Поседовање дигиталног система за управљање датотекама има јаке пословне предности.
Како ваше пословање прелази у доба дигиталне дистрибуције, мораћете да одлучите да ли да пређете са система папирне документације на систем за управљање дигиталним датотекама. Иако промена на потпуно компјутеризовани систем архивирања може изгледати застрашујуће, велике предности дигиталног система архивирања навеле су многе да направе транзицију.
Смањени трошак
Због трошкова закупа имовине ради складиштења документације, дигитално архивирање почиње да се исплати чим се имплементира. Како не постоји физичка папирологија, трошкови руковања и преноса докумената напред и назад су знатно смањени. Ово такође омогућава да се документи који се морају чувати као папир полажу на мањим и јефтинијим локацијама.
Видео дана
Гоинг Греен
Смањење угљичног отиска вашег пословања може бити важан фактор у достизању данашње зелене базе потрошача. То може значајно побољшати имиџ компаније, дати пореске олакшице и смањити трошкове набавке. Дигитални систем архивирања може позитивно да промени целокупну основу за пословање, а прелазак на „зеленији“ систем може дати обиље могућности за оглашавање.
Глаткији радни ток
Преузимање штампаних копија докумената заведених и физички ускладиштених може бити дуготрајан процес који је отворен за људске грешке, безбедносне проблеме и физички губитак. То није случај са дигиталним системом. За неколико тренутака, документу се може приступити на столу особе којој је потребан. Ово резултира краћим радним периодом, омогућавајући бржи напредак и више времена за развој пројеката.
Виша сигурност
Док традиционални систем архивирања папира може отворити и погледати свако ко му има приступ, а дигитални систем архивирања може да обезбеди различите нивое заштите који могу да чувају документе поверљиво. Коришћење лозинки, одређене фасцикле за различите кориснике, шифровање података и трагови ревизије који вам омогућавају да задржите а евиденцију о томе ко је приступио којим датотекама и када, систем за управљање датотекама може чувати ваше документе много безбеднијим.
Поуздано архивирање
Папирна документа и досијеи могу бити уништени због прекомерног руковања, оштећења од пожара, поплава и других природних катастрофа. Пошто подаци могу да се чувају на серверима било где у свету, можете безбедно да архивирате своје пословне документе без стреса због потенцијалне штете на имовини. Такође можете да учините своје архивиране податке преносивим, користећи ствари као што су одвојиви чврсти дискови, УСБ стицкови и ЦД-ови.
