Преузмите доступни предложак главне књиге програма Екцел са једне од бесплатних веб локација. Шаблон би требало да ради у свим верзијама програма Екцел. Главна књига је запис о трансакцијама сваког рачуна у оквиру вашег рачуноводственог система. Пошто употреба главне књиге и одговарајућих рачуноводствених техника захтева коришћење рачуноводства двоструког уноса, свака унета трансакција утиче на два рачуна.
Кликните на ћелију одмах изнад „1“ и лево од „А“. Ово ће истаћи целу страницу на листу главне књиге. Држите тастере "ЦТРЛ" и "Ц" да бисте копирали лист. Кликните на дугме „Убаци“ на горњој траци менија и померите се надоле до дугмета „Радни лист“, а затим кликните. Кликните на ћелију у горњем левом углу изнад „1“ и лево од „А“ на новом радном листу и држите тастере „ЦТРЛ“ и „В“ да бисте налепили шаблон главне књиге у други лист. У овом шаблону постоји простор за унос трансакција главне књиге за девет различитих рачуна.
Направите најмање пет идентичних листова, што вам даје укупно 45 различитих налога које можете да пратите. Први лист треба да буде за чековне, штедне или платне рачуне; под називом „Банковски рачуни“. Наслов креирате тако што кликнете десним тастером миша на картицу у доњем левом углу са ознаком „Лист 1“ и изаберете дугме „Преименуј“. Други лист треба да буде за рачуне „Приходи“. То би укључивало приход од продаје, приход од услуга и повраћај исплаћених накнада.
Трећи лист треба да буде за рачуне „Расходи“. То би укључивало плаћене кирије, комуналије, рад и лиценце или порезе. Четврти лист треба да буде за рачуне „Капитал“, укључујући почетно улагање за покретање компаније, сва повлачења за власника и свако реинвестирање у компанију. Коначно, пети лист би требало да буде за "Обавезе", укључујући кредите за зграде, возила, опрему и кредитне картице.
Направите додатне листове за оне области које имају више од девет налога. Ако којим случајем нека од категорија има више од девет налога, „Расходи“ на пример, направите још један или још два листа и преименујте их у „Расходи 2” и „Расходи 3”. Сваком налогу који креирате треба доделити а број. Обично ће сви банковни рачуни почети са 10--, рачуни прихода са 20--, рачуни расхода са 30--, рачуни капитала са 40-- и рачуни обавеза са 50--.
Обратите пажњу на колоне на сваком уносу главне књиге. Колоне са датумом и описом су јасне. "Пост Реф." колона је за унос броја другог рачуна на који трансакција утиче у ред. Преостале колоне су „Дебит“, „Кредит“ и „Стање“.
Већину времена задуживање рачуна додаје новац на тај рачун, а кредит уклања новац са рачуна. За свако задужење мора постојати кредит. Други начин размишљања о томе је следећи: Дебит је „оно што сте добили“, а кредит је „одакле је“.
На пример, плаћате 400 долара за рачун за струју. Плаћате то чеком из вашег пословања. Запитајте се шта сте добили? Добили сте струју у вредности од 400 долара, па задужите рачун комуналних предузећа (#3010) за 400 долара. Сада се запитајте, одакле је дошло? Дошао је са вашег текућег рачуна, тако да кредитирајте банковни рачун (#1010) 400 УСД.
На рачун за комуналије унесите #1010 за референцу, а на банковни рачун унесите #3010 за број рачуна.
