Употреба е-поште у пословању

Е-пошта је један од најприсутнијих алата за пословну комуникацију последњих година. Употреба е-поште у пословању укључује комуникацију са колегама и клијентима, заказивање састанака, слање аутоматизованих обавештења и дељење билтена са старим и новим клијентима. Једна од предности е-поште у пословној комуникацији је та што је толико свеприсутна да сви претпостављају да свако ко има приступ Интернету може да шаље и прима е-пошту. Е-пошту су такође користили неки преваранти и хакери последњих година, тако да је важно да будете на опрезу због лажних порука.

Главна улога е-поште у пословној комуникацији је повезивање људи унутар исте компаније или организације. Имејлови се врло често користе за постављање питања колегама без потребе да их узнемиравате телефонским позивом или тапкањем по рамену. Користе се за слање најава састанака и записника, за дистрибуцију важних образаца и за спровођење анкета на радном месту.

Многе канцеларије имају разне интерне маилинг листе којима људи могу да шаљу поруке како би их довели до одређене јединице компаније, било да је то свако ко ради у људском ресурсе који ће можда требати да виде ажурирање политике о одмору или сви који раде на одређеном спрату који би требало да знају да је реч о сараднику рођендан. Е-пошта се такође често користи са интегрисаним алаткама за календар од добављача као што су Мицрософт и Гоогле за заказивање састанака и других догађаја.

Емаил прилоге се обично користе као начин за дељење датотека, од Мицрософт Ворд докумената до узорака рекламних материјала као што су логотипи или џинглови.

Људи све више проверавају е-пошта компаније на личним уређајима као што су паметни телефони, што им омогућава да остану у контакту са колегама ван канцеларије. Ово може бити и позитивно и негативно: људи могу лакше радити од куће или се брзо пријавити током јутарњег путовања, али такође могу имати мање правог ван радног времена када нису у канцеларији.

Витална улога е-поште у пословној комуникацији не изненађује да су се развила формална и неформална правила понашања око е-поште.

Људи углавном покушавају да адресирају имејлове помоћу а одређени степен професионализма, водећи рачуна да имате јасан и сажета тема што олакшава уочавање е-поште у пријемном сандучету и обраћање бар мало пажње на њих граматика, правопис и велика слова. Већина људи покушава да избегавајте да дате било какве коментаре који нису у боји у имејловима компаније, укључујући шале сумњивог укуса, референце на политику и религију или било какве нападе на њихове послодавце.

Неки људи такође покушавају да буду весели у имејловима компаније, јер је тешко одредити тон гледајући само писану поруку. Ово се може урадити уз коришћење узвика или емоџија, иако претеривање може изгледати непрофесионално. Генерално, пожелећете следите вођство других у вашој организацији када је реч о томе како да нацртате мејлове колегама или клијентима.

Многе организације имају своје политике у вези са е-поштом, као што је захтев да се посебан формат потписа дода свакој одлазној е-пошти. Нека радна места имају смернице о томе када, ако икада, имејл компаније може да се користи из личних разлога. Многи такође имају правила о томе када е-поруке треба задржати или избрисати ради безбедности.

Примање аутоматизованих е-порука од организација са којима послујете постало је уобичајено. Интернет продавнице шаљу обавештења о продаји, потврде куповине и ажурирања о распореду испоруке. Новине и друге медијске организације шаљу аутоматизоване е-поруке са насловима и ажурираним причама.

Постоји низ компанија које могу да шаљу аутоматизоване е-поруке за предузећа, укључујући маркетиншке е-поруке и оне изазване куповином, које се понекад називају трансакцијске е-поруке. Одређени закони регулишу када компаније могу да чувају адресе е-поште људи, када се од њих захтева да омогуће људима да одустану од е-поште и када могу да шаљу маркетиншке поруке. Уверите се да сте у складу са правилима у вашој јурисдикцији и, потенцијално, на местима где људи којима шаљете е-пошту раде или бораве.

Неки комерцијални провајдери е-поште могу вам помоћи да управљате искључивањем, листама претплате и другим информацијама. Купујте около да бисте пронашли онај који одговара вашим потребама по цени која вам се свиђа.

Емаил билтени последњих година постају све популарније. Нека предузећа их користе да допру до купаца и обавесте их о продаји, новим производима или постојећим услугама. На пример, предузеће за чишћење базена могло би да пошаље билтен подсећајући људе на своје услуге током лета приступи, или подцаст студио може послати билтене е-поштом у којима најављују нову серију или нову сезону постојеће Прикажи.

У другим случајевима, сам билтен је производ. Неке медијске организације и друге групе су имале успеха са плаћеним билтенима који садрже информације које нису доступне нигде другде. Неки од њих су креирани са специјализованим платформама или путем алата за цровдфундинг као што је Патреон.

Као и код других комерцијалних е-порука, ако шаљете билтен е-поштом, требало би да будете сигурни да имате изричит пристанак људи којима шаљете поруке и да они имају једноставан начин за одјаву. Можете позвати људе да се пријаве за билтен када посете ваш сајт или када заврше трансакцију, на пример. Наравно, ако нудите плаћени билтен, мораћете да се уверите да људи имају једноставан начин да откажу своје претплате и престану да им се наплаћује.

Превара е-поште, често позната као пхисхинг, постала је распрострањена последњих година. Преваранти шаљу е-пошту људима који се лажно представљају у поузданим институцијама или чак појединачних сарадника, који желе да преваре примаоце да пошаљу новац или да им дају вредне информације као што су корисничка имена и лозинке. У неким случајевима, ове е-поруке се масовно шаљу великом броју прималаца, али у другим случајевима су посебно циљане на одређене примаоце.

Злонамерни софтвер се такође понекад дистрибуира е-поштом, обично преко прилога или веза до сумњивих сајтова укључених у поруке е-поште. У неким случајевима, ако се отвори сумњива датотека, она ће заразити рачунар примаоца и користити његов или њен софтвер за е-пошту да пошаље више својих копија контактима првобитног примаоца.

Да не бисте постали жртва превара путем е-поште, пажљиво погледајте адресе са којих долазе поруке и побрините се да се стварно поклапају са људима или институцијама из којих тврде да су. Проверите да ли све везе у имејлу иду до сајтова за које тврде да се повезују. Ако примите неочекивану е-поруку са прилогом, проверите да ли је заправо од особе за коју тврди да је, чак и ако треба да позовете или на други начин пошаљете поруку тој особи да бисте потврдили идентитет.

Многе компаније имају антивирусни софтвер да скенирате долазну и одлазну е-пошту у потрази за злонамерним софтвером, али је и даље добро бити опрезан како бисте избегли преваре.

У неким канцеларијама, е-пошта се све више користи замењен софтвером за размену тренутних порука, као што су Мицрософт Теамс или Слацк. Компаније такође користе алате за размену порука и софтвер за друштвене мреже да разговарају са клијентима, често путем аутоматизованих оквира за ћаскање или линкова постављених на веб-сајтовима компаније.

Ове платформе у реалном времену често могу бити брже и практичније од коришћења е-поште. Многи такође олакшавају дељење датотека или чак постављање говорних и видео конференција, нешто што се не може директно урадити путем е-поште.

Ипак, мало је вероватно да ће ове платформе ускоро у потпуности заменити е-пошту.