Како одштампати налепнице адреса у Екцелу

Мицрософт Екцел служи као одличан програм за управљање листама е-поште. Великим листама е-поште је посебно лако управљати у Екцел-у док се контакти категоришу и организују у прилагођеном формату.

Екцел и ЦСВ формати се користе за увоз и извоз листа из менаџера поште, а поделе ћелија значе да можете да одвојите име, адресу и све друге релевантне информације у појединачне колоне. Такође можете одлучити да цео контакт поставите у једну ћелију.

Флексибилност за искусне кориснике Екцел-а је згодна, али штампање налепница директно из Екцел-а није лако. Иако процес није превише сложен, није ни очигледан, а можете створити техничку катастрофу. Коришћење процеса спајања поште је најефикаснији начин постављања налепница за штампач.

Најбржи и најефикаснији начин за штампање налепница са ваше Екцел мејлинг листе је процес спајања поште. Овај процес узима ваше организоване Екцел информације и компајлира сваку адресу у индивидуалну налепницу за штампач.

Иако ово звучи једноставно, постоји квака. Екцел лист мора бити форматиран у одређеном распореду који користи колоне за сваку категорију. Ако сте користили други метод када сте унели адресе, преформатирање је дуготрајно.

У идеалном случају, почињете изнова и можете да откуцате сваки контакт у исправном формату. Ако сте већ све поделили у категорије, можда ће бити потребне само једноставне промене и прилагођавања етикета да би се испунили захтеви за форматирање.

Подесите Екцел табелу са насловима колона. Свака колона представља одређену категорију. Направите засебну колону за име, презиме, адресу, град, државу и поштански број.

Информације за сваког појединца се налазе у хоризонталном реду. У сваком пољу користите тачан правопис, скраћенице и велика слова. На пример, користите НВ уместо Невада осим ако не желите да напишете пуно име државе.

Такође, размислите како желите да имена изгледају на етикетама. Начин на који стилизујете слова је ствар личних преференција. Неки појединци воле да пишу сва слова великим словом, док други пишу само прво слово у свакој речи.

Такође имате опцију да додате колоне по потреби. На пример, ако желите да први ред налепнице чита назив компаније, промените прву колону да одражава ове информације.

Након што су колоне постављене, следећи корак је напоран задатак уноса за сваки контакт. Додајте све податке и извршите неколико измена како бисте били сигурни да све изгледа добро.

Након што се контакти и све повезане информације налазе у табели, истакните све, укључујући наслове колона. Можете да превучете курсор преко свих поља држећи дугме миша да бисте све истакли или да користите пречицу на тастатури за одабир свих, Цтрл+А.

Након што су информације истакнуте, изаберите картицу означену Формуле и кликните Дефинишите име. Унесите назив листе у оквир који се појави. На пример, користите Веддинг_Инвитатионс или Цхристмас_Цардс.

Ако налепнице штампате редовно, додавање датума свакој листи је такође корисно. Листе контаката се често ажурирају, а датум вам даје представу о томе када је листа последњи пут ажурирана. Такође осигурава да штампате исправну и најновију верзију.

Сачувајте новоименовани Екцел радни лист са контактима и изађите из документа да бисте наставили са обједињавањем поште.

Мицрософт Ворд је место где штампате налепнице. Екцел је идеалан за организовање и хостовање података и добро функционише за брзо учитавање листе у друге програме. Мицрософт Ворд, међутим, има уграђени шаблон за штампање етикета који поставља адресе у формату који захтева штампач.

Процес спајања поште комбинује Екцел за могућност организовања поља и Ворд за могућност форматирања налепница за штампач.

Отворите нови Ворд документ и кликните на Маилингс картицу да бисте отворили листу опција. Кликните на опцију падајућег менија за Покрените спајање поште да бисте открили секундарни мени на који ћете можда морати да кликнете Покрените спајање поште поново пре него што будете могли да изаберете Етикете да отворите мени са Опције етикете.

У овом тренутку су вам потребне информације о штампачу и налепницама да бисте кренули напред. Морате бирати између штампачи са континуираним увлачењем и штампачи страница. Консултујте упутство за штампач да бисте утврдили који тип користите. Ако имате штампач у стилу странице, други падајући мени захтева да изаберете одређени тип лежишта за штампач страница. Премосница је прилично уобичајена.

Затим изаберите добављача етикета. Сваки добављач има свој специфични изглед, а то је важно за штампач. Мицрософт, Авери и многе друге опције добављача су наведене у падајућем менију. Изаберите ону која одговара етикетама које сте купили за посао.

На крају, изаберите број производа који одговара броју производа на вашим етикетама. Ово се обично налази на амбалажи, а не на самим листовима етикета. Број производа говори вашем штампачу димензије папира како би се осигурало да је штампа исправно поравната са етикетама.

У ретким случајевима, број производа можда неће бити доступан за ваше етикете. Штампање и даље може да напредује, али морате ручно да измерите величину појединачне етикете. Такође морате да знате колико ознака има на страници и колико се налази у свакој колони и реду.

