Navodila po korakih za izdelavo Excelove preglednice

Ko delate s podatki, so preglednice lahko priročen način za organizacijo vsega v enostavno razumljivi obliki. Preglednice so idealne za določanje proračunov, spremljanje napredka pri projektih in načrtovanje. V obdobju pred tehnologijo so podjetja uporabljala papirne knjige za sledenje tem stvarem, zdaj pa je Microsoft Excel orodje izbire. Na srečo je ustvarjanje in posodabljanje Excelovih preglednic razmeroma preprosto.

Preglednica ima enako nastavitev, ne glede na to, ali je na papirju ali na zaslonu računalnika. Imaš vrstice ki se začnejo na vrhu in se nadaljujejo ves čas trajanja podatkov. Tukaj so tudi stolpci, ki se začnejo na levi strani preglednice in se nadaljujejo v desno, kolikor je potrebno. Točka, kjer se vrstica sreča z ustreznim stolpcem, se imenuje a celica.

V Microsoft Excelu ima vsaka vrstica a številko, medtem ko ima vsak stolpec a

Če imate Microsoft Office, je Excel vključen v paket. Pojdite na seznam aplikacij in s seznama izberite Microsoft Excel. Izberite mapa in Novo da odprete novo preglednico s privzetim naslovom Knjiga 1. Na dnu zaslona je zavihek, ki bere List 1.

Tako kot pri Microsoft Wordu imate na vrhu zaslona trak, ki vam omogoča prilagajanje dokumenta in oblikovanje celic. Spodaj Domov, lahko krepko besedilo ali spremenite vrsto in velikost pisave. Prav tako lahko spremenite poravnavo besedila znotraj vsake celice v levo, desno ali na sredino.

Ena stvar, ki je lahko na začetku zmedena, je terminologija. Vsak nov dokument, ki ga odprete v Excelu, se imenuje delovni zvezek. V vsakem delovnem zvezku ustvarite delovni list, ki ga boste videli kot zavihek na dnu zaslona. Nov delovni list se privzeto imenuje Sheet1, vendar ga lahko z desno tipko miške kliknete in izberete Preimenuj da ji daš želeno ime.

Če želite ustvariti nov delovni list, kliknite + simbol poleg zavihka delovnega lista na dnu zaslona. Delovni list lahko vstavite med dvema, ki ste jih že ustvarili, tako da z desno tipko miške kliknete zavihek in izberete Vstavi list. Liste lahko premikate naokrog tako, da kliknete želeni zavihek in ga povlečete desno ali levo od mesta, kjer se trenutno nahaja.

Ena izmed najbolj uporabnih funkcij Excelove preglednice je njena Samodejna vsota funkcija. Če želite videti, kako ta formula deluje, vnesite niz številk v stolpec in nato kliknite prazno celico pod zadnjo številko. Na traku kliknite Formule in Samodejna vsota. V zadnjem polju boste videli formulo za samodejno vsoto – npr. =SUM(A1:A4). Ko kliknete Vnesite, formula sešteje vrstice nad njo in vnese vsoto v polje, ki vsebuje formulo.

Napišete lahko tudi svoje formule. Ko se boste s to funkcijo počutili bolj udobno, lahko razširite, kaj lahko počnete v aplikaciji. V formuli AutoSum =SUM(A1:A4), na primer formula usmerja Excel, da sešteje elemente v vrsticah A1 do A4.

Ko začnete delati z večjimi količinami podatkov, boste čutili vse večjo potrebo po učinkovitejšem upravljanju vsega. A vrteča miza je vgrajen v Excel kot način za enostavno organiziranje informacij. Namesto ročnega razvrščanja po vrsticah in vrsticah informacij lahko nastavite stvari tako, da hitro pridete do podatkov, ki jih potrebujete.

Z vrtilno tabelo ne reorganizirate Excelovega lista ali spreminjate podatkov v njem. Namesto tega podatke obračate na drugačen način – od tod tudi ime »pivot« – in nanje gledate iz druge smeri. Podatke lahko vnesete ročno ali pa prepustite Excelu, da opravi delo namesto vas.

Če želite ustvariti vrtilno tabelo za svoj Excelov list, je najlažji način, da dovolite Microsoftu, da vam jo priporoči. Spodaj Vstavi, kliknite spustno puščico poleg mize in izberite Priporočite vrtilne tabele. Na tej točki vam Microsoft predstavlja več možnosti za organizacijo vaših podatkov.

Če se počutite pustolovski, lahko na podlagi vnesenih podatkov ustvarite svojo vrtilno tabelo. Spodaj Vstavi, pojdite na spustno puščico poleg mize in izberite Vrteča miza. Izberete lahko, da vstavite vrtilno tabelo v obstoječi delovni list ali začnete nov delovni list z informacijami. Ko izberete Vnesite, boste lahko začeli graditi svoje poročilo.

Druga uporabna funkcija Excela je armaturna plošča, ki lahko spremlja vaše podatke na enem mestu. Ker se podjetja nagibajo k odločanju na podlagi podatkov, postaja ta vrsta enostavno dostopnih informacij bistvenega pomena. Najboljši način za zagotovitev uspeha pri izdelavi nadzorne plošče je, da najprej načrtujete, kaj upate, da boste s tem pridobili. Meritve, ki jih morate zbrati, je treba navesti že dolgo preden začnete graditi.

Ko ste pripravljeni začeti, uvozite svoje podatke v Excel, če jih še ni. Nato odprite nov delovni zvezek in nastavite enega ali dva dodatna delovna lista tako, da na dnu dodate zavihke. Dodatni listi so tam, kjer skrijete svoje dodatne podatke. Nato dodajte Ganttov grafikon z izbiro Vstavi, grafikoni in druga možnost. Če želite vstaviti svoje podatke, z desno tipko miške kliknite grafikon in izberite Izberite Podatki.

