Савети за писање директне и индиректне пословне е-поште

Тинејџерке користе рачунар

Уводне изјаве говоре читаоцима о чему се ради у е-поруци.

Кредит за слику: БананаСтоцк/БананаСтоцк/Гетти Имагес

Пословне поруке обично прате или директан или индиректни образац. То је начин организовања информација које се саопштавају у поруци, у зависности од тога да ли је главна идеја добра, лоша или неутрална вест. Изаберите најефикаснији образац за своју пословну е-пошту у зависности од тога како мислите да ће ваш читалац реаговати на главну идеју.

Коришћење директне е-поште да пређете на ствар

У директним имејловима, главна поента иде на почетак, а затим следе детаљи, објашњења или докази који то подржавају. Овако организована е-пошта штеди време читаоцу тако што одмах дође до сврхе поруке. Такође помаже читаоцу да стави детаље који следе у контекст и перспективу. Ово спречава читаоца да буде фрустриран тако што ће морати да пролази кроз одломке информација да би пронашао главну поенту. Директни образац најбоље функционише ако ће ваш читалац бити пријемчив за главну тачку, а не отпоран.

Видео дана

Слање позитивних и неутралних порука

Ако ће ваш читалац бити задовољан, благо заинтересован или неутралан (неће имати осећања према томе на овај или онај начин), користите директан образац. Размотрите е-пошту од клијента након понуде за испуњење уговора. Ако добијете уговор, писмо почиње нечим попут „Ваша понуда је прегледана и са задовољством вам можемо понудити извршите уговор." Када је главна ствар добра вест или неутрална вест, саопштите је одмах и наставите са детаљима. Већина е-порука ће користити овај приступ, укључујући оне које се баве рутинским задацима, налозима и признањима.

Коришћење индиректне е-поште да се истакне

У индиректним имејловима, главна поента иде касније у поруци, након детаља, објашњења или доказа. Коришћење индиректног обрасца у е-поруци показује да поштујете осећања свог читаоца, која могу бити повређена главном поентом. Надограђујући га, омогућавате свом читаоцу да буде спремнији да га прими. То је такође покушај да се охрабри читалац да вас саслуша ако изразите главну идеју која ће узнемирити читаоца одмах на почетку поруке, он или она могу престати да читају. Све у свему, циљ је да се минимизира свака негативна реакција коју ваш читалац може имати.

Слање негативних или осетљивих порука

Ако ће ваш читалац бити незаинтересован, незадовољан или непријатељски расположен, користите индиректни образац. Размотрите поново е-пошту од клијента. Ако нисте победили, писмо почиње другачије: „Хвала вам што сте дали понуду за рад на нашем уговору. Пажљиво смо прегледали сваку понуду итд.“ Главна ствар, за коју већ мислите да знате, али свеједно наставите да читате, долази много касније. Користите индиректну е-пошту када је главна ствар лоша вест, на пример када одбијете захтев или одбијете захтев. Овај приступ такође добро функционише када покушавате да продате нешто или делите осетљиве информације.