Како да извезете податке из Екцел-а да бисте направили налепнице

Софтверски пакет Мицрософт Оффице значајно је еволуирао од када је први пут представљен 1990. године. Популарни софтверски пакети као што су Екцел и Ворд беспрекорно комуницирају једни са другима, отварајући широк спектар задатака и функција које је раније било тешко остварити.

Иако се Екцел сматра првенствено алатом за управљање базом података и табелама, овај софтверски пакет се може користити и за додатне задатке, укључујући креирање поштанских налепница. Можете да користите функцију спајања поште унутар програма Мицрософт Ворд да бисте увезли податке у Екцел који се могу конвертовати у налепнице за слање поште. Завршетак овог процеса захтева неколико корака, али их могу постићи појединци свих вештина и нивоа технолошких вештина.

Савет

Тхе Маил Мерге Функција укључена у Мицрософт Ворд чини релативно једноставном интеграцију података који су вам потребни за почетак прављења поштанских налепница. Међутим, пре него што се ови подаци могу уградити у Екцел, морате да форматирате табелу и ћелије у Екцел окружењу како би одговарали специфичном оквиру процеса спајања поште у Ворд-у.

Да бисте започели, креирајте и означите заглавља колона тако да одражавају податке који ће бити увезени из Ворд-а. Оне ће укључивати следеће ознаке (или сличне):

• Име
• Презиме
• Адреса
• Град

Имајте на уму да ће ове ознаке заменити основне колоне од 1 до 4 које се већ користе. Такође је важно напоменути да морате да користите посебну колону за сваку од ових тачака података. Ако се то не уради, може доћи до неких организационих проблема у каснијој фази процеса.

У овој фази припреме, уверите се да у вашем радном простору не остану празни редови и колоне. Током процеса креирања етикете, ове празне области могу да доведу до грешака у форматирању и да спрече прављење свих ваших налепница.

Након што је ваш радни простор правилно форматиран, следећи корак у процесу је лоцирање листе адреса коју ћете користити. То можете постићи јасним дефинисањем имена за листу. Да бисте то урадили, изаберите комплетну листу адреса коју ћете користити, пазећи да укључите све ћелије које садрже заглавља. Након што то урадите, отворите Формуле картицу, пронађите Дефинисана имена групи и изаберите Дефинишите име опција.

Када се ово уради, унесите прилагођено име за листу адреса. Ово име је препуштено вашем нахођењу. Ако управљате више листа адреса, изаберите нешто што је повезано са одређеним именима на листи и њеном предвиђеном функцијом. Након притиска ок, ново име за листу је приложено.

Пре него што будете могли да штампате налепнице из Екцел-а, уверите се да су све информације о адреси успешно спојене. Да бисте то урадили, извршите следећу серију корака у оквиру програма Мицрософт Ворд. Отворите празан документ и идите до Маилингс таб. Финд тхе Покрените спајање поште групи и изаберите Покрените спајање поште таб.

У падајућем менију који се појави изаберите Етикете дугме и конфигуришите различите опције налепница које су доступне да одговарају вашем сопственом подешавању. На пример, можете да изаберете одређени тип штампача који ћете користити и да идентификујете продавца етикете и број производа. Ове информације могу бити посебно корисне у случају да сарађујете са а трећа страна која може да користи ове податке за брзо креирање одговарајућег оквира за штампање за ваше документи.

Један важан елемент овог корака је одабир одговарајућих димензија за листове са етикетама. У Број производа поље, изаберите Детаљи опцију и уверите се да наведене димензије одговарају вашим етикетама и листовима са етикетама. Ако то не ураде, исправите ове информације пре него што наставите даље са процесом. Ако то не урадите, то може довести до нетачног штампања коначних налепница.

Ако унесете сопствене димензије и сачувате их, специфични параметри ознаке ће се појавити у Остало/прилагођено категорију у овом прозору. Сада када сте изабрали одговарајуће параметре етикете, притисните ок да потврдите своје изборе. Мицрософт Ворд би требало аутоматски да креира нову табелу која генерише изглед који сте описали.

Сада када су одговарајући оквири успостављени иу Ворд-у иу Екцел-у, право је време да започнете спајање. Да бисте то урадили, прво успоставите везу између ваших ознака и листе адреса коју сте креирали и именовали у претходним корацима. У оквиру Ворд-а изаберите Опције од Филе мени и изаберите Напредно таб. Пронађите одељак под називом Генерал и изаберите Потврдите конверзију формата датотеке наотворен и означите доступно поље. Затим притисните ок наставиће се.