Med številnimi poslovnimi uporabami Excela je tudi ustvarjanje urnika. Če vodite podjetje z zaposlenimi s krajšim delovnim časom, ki sledijo tedenskemu urniku, je Excel lahko koristen. Po kratki vadnici za Excel lahko začnete ustvarjati urnik za svojo ekipo.

Če želite ustvariti urnik, odprite Excel in vnesite Urniki v Poiščite vse predloge polje v zgornjem desnem kotu. Izberite predlogo, ki najbolje ustreza temu, kar poskušate narediti. V tem primeru je verjetno tudi Izmenski urnik zaposlenih oz Tedenska izmena zaposlenih urnik. Ko ste tam, lahko vtipkate izmišljena imena z lastnimi imeni zaposlenih, dodate vrstice in izbrišete glave, tako da lahko spremenite navedene čase.

Makri so priročno Microsoftovo orodje, ki vam omogoča, da prihranite zamudne korake, tako da določite preproste ukaze za bolj zapletena opravila, ki jih izvajate vsak dan. Ustvarjanje in uporaba makrov je presenetljivo enostavna, še posebej, ko se tega navadite. Najprej boste morali dodati Razvijalec zavihek z izbiro Excel > Nastavitve > Trak in orodna vrstica. Preverite Razvijalec polje na seznamu na desni in shranite spremembo.

Če želite ustvariti makro, izberite Snemanje makrov na Razvijalec zavihek. Poimenujte makro, vnesite tipko za bližnjico, ki jo želite pokazati na dejanje, in pritisnite v redu. Takoj izvedite dejanje, ki ga želite posneti, in nato pritisnite Ustavi snemanje v Razvijalec zavihek. Kadar koli želite izvesti to dejanje, preprosto pritisnete zaporedje ključnih besed, ki ste ga določili, ko ste posneli makro.

Dolgi seznami številk so lahko dolgočasni. Vsako Excelovo preglednico lahko popestrite z dodajanjem vizualnih elementov. Tortni grafikon je odličen način za prikaz odstotkov, pri čemer vsak del tortne predstavlja segment informacij, ki jih posredujete.

Če želite ustvariti tortni grafikon, morate najprej imeti podatke v preglednici. Če ste anketirali 100 ljudi, naredite seznam v enem stolpcu z odgovori in številom ljudi, ki so izbrali vsak odgovor v stolpcu neposredno poleg. Izberite informacije, ki jih želite vključiti v tortni grafikon, in izberite Vstavi v menijski vrstici in pita. Nato izberite slog, ki vam je ljubši.

Palični graf je boljši za prikaz, kako se je nekaj spremenilo skozi čas, ali za primerjavo različnih predmetov med seboj. Če ste na primer anketirali veliko skupino ljudi o temah, ki jih najbolj zanimajo, lahko uporabite palični graf, da pokažete, kako so moški in ženske odgovorili za vsako predmetno področje.

Ko vnesete informacije v Excelov list, izberite podatke, ki jih želite vključiti, in izberite Vstavi > grafikon > Bar iz menijske vrstice. Podatki se samodejno prikažejo kot palični grafikon. Lahko spremenite postavitev novega paličnega grafikona na traku na vrhu zaslona, ​​vključno z dodajanjem elemente grafikona, hitro prilagajanje postavitve in spreminjanje barv, ki se uporabljajo za ponazoritev vaše podatkov.

Številna podjetja menijo, da je preglednica Excel priročno orodje za organiziranje in upravljanje velikih poštnih seznamov. Čeprav obstajajo bolj zapletene aplikacije za baze podatkov za podjetja, ki imajo okorne poštne sezname, lahko Excel dobro deluje za podjetja, ki še vedno gradijo in širijo bazo podatkov strank. Lahko je tudi hiter in neboleč način za izdelavo poštnih nalepk iz majhnega seznama imen, ki ste jih zgrabili na spletu, ali iz odgovorov na promocijo.

Preden lahko ustvarite poštne nalepke, morate najprej sestaviti poštni seznam na način, ki ga je mogoče enostavno pretvoriti v naslove. Če pa želite natisniti nalepke, boste morali iti v Microsoft Word in izbrati vrsto pošiljanja, ki jo želite poslati v Začnite spajanje pošte spustni meni pod Pošiljanja. Če želite uporabiti seznam, ki ste ga nastavili v Excelu, kliknite spustno puščico poleg Izberite Prejemniki in izberite Uporabite obstoječi seznam. Nato povežite svoj Excelov dokument.

Nobena vadnica za Excel ne bi bila popolna, če ne bi pregledali, kako natisniti dokument, ki ste ga ustvarili. Tiskanje v Excelu je lahko nekoliko težavno in zahteva nekaj dodatnih korakov, če želite mrežne črte ali morate nadzorovati območje dokumenta, ki ga želite natisniti. Ker lahko en delovni zvezek vsebuje več delovnih listov, se morate tudi prepričati, da tiskate samo tiste liste, ki jih potrebujete.

Pred tiskanjem izberite delovne liste, ki jih želite natisniti. Če želite natisniti več listov, držite tipko Shift tipko med klikom na zavihke. Izberite mapa > Tiskanje > Pokaži podrobnosti. Tukaj lahko izberete, ali želite natisniti aktivne liste ali celoten delovni zvezek, kot tudi izbiro orientacije. Če pa želite natisniti mrežne črte ali glave, morate to navesti, preden se odločite mapa > Tiskanje z izbiro Možnosti lista pod Postavitev strani zavihek in potrdite polja za tiskanje teh elementov.