Многим власницима малих предузећа нису потребни разрађени системи архивирања.
Кредит за слику: Георге Доиле/Стоцкбите/Гетти Имагес
Традиционална организација датотека односи се на приступ организовању компјутерских или електронских датотека. Пре компјутерских база података, многа предузећа су једноставно организовала датотеке креирајући структуре фасцикли и смештале документе и датотеке у фасцикле на основу категорије или типа. Овај метод је у многим случајевима уступио место системима база података. Међутим, традиционално архивирање је понекад корисно ако имате релативно мали број датотека.
Једноставан за употребу
Традиционални систем архивирања је веома једноставан за постављање и коришћење, под претпоставком да је број датотека које одржавате мали. Ако, на пример, имате пет основних категорија докумената и ограничен број датотека у свакој, није вам потребан систем базе података за лако складиштење, одржавање и преузимање датотека. Такође не морате да бринете о учењу софтверског система и обучавању запослених да га користе.
Видео дана
Минимална инвестиција
Ако користите традиционални систем архивирања, такође не морате да улажете у софтверску базу података која може укључивати куповину унапред и текуће накнаде за лиценцирање. Наравно, потребан вам је рачунар, што је прилично уобичајено у пословању без обзира да ли чувате датотеке или не. Ваша основна структура датотека се одржава на чврстом диску вашег рачунара. Алтернативно, можете купити веома јефтин екстерни чврсти диск који вам омогућава да преносите датотеке са једног рачунара на други.
Лоша интеграција података
Главни недостатак традиционалног система архивирања је тај што не омогућава интеграцију података у више датотека или дељење података. Са софтверским системом архивирања, можете одржавати различите фасцикле, али можете упоредити претраге да бисте преузели документе у више датотека. Поред тога, можете омогућити више запослених да претражују кроз дељене датотеке са подацима. Ова интеграција смањује време за претрагу свих појединачних датотека, што је предност која је посебно важна ако одржавате велику количину датотека или имате велику базу клијената.
Дуплирање и недостатак сигурности
Такође ризикујете дуплирање података ако своје датотеке не интегришете преко базе података. У традиционалном систему, ваш рачунар не препознаје да креирате сличне документе и складиштите их на различитим локацијама датотека. Поред тога, ваш традиционални систем архивирања не нуди ни приближно ниво сигурности као пажљиво израђен систем архивирања базе података. Шифровани подаци и тренутна безбедност су кључне карактеристике пошто компанија редовно развија побољшане системе база података.
