Држање папирологије у једнообразном систему значи да неће бити неорганизовано.
Систем архивирања је метод организовања папирологије и докумената за складиштење. Чува се орман или кутија у којој се налазе штампане верзије докумената, док електронски систем чува податке на рачунару. Ови подаци могу бити е-поруке или скенирана папирологија. Када је систем постављен, важно је да се одржава, тако да остане у реду са редовно доданим ажурираним информацијама. Да бисте одржавали систем, мораћете да креирате процедуру за коришћење оба система.
Подношење папира
Корак 1
Означите сваку фасциклу, датотеку и фиоку или кутију. Наслов треба да садржи предмет документације, плус датум од којег папирологија почиње. На пример, „Признанице јун 2010. – сада” или „Фасцикла људских ресурса фебруар 2008.“.
Видео дана
Корак 2
Креирајте нове фасцикле, датотеке и фиоке или кутије када имате нову категорију папирологије за чување или када су старији фасцикли, датотеке и фиоке пуне. Користите кодирање бојама да бисте разликовали године или месеце.
Корак 3
Додајте нове документе у најрелевантнији фолдер или фиоку. Насумично стављање докумената у фасцикле уништиће систем архивирања, јер ће се информације тражити на погрешном месту. Ако систем наручује документе по абецедном реду, наставите да користите овај процес уместо да прелазите на други формат.
Корак 4
Уклоните старе, непотребне документе годишње. Како наставите да додајете датотеке, неке информације ће постати неважне и застареле. Исеците га и ослободите додатни простор за складиштење.
Електронско подношење
Корак 1
Креирајте фасцикле или директоријуме на свом рачунару. Редовно консолидујте податке како не би постали неорганизовани. Имати неколико мрежних дискова или више фасцикли које садрже сличне информације није ефикасан начин организовања података.
Корак 2
Редовно правите резервне копије података. Користите ДВД-ове, УСБ диск, екстерни чврсти диск или екстерну компанију да бисте то урадили. Ово штити податке од губитка.
Корак 3
Осигурајте податке закључавањем сваке датотеке, одобравањем приступа делегираним корисницима или додавањем лозинке приликом отварања датотеке. Ово спречава злоупотребу података, превару или неовлашћени приступ. Осим тога, можете бити сигурни да га користе само људи који знају како систем функционише.
Корак 4
Напишите процедуру за коришћење електронског система архивирања. Укључите упутства корак по корак о томе како пронаћи, референцирати, категоризирати и архивирати податке, тако да сваки корисник управља системом на исти начин. Ажурирајте га ако усавршите систем како бисте спречили забуну међу корисницима.
Корак 5
Прегледајте систем архивирања сваке две године. Проверите да ли добро функционише - то се може дефинисати колико је ефикасно архивирање, колико је лако пронаћи податке и колико је организовано. Такође, избришите нежељене датотеке и минимизирајте електронски неред.
Ствари које ће вам требати
Орман за датотеке или кутија
Фасцикле
Празне етикете
Оловке или маркери
рачунар
Савет
Одредите дан групне обуке да бисте објаснили како сваки систем архивирања функционише тако да се њиме може свакодневно управљати и одржавати.
Затражите повратне информације о томе како развити систем досијеа тако да буде лакши за корисника или боље организован.
