Microsoft Word ima funkcijo spajanja pošte, ki povezuje dokument Word z informacijami, shranjenimi v podatkovni datoteki, imenovani vir podatkov. Vir podatkov je lahko baza podatkov. Pred združitvijo lahko ustvarite in upravljate bazo podatkov v Wordu. Baza podatkov je shranjena kot datoteka baze podatkov Access v Wordu.
Nasvet
Spajanja pošte dejansko ne boste izvedli, vendar morate izbrati vrsto dokumenta za spajanje pošte, ki ga izdelujete, preden ustvarite bazo podatkov.
Postavitev glavnega dokumenta
Odprite prazen Wordov dokument.
Video dneva
Na Pošiljanja zavihek, kliknite Začnite spajanje pošte in izberite Imenik. A Imenik Vrsta dokumenta pove Wordu, da ustvari seznam in uporabi polja iz vira podatkov, kot je zbirka podatkov.
Prilagodite polja baze podatkov
Kliknite Izberite Prejemniki in izberite Vnesite Nov seznam odpreti Nov seznam naslovov pogovorno okno. Uporabite ga za prilagajanje polj, ki bodo uporabljena v bazi podatkov. Kliknite Prilagodite stolpce. The Prilagodite seznam naslovov se prikaže pogovorno okno.
- Če želite odstraniti imena polj, izberite ime polja in kliknite Izbriši in kliknite da da odstranite ime polja.
- Če želite urediti imena polj, izberite ime polja in kliknite Preimenuj, Preimenuj polje se prikaže pogovorno okno, spremenite ime polja in kliknite v redu.
- Če želite dodati dodatna imena polj, kliknite Dodaj, Dodaj polje se prikaže pogovorno okno, vnesite novo ime polja in kliknite v redu.
- Če želite spremeniti vrstni red imen polj, označite ime polja in kliknite Pomakni se navzgor oz Premik navzdol.
Kliknite v redu ko končaš. The Nov seznam naslovov pogovorno okno prikaže prilagojena imena polj v tabeli.
Vnesite podatke baze podatkov
V vsako polje vnesite podatke. Za premikanje iz enega polja v drugega uporabite tipko Tab. Kliknite Nov vnos da se premaknete na naslednji zapis v bazi podatkov. Ko vnesete zadnji zapis, ne kliknite Nov vnos za prehod na nov rekord.
Preverite zapise in naredite kakršne koli spremembe
- Če želite urediti zapis, označite podatke in vnesite spremembe.
- Če želite poiskati zapis, kliknite Najti, Poiščite vnos se prikaže pogovorno okno, vnesite iskalno besedo (e) in kliknite Najdi Naprej.
- Če želite izbrisati zapis, kliknite kvadrat, ki se nahaja levo od prvega polja, kliknite Izbriši vnos in kliknite da da odstranite zapis.
Kliknite v redu ko končate.
Shranite bazo podatkov in glavni dokument
The Shrani seznam naslovov se prikaže pogovorno okno. Izberite, kam želite shraniti datoteko baze podatkov, vnesite ime datoteke in kliknite Shrani.
Nasvet
Vnesite samo ime datoteke in Word bo dodal pripono .mdb in shranil datoteko kot datoteko zbirke podatkov Microsoft Access.
Shranite glavni dokument, prazen imenik, ki se povezuje z bazo podatkov, če se odločite za kasnejšo združitev pošte. Zaprite glavni dokument in Zapustite Word.
Ogled zbirke podatkov
Pomaknite se do datoteke baze podatkov Access in jo odprite. Odpre se Microsoft Access. Kliknite Office_Address_List pod mize prikaže se naslov in tabela baze podatkov, ki je bila ustvarjena v Wordu.
Vrnite se v zbirko podatkov in uredite podatke
Odprite glavni dokument v Wordu. The Microsoft Word se prikaže pogovorno okno. Kliknite da tako lahko glavni dokument pridobi informacije iz baze podatkov. Na Pošiljanja zavihek, kliknite Uredi seznam prejemnikov. The Spajanje poštePrejemniki se prikaže pogovorno okno. Pod naslovom Vir podatkov izberite ime datoteke baze podatkov. Kliknite Uredi in Uredi vir podatkov se prikaže pogovorno okno. Uredite podatke. Ko končate, kliknite v redu in kliknite da za posodobitev baze podatkov. V Spajanje poštePrejemniki v pogovornem oknu lahko izboljšate podatke baze podatkov z uporabo Razvrsti, Filter, Poiščite dvojnike, Najtiprejemnik in Potrdite naslove opcije.
Kliknite v redu ko končate. Zaprite glavni dokument. Kliknite Shrani. Zapustite Word.
Nasvet
Z ustvarjeno bazo podatkov in glavnim dokumentom lahko izvedete združitev imenikov v Wordu.
