Модерна пословна канцеларија.
Кредит за слику: Сири Стаффорд/Дигитал Висион/Гетти Имагес
Канцеларијска аутоматизација данас се односи на много више од писаће машине и копир машине. Електронске и дигиталне информације су срж модерне аутоматизације канцеларије. Може се састојати од строго интерних рачунара или, што је вероватније, укључује светску дигиталну мрежу преко Интернета и складиштења у облаку ван локације. Док се крећете кроз 21. век, наићи ћете на предности и недостатке својствене аутоматизацији канцеларија у свим њеним пермутацијама.
Уштедите време и ресурсе компаније
Од увођења канцеларијске аутоматизације, опрема је омогућила предузећима да уштеде време и новац. Уместо да чекате да документ стигне до клијента поштом, можете га послати факсом за неколико минута. Сада, компјутерски напредак и Интернет учинили су комуникацију тренутном. Кад год уштедите време, уштедите новац. Нисте стегнути географским ограничењима, штедећи ресурсе које сте потрошили на путовање. Поред тога, иако још увек можете да правите штампане копије многих докумената, дигитално складиштење вам омогућава да уштедите време и новац на папиру и простору за складиштење.
Видео дана
Ослоните се на аутоматизацију за тачност
Иако је истина да је машина ефикасна само онолико колико су људи који су је направили и информације прикупљене дигитално тачне као особа која га је послала, када се грешке разрађују из програма, оне су бесконачно поузданије од људи. Софтвер постоји за сабирање бројева у табелама и буџетима, на пример, који увек дају тачан баланс и не ослањају се на прсте књиговође на машини за сабирање. Шаблони се могу креирати и користити изнова и изнова како би се избегле грешке у стандардној документацији.
Када аутоматизација пође по злу, у невољи сте
Компаније које се ослањају искључиво на аутоматизацију за рад и покретање својих информационих система могу упасти у панику када ти системи покваре. Трошкови поправке или замене покварених система могу бити превелики. Не можете само да узмете гумицу и исправите. Морате или да запослите техничаре да бисте били у току са ажурирањима и кваровима софтвера и хардвера, или да имате поуздану услугу која ће се одмах обратити. Онда имате читаво питање поверљивости и безбедности. Можете да чувате пословне тајне и да кажете само неколицини поузданих појединаца, али ако подаци постану доступни на Интернету, нема их враћања.
Кориснике није увек лако променити
Како аутоматизација канцеларије наставља да се развија, а ви уграђујете нове технологије у своје системе да останете конкурентни и профитабилни, недостатак је што морате да преквалификујете цео свој кадар корисника. Сви, од ваше секретарице до службеника за наручивање и од ваших купаца до продаваца који испоручују ваш производ или услугу, морају научити нове системе. Многи људи не уче нове системе лако, а други су тврдоглави да раде ствари онако како су увек радили. Дакле, иако имате трошкове везане за преквалификацију, имате и ставове крајњих корисника против којих се морате борити.