Затим изаберите Маилингс картицу, отворите Покрените спајање поште групи и кликните на Изаберите Примаоци опцију из падајућег менија. На крају, кликните Користите постојећу листу да настави процес.

Појављује се прозор у којем бирате одређену листу коју планирате да користите као део обједињавања. У овом тренутку, одвојите време да лоцирате листу коју сте раније именовали, а затим кликните на Изаберите извор података кутија. Приказаће вам се прозор у којем потврђујете одређени извор података који користите. Након што кликнете на Покажи све поље, изаберите МС Екцел радни листови преко ДД опција у Отворени извор података кутију пре притиска ок.

Као последњи корак, изаберите одређени опсег ћелија и/или радни лист који садржи све податке које желите да спојите из оквира за дијалог који се појављује. Затим притисните ок.

Сада када је радни лист са информацијама о адреси идентификован и повезан са ознакама, додајте одређене чуваре места који диктирају како ће се свака адреса појавити на етикети. Ови специфични чувари места се такође називају Поља за спајање поште. Ако постоји текст који ће се поновити на свакој налепници, можете га унети и ручно.

Разлог за креирање ових чувара места је значајан. Ове специфичне информације ће кореографирати пренос података са листе адреса у табелу. Чувари места делују као водичи, деле информације и постављају сваки елемент тамо где му је место у оквиру ознака као целине.

Након креирања чувара места, још једном проверите да ли је Ворд правилно мапирао сваки елемент чувара места у одговарајуће податке са листе. Ово се може постићи коришћењем Матцх Фиелдс оквир за дијалог. Овде корисници могу одредити како је сваки чувар места повезан са подацима изведеним из листе адреса. На пример, можете упарити Име чувар места за Име колону унутар листе адреса, осигуравајући да ови подаци пронађу свој пут до одговарајуће локације на етикети.

Имајте на уму да ћете неки садржај, попут поздрава или логотипа, морати ручно да додате пошто он првобитно није део листе адреса. Ово се може постићи релативно лако. Једноставно унесите одређени текст који желите да користите на етикету или додајте слику коју желите да уградите као лого или другу медијску икону.

Одвојите време потребно да се уверите да је ваша етикета дизајнирана управо онако како желите пре него што започнете стварно спајање. Ово ће осигурати да нећете бити приморани да поново ревидирате било који садржај ако случајно заборавите да укључите кључне податке или желите да редизајнирате ознаку.

Након што потврдите изглед и осећај ознаке и још једном проверите тачност чувара места и њихов однос са подацима са листе адреса, можете да наставите.

Да бисте покренули спајање, отворите Кућа картицу у Мицрософт Ворд-у и притисните Маил Мерге дугме. Ако тренутно планирате само да интегришете одређене контакте са веће листе адреса, можете их изабрати овде. Међутим, ако желите да интегришете целу листу, притисните Сви контакти у тренутном приказу. Ако сте спремни да користите сва чувара места и поља која сте дизајнирали за ознаку, кликните на Сва контакт поља дугме, које се појављује у следећем менију.

Ако више волите да креирате потпуно нови Ворд документ за спајање, то можете учинити тако што ћете изабрати Нови документ дугме. Међутим, ако више волите да користите постојећи документ, притисните Постојећи документ дугме у овом тренутку.

Користити Маилинг Лабелс картица пронађена унутар врста документа мени да бисте посебно одлучили која поља за спајање ће стићи на готову етикету. Након што одредите како ће коначна етикета изгледати, притисните Ажурирајте ознаке дугме. Када подаци коначно стигну у поља обрасца, могу имати видљиве заграде око себе. Ако је то случај, кликните десним тастером миша на заграде и притисните Пребаци кодови поља дугме да их искључите.

Када се овај процес заврши, спремни сте да креирате коначни преглед налепница и одштампате их. притисните Преглед резултата картицу и скролујте кроз записе користећи Следећи запис и Претходни запис стрелице. Када сте задовољни са етикетама, идите на Маилингс картицу, кликните Заврши и споји у Заврши групи, а затим кликните на Принт Доцументс дугме. Ако ваши штампани документи не одражавају ваш жељени садржај или дизајн, можда ћете морати да се вратите на Маилингс и уверите се да све димензије и величине папира одговарају вашој тренутној конфигурацији. Ако то не ураде, врло је вероватно да ће доћи до проблема.

Затим можете да сачувате документ у коме сте радили да бисте били сигурни да су ове налепнице доступне за будућу употребу.