нека поља, а затим пређите на приказ „Изглед“. Измените ширину колона и форматирајте поља и ознаке. Измените фонтове, боје или изаберите унапред форматирани дизајн из падајућег оквира „Дизајн“. Сачувајте извештај. Шаблон извештаја ће вам омогућити да штампате извештаје о платном списку.
Шифрујте базу података ради безбедности. Затворите базу података, поново отворите у ексклузивном режиму користећи стрелицу надоле на дугмету „Отвори“ прозора „Отвори датотеку“ и изаберите „Отворено ексклузивно“. Кликните на картицу „Датотека“, изаберите команду за информације, а затим кликните на „Шифруј лозинком“ на „Инфо“ окно. Када се појави дијалошки оквир „Подеси лозинку за базу података“, поставите лозинку и унесите је други пут за верификацију. Кликните на ОК. Следећи пут када се база података отвори, биће потребна лозинка. Унесите лозинку у поље Лозинка, поново је унесите у поље Верификуј, а затим кликните на ОК.
Савет
Јаке лозинке имају најмање осам знакова и укључују бројеве, велика и мала слова, и посебан знак, као што је „!” или „&“. Користите својства „Цаптион“ да бисте дали пољима једноставан језик имена. Промена назива поља „ФирстНаме“ у „Фирст Наме“ изгледа професионалније у извештајима. Постоје онлајн и готови софтверски пакети за обрачун плата који управљају обрачунима временске картице и плата. Да бисте то урадили у Аццесс-у, потребна је изузетно софистицирана вештина програмирања и разумевање изван садржаја сажетка чланка.
