Подаци могу доћи до вас у много различитих формата из много различитих извора. Било да је у питању листа контаката, табела евиденције налога или индекс инвентара, понекад је потребно да податке из Мицрософт Ворд-а добијете у Мицрософт Аццесс базу података. Увоз је најефикаснији начин за премештање података из Ворд документа у Аццесс табелу или базу података. Ова упутства се односе на Мицрософт Ворд 2010 и Мицрософт Аццесс 2010.
Корак 1
Припремите податке у свом Ворд документу за увоз. Структурирајте податке у формат разграничене или фиксне ширине. Раздвојени формати одвајају поља једним знаком, као што су зарез или тачка и зарез. Формати фиксне ширине распоређују податке тако да ширина сваког поља остаје константна да би се означило када се једно поље завршава, а друго почиње. Оба формата захтевају да сваки запис буде на посебном реду. Ови формати говоре Аццесс-у где да постави податке након увоза.
Видео дана
Корак 2
Сачувајте Ворд документ као обичан текстуални фајл. Аццесс може да чита само податке који су у обичном тексту, ЦСВ или Екцел формату. Када је сачувана, затворите датотеку.
Корак 3
Покрените Мицрософт Аццесс и отворите нову или постојећу базу података у којој ћете чувати увезене податке. Изаберите нову табелу или постојећу табелу у којој ћете чувати податке. Ако изаберете постојећу табелу, Аццесс ће додати податке постојећој табели у постојећем формату. Увезени подаци морају да одговарају формату и структури постојеће табеле.
Корак 4
Идите на картицу „Спољни подаци“, пронађите групу „Увоз“ и кликните на икону „Текстуална датотека“. Ово отвара дијалошки оквир „Добијте спољне податке – текстуалну датотеку“.
Корак 5
Потражите или унесите назив текстуалне датотеке коју сте претходно припремили у оквир „Име датотеке“. Одредите где желите да се подаци чувају. За нову табелу кликните на „Увези изворне податке у нову табелу у тренутној бази података“. За постојеће табелу, кликните на „Додај копију записа у табелу“ и изаберите одговарајућу табелу из падајућег менија листа.
Корак 6
Кликните на „ОК“ да наставите и отворите „Чаробњак за увоз текста“. Аццесс ће скенирати податке и препоручити структуру датотеке. Потврдите или изаберите опцију која одговара формату ваше датотеке: „Делимитед“ или „Фикед Видтх“. Кликните на „Даље“.
Корак 7
Ако користите разграничени формат, изаберите знак који се користи за разграничење поља. Ако датотека садржи квалификатор текста, изаберите квалификатор који сте користили у пољу „Квалификатор текста“. Ако први ред вашег Ворд документа садржи називе поља, означите „Први ред садржи називе поља“. Ако сте користећи формат фиксне ширине, прегледајте приказане податке и структуру и прилагодите позиционирање колоне ако је потребно. Кликните на „Даље“.
Корак 8
Прегледајте податке и структуру још једном пре него што наставите. Ако треба да наведете додатне информације о неком од поља, кликните на заглавље поља и унесите одговарајуће податке за „Име поља“ и „Тип података“. Да бисте креирали индекс на изабраном пољу, подесите „Индексирано“ на „Да“. Да бисте искључили изабрано поље из увоза, означите опцију „Не увози поље (Прескочи)“. Кликните "Следећи."
Корак 9
Успоставите примарни кључ ако увозите у нову табелу. Можете да изаберете „Дозволи приступу да дода примарни кључ“, који аутоматски попуњава низ ИД-ова, да изаберете сопствени примарни кључ из једног од изворних поља или изаберете „Без примарног кључа“. Кликните на „Даље“.
Корак 10
За нову табелу, потврдите или измените име нове табеле у пољу „Увези у табелу“. Кликните на „Заврши“ да бисте увезли податке. Отвориће се оквир за дијалог који показује статус увоза.
Ствари које ће вам требати
рачунар
Мицрософт Ворд 2010
Мицрософт Аццесс 2010
