Како користити Авери 5160 налепнице у Екцел-у

Авери етикете су добро познати стандардни канцеларијски производ, а 5160 налепнице (између осталих величина) су компатибилне са Мицрософт производима. Можете да штампате Авери налепнице из Екцел-а, али процес на крају захтева спајање поште да би се категоризовала поља налепница и увезла у формат етикете.

Током процеса спајања поште, постављате колоне података у Екцел-у, а затим их упарујете са пољима за форматирање у Мицрософт Ворд-у. Процес није компликован, али захтева време за правилно подешавање форматирања. Велике листе контаката или други облици података у Екцел-у такође захтевају више времена за попуњавање.

Алтернатива коришћењу Екцел-а са Ворд-ом је да ручно откуцате сваку ознаку или да покренете обједињавање поште преко другог компатибилног програма као што је Мицрософт Оутлоок. Опција Мицрософт Оутлоок је атрактивна само ако већ користите услугу као менаџер поште.

Ејвери налепнице су стандардне у форматирању налепница у програму Мицрософт Ворд, а величина је већ ускладиштена у унапред подешеној вредности, што их чини одличним избором за процес означавања. Други уобичајени брендови и изгледи етикета се такође чувају у форматирању етикета за Мицрософт.

Пре него што ускочите у Екцел и користите програм за хостовање ваших података, размислите да ли је Екцел најбоља употреба за вашу конкретну ситуацију. Ако правите мали број налепница – испод 100 са минималним информацијама, на пример – куцање информација директно у Ворд документ форматиран налепницама је боља опција. Ово посебно важи за листу за једнократну употребу.

Екцел је идеалан за хостовање велике количине информација као што је листа контаката са именом, адресом и другим информацијама за стотине или чак хиљаде људи. Листама које непрестано расту и развијају се лако је управљати у Екцел-у.

Екцел радна свеска није добар избор за штампање налепница за управљану листу, али форматирање олакшава премештање података у друге програме и формате. На пример, можете лако да отпремите листу контаката у менаџер е-поште из Екцел-а.

Користите Екцел ако су информације важне и видећете сталну употребу. У супротном, размислите о ручном куцању информација директно у Ворд документ.

У Екцел-у форматирајте поља ознака користећи наслове колона. На пример, заглавите сваку колону одређеним пољем као што је име, презиме, адреса, град, држава, поштански број, адреса Е-поште и све друге информације које задржите на контактима. Постављање колоне за сваки одређени скуп података је важно када дође време за форматирање ознака.

Сваки ред одговара једном контакту или скупу података. Коришћење наслова колоне за сваку информацију максимизира вашу способност да позиционирате где се информације налазе на налепницама касније када користите процес спајања поште. У овом тренутку, сачувајте Екцел радни лист и изађите из програма. Затим отворите Мицрософт Ворд да бисте покренули обједињавање поште и на крају одштампали налепнице.

Идите на Маилингс картицу у новом Ворд документу и изаберите Покрените спајање поште опција. Изаберите Етикете и кликните Опције етикете. Овде форматирате Ворд документ за Авери 5160 налепнице.

Изаберите штампач са континуираним увлачењем или штампач страница на основу модела који користите. Испод опција штампача су опције за етикете. Изаберите падајући мени да видите добављаче и изаберите Авери са ове листе.

Друга листа се генерише са свим стиловима етикета Авери. Кликните 5160 ознаке модела и изаберите У реду. Ворд документ одређује величину ознака тако да одговарају тачном размаку и потребном дизајну.

Сада, кликните Филе и изаберите Напредно опција за повезивање Екцел-а са Ворд-ом. Означите Потврдите конверзију формата датотеке потврдите поље и изаберите У реду. Врате у Маилингс и кликните Изаберите Примаоци да бисте пронашли своју Екцел датотеку. Изаберите датотеку да бисте спојили информације са Ворд-ом.

Форматирајте начин на који би ваши подаци требало да изгледају на етикетама такође у подешавањима за слање порука. Користити <> стил за излагање информација. Ово је у корелацији са колонама које сте раније креирали у Екцел-у. Ове информације можете конфигурисати на било који начин.

Ознака адресе обично садржи име, адресу улице, град, државу и поштански број. Такође можете додати назив компаније или било које прилагођено поље све док постоји у колони Екцел-а. Форматирајте наслов сваке колоне на тачан начин на који желите да се појави. Ово укључује размак између речи и линије на којој постоји.

Подесите и подешавања фонта у овој области. Коришћење подразумеваног фонта мапираног из Екцел-а добро функционише, али прилагођени стил је лака опција за ознаке. Само покрените преглед штампе након спајања да бисте били сигурни да се фонт и величина текста уклапају на етикету.

Сада су Авери етикете форматиране, а информације су повезане. Кликните Матцх Фиелдс под Маилингс и уверите се да наслови колона из Екцел-а одговарају <> форматирање које сте раније користили. Ако се све поклапа, идите напред. Ако не, користите падајуће меније за прилагођавање док се сва поља не подударају. Ово мапира колоне Екцел-а у ознаке.

Кликните Заврши и споји на картици Поштанске поруке да бисте довршили процес. Кликните Принт да пошаљете задатак на ваш штампач. Поставите Авери налепнице у лежиште штампача пре него што извршите функцију штампања.

Такође, урадите преглед штампе да бисте још једном проверили поравнање и размак и да бисте лоцирали све грешке. Етикете и мастило за штампач су скупи, а двострука провера датотеке осигурава да нећете морати да штампате више од једном.

Постоји алтернатива покретању спајања поште између Екцел-а и Ворд-а. Оутлоок опција је специфична за листе контаката, али нуди једноставан метод за учитавање контаката из Екцел-а у Оутлоок менаџер контаката.

Ако одржавате контакт е-поштом са било ким са листе, ова функција је посебно корисна. Унесите Оутлоок и изаберите Додајте контакте и изаберите Из датотеке. Можете користити Екцел или стандардну ЦСВ датотеку да бисте постигли исти резултат. Изаберите датотеку и увезите све у Оутлоок менаџер.

Сада је покретање обједињавања поште у Ворд-у много краћи процес. Изаберите све жељене контакте помоћу Смена+Контрола команду тастатуре за истицање више контаката.

Иди на Кућа картицу у Оутлоок-у и изаберите Маил Мерге затим Само изабрани контакти. Изаберите поља за контакт која желите на етикетама или кликните Сва контакт поља да све пренесе. Изабери Нови документ и изаберите врсту документа. Маилинг Лабелс је најочигледнији избор на листи.

Ова радња покреће отварање Ворд документа, а све контакт информације су мапиране и спремне. И даље морате да користите Ворд да бисте изабрали стил етикете Авери, али процес је исти као што је горе наведено.

Ако сте разборити, унесите Пишите и УметнитеПоља одељак у Ворд-у да још једном проверите мапирање. Такође можете покренути преглед штампе да бисте били сигурни да је све правилно постављено и спремно за штампање. У супротном, све је спремно и можете брзо да одштампате налепнице користећи Оутлоок процес спајања поште.