Е-пошта је неоспорно користан комуникациони алат, али када се користи неправилно, може се трансформисати у стално укључени изазивач стреса који одузима време, краде пажњу и који је више терет него корист. Ако се свакодневно плашите свог пријемног сандучета, погледајте ову листу професионалних техника које вам могу помоћи да окренете скрипту и поново трансформишете е-пошту у алат за продуктивност какав би требало да буде.
Садржај
- Подесите (и емитујте) ван радног времена
- Преузмите контролу над каденцом
- Агресивно одјавите се са листа
- Користите аутоматско довршавање
- Научите када да прескочите е-пошту и подигнете телефон
Подесите (и емитујте) ван радног времена
Да бисте спречили да се е-пошта увуче у нерадне сате вашег живота, добра је идеја да успоставите ван радног времена - не само ментално се обавезујући да нећете проверавати е-пошту током одређених периода дана, или чак укључивањем подешавања „не узнемиравај“ да блокирате обавештења путем е-поште (што је такође добра идеја), али и тако што ћете подесити да се одговор „ван канцеларије“ активира након рада сати. Ово помаже у управљању очекивањима и помаже у успостављању граница са својим сарадницима, али без потпуног блокирања комуникације ако се нешто хитно појави.
Препоручени видео снимци
У почетку може бити мало узнемирујуће ако сте навикли да проверавате е-пошту у свако доба дана, али с временом ћете открити да провера е-поште током одређених сати у дану подстиче вас да будете фокусиранији и ефикаснији током времена које сте блокирали ван.
Повезан
- 5 начина на које могу да искористим свој лаптоп више за посао
- Долби Воице је ту да учини да ваши конференцијски позиви буду мање лоши
Преузмите контролу над каденцом
Слично као да не проверавате своју е-пошту током ван радног времена, такође није идеално да проверавате пријемно сандуче стално током дана. Е-пошта не би требало да се користи као апликација за ћаскање у реалном времену – то је оно што Слацк и Мицрософт Теамс су за. Због тога, ако вам није кључно да одмах примате е-пошту, можда би било паметно да прилагодите подешавања пријемног сандучета тако да нове поруке стижу само у унапред одређено време. Већина популарних клијената е-поште ових дана вам омогућава да прилагодите колико често ваше пријемно сандуче преузима нове поруке, а смањивање фреквенције може учинити чуда за вашу продуктивност. Поред тога што е-пошту мање омета, стратешко подешавање ритма вам омогућава да ефикасније блокирате делове свог распореда за кореспонденцију путем е-поште.
Ево како се то ради за Изгледи и Пошта за Мац.
Агресивно одјавите се са листа
Нежељене, ирелевантне поруке е-поште са маилинг листа су досадна животна чињеница, али ако је ваш начин да се носите са њима само да притиснете дугме за брисање, чините себи медвеђу услугу. Уместо да једноставно избришете ове поруке, вреди одвојити неколико додатних секунди да се потпуно одјавите са листе слања. Потребно је мало више времена, али ови додатни кликови ће се десетоструко исплатити у будућности тако што ћете уштедети невоље да морате да избришете све већи број нежељених е-порука које зачепљују ваше пријемно сандуче.
Неки модерни клијенти е-поште олакшавају вам овај процес и аутоматски ће детектовати поруке са листе е-поште и понудити дугме за одјаву који се лако може пронаћи. Али чак и ако ваш клијент е-поште нема ову функцију, и даље је вредно померити се до дна поруке и ручно потражити везу за одјаву. Ако све друго не успије и не постоји веза за одјаву, често је вредно послати кратак одговор е-поште у којој се од пошиљаоца јасно тражи да „молим вас да ме уклоните са своје листе“.
Користите аутоматско довршавање
Предлози за аутоматско довршавање (нпр Гмаил-ово паметно писање) су вероватно једна од најбољих карактеристика које су додате софтверу за е-пошту у последње време. Ако нисте упознати, они у основи функционишу тако што предвиђају уобичајене речи и реченице које обично користите, а затим их сервирају као предлоге које можете да унесете једним притиском на тастер. Они добри уче ваш стил писања што их више користите и временом могу постати готово језиво тачни.
Да будемо потпуно искрени, предлози за аутоматско довршавање вам вероватно неће уштедети више од неколико додатних минута недељно, али могу да функционишу чуда за смањење менталног напора који је потребан за састављање е-поште - посебно ако се борите да пронађете прави пут до речи нешто. Предлози такође могу послужити као користан подсетник да ствари буду кратке и слатке.
Научите када да прескочите е-пошту и подигнете телефон
Једна од најбољих вештина е-поште коју можете да развијете је способност да препознате када је е-пошта - и што је још важније, када није - идеалан метод комуникације који се користи у датој ситуацији. У многим случајевима, е-пошта је пожељнија јер је асинхрона, омогућава разматрање одговора и оставља папирни траг – што га чини одличном за одређене врсте порука. Али за мање формалне разговоре, е-пошта можда није најбоље место за комуникацију. Кад год ваша комуникација не мора нужно да се евидентира, често је брже и ефикасније послати кратку Слацк поруку или чак подићи телефон. Позивање људи је понекад мрштено у одређеним радним ситуацијама, али када се користи стратешки, има користи (додатна брзина, јасноћа и могућност употребе тона и флексије за преношење информација) надмашују трошкови.
Препоруке уредника
- 10 проширења за прегледач који ће вам помоћи да повећате продуктивност
- Једноставан ГПУ хак чини ваш РТКС 3080 лаптоп 20% моћнијим, ако се усудите
Надоградите свој животни стилДигитални трендови помажу читаоцима да прате убрзани свет технологије са свим најновијим вестима, забавним рецензијама производа, проницљивим уводницима и јединственим кратким прегледима.
