Кредит за слику: оатава/иСтоцк/ГеттиИмагес
Пропуштање повремене е-поште је тешко избећи. Пријемна сандучића су испуњена дневним билтенима, пословним имејловима и личним имејловима, а један ће неизбежно проћи кроз пукотине. Иако нема лоших намера, објашњење зашто је емаил пропуштен и извињење захтева неку основну стратегију. Већина прималаца опрашта када виде имејл са „Извините због касног одговора“, јер су сви склони да повремено пропусте имејл.
Размотрите контекст
Контекст и улози су критични за ваш одговор и на крају ће обликовати одговор. Ако пропустите необавезну е-пошту или рутинску најаву на послу, довољно је једноставно извињење. Међутим, ако пропустите важну е-пошту, последице су приложене. Ваш одговор треба да има тон извињења и озбиљан тон. Пропуштање е-поште од потенцијалног клијента може коштати вас и вашег послодавца, а пропуштање е-поште са упутствима или задацима који су критични за ваш посао може имати озбиљне негативне последице. У овом случају, ваш одговор се мења из „Извините због касног одговора“ у нешто више попут „Хитно извињење због пропуштања е-поште“.
Видео дана
Поједностави
Дугачка извињења су мутна и одражавају очај, а не просту грешку. За имејлове који нису од критичне важности, придржавајте се основног извињења и обавестите пошиљаоца е-поште да сте пропустили е-пошту у пријемном сандучету и да желите да поново посетите разговор. Поновно покретање разговора на овај начин даје особи разлог да одговори и врати се нормалној размени.
Кратке поруке е-поште су читљивије и већа је вероватноћа да ће прималац прочитати ваш одговор. Ограничите га на пасус ако је могуће и завршите извињење питањем или позивом на акцију. Затражите састанак или телефонски позив како бисте дискусију учинили личнијом. Када пропустите важну е-пошту, свакако затражите лични састанак или телефонски позив. Могућност да се лично повежете чини ваше извињење искренијим и може обновити везу или решити проблем.
Користите шаблон
Ако се трудите да напишете ефикасан е-маил са извињењем, користите онај који је доказан и већ написан. Шаблоне је лако пронаћи кроз основну интернет претрагу. Међутим, будите пажљиви са потпуним копирањем и лепљењем. У идеалном случају, требало би да прилагодите и персонализујете шаблон како бисте били сигурни да је текст оригиналан и да се чита правилно за вашу ситуацију. Шаблоне је најбоље користити као водич за вашу е-поруку за извињење, а не као замену.