Да бисте унели димензију прилагођене ознаке, изаберите Детаљи опција у Опције етикете прозор за приказ изгледа листа са налепницама по колонама и редовима. Унесите маргине, колоне и редове у предвиђено поље. Кликните У реду ако ово одговара вашој конфигурацији. Ако не, кликните Поништити, отказати а затим изаберите Нев Лабел и покушајте поново.

Унесите назив за своје налепнице тако да се димензије сачувају за будућу употребу. Било које име ће бити довољно. Затим подесите димензије на измерену висину и ширину. Такође, унесите изглед реда и колоне. Само напред и кликните У реду да бисте сачували нова подешавања величине, а затим кликните У реду поново да сачувате сва подешавања.

У овом тренутку имате припремљене налепнице у Екцел-у и Ворд документ правилно форматиран за штампање налепница. Сада морате да увезете контакт информације да бисте попунили ознаке.

У Ворд документу кликните Филе и онда Опције и Напредно. Означите поље за потврду поред Потврдите конверзију формата датотеке при отварању и бирај У реду. Вратите се на Маилингс картицу и кликните Изаберите Примаоци да бисте отворили падајући мени са опцијама. Изабери Користите постојећу листу да бисте пронашли своје Екцел контакт информације на рачунару. Изаберите датотеку и кликните У реду. Овај процес повезује Екцел лист са Ворд документом. Иако су програми повезани, ознаке још нису попуњене информацијама.

Најлакши начин да увезете целу листу је преко чувара места. Ознака чувара места одговара колонама које сте креирали у Екцел датотеци. На пример, откуцате <> где желите да се прво име појави на етикети. Имајте на уму да се овај низ понавља на свим ознакама.

Стандардна секвенца адреса изгледа овако:

<> <>

<>

<> <> <>

Свака ознака директно одговара колони у вашем Екцел листу. Ако желите да додате прилагођене информације, оне морају да се налазе у означеној колони на листу. Затим унесите поље у жељеном редоследу постављања за ознаку.

Ако често учитавате листе користећи процес обједињавања поште, постоји и пречица за блок адресе за комбиновање више поља података под једним <

Сада када су ознаке постављене са редоследом за свако поље, можете ефикасно да учитате стотине или чак хиљаде контаката док креирате доследну секвенцу означавања за штампач. Обједињавање поште је идеално за групне листе контаката.

Морате мапирати обједињавање поште како би Ворд читао исправне колоне из Екцел-а. Вратите се на Маилингс картицу, кликните Матцх Фиелдс и бирај Поља за писање и уметање. Појављује се оквир са бројним ознакама наведеним поред падајућих оквира.

Ознаке су уобичајени елементи ознаке адресе. Он наводи Наслов, Име, Презиме, Улица и број, и тако даље. У одговарајућим падајућим менијима видите ознаке колона са вашег Екцел листа. Многи од њих ће већ бити упарени, али уверите се да је сваки елемент поравнат и правилно усклађен. То значи када пишете <>, вуче само из Име колону у Екцел листу.

Сада када су поља мапирана и ознаке направљене, кликните Преглед у Маилингс таб. Пре него што одлучите да штампате, урадите детаљан преглед да бисте видели налепнице. Двапут проверите поравнање и форматирање са овим приказом.

Када будете спремни за штампање, кликните Заврши и споји под Маилингс таб. Кликните Принт Доцументс да пошаљете коначни задатак на штампач. Уверите се да је штампач опремљен папиром за етикете пре него што пошаљете задатак.

Иако је Екцел одлично средство за покретање обједињавања поште, такође можете да увезете контакте из Оутлоок-а. Оутлоок вам омогућава да извезете контакте у Екцел радни лист, где можете да користите процес као што је горе наведено.

Ако желите да извучете контакте директно из Оутлоок програма за е-пошту, повуците своју листу контаката. Користите Смена+Контрола да изаберете и означите више контаката док се не истакне сваки жељени контакт.

Иди на Кућа картицу и изаберите Маил Мерге. Изабери Само изабрани контакти затим Сва контакт поља. Затим изаберите Нови документ и Маилинг Лабелс као тип документа.

Ова радња покреће нови Ворд документ са обједињавањем поште. Изаберите Поља за писање и уметање под Маилингс картицу и уверите се да је све исправно поравнато. Кликните Ажурирајте ознаке да генеришете етикете.

Користите функцију прегледа да прегледате и уверите се да је све исправно поравнато. Након што уредите и направите коначне ревизије, прегледајте поново и затим покрените Завршите спајање поште и Принт да пошаљете задатак на штампач.

Оутлоок је одличан у управљању контактима, а покретање обједињавања поште из програма је лако. Међутим, немају сви Оутлоок као менаџер е-поште, а процес штампања етикета из Екцел-а остаје најбоља алтернативна опција за управљање контактима.