Kakšne so prednosti in slabosti geografskega arhiviranja?

Po mnenju Texas State Library je ohranjanje neorganiziranega sistema za upravljanje datotek recept za katastrofo. Težko je dobiti informacije, ko jih nujno potrebujete. Prav tako je nemogoče organizirati in manipulirati z informacijami znotraj tako neorganiziranega sistema za namene odločanja. Učinkovit sistem arhiviranja je obvezen za vsako organizacijo, ki pričakuje koristi od informacij, ki jih ima. Geografski sistem arhiviranja je primeren, kadar je geografska lokacija najpomembnejša sestavina informacij.

Geografski zapisi, povezani z določeno lokacijo, so shranjeni skupaj. To omogoča hitro sprejemanje odločitev, saj se informacije, ki se pregledujejo, nanašajo samo na eno določeno geografsko območje. Geografska območja so razvrščena kot enote ali skupine enot. Geografsko arhiviranje omogoča enostavno premikanje zapisov s preprostim premikanjem z ene lokacije na drugo.

Geografsko arhiviranje pomaga pri procesu analize, saj omogoča enostavno primerjavo podatkovnih postavk. Na primer, analiza zapisov, vloženih glede na ime stavbe in lokacijo, lahko pomaga pri identifikaciji evidenc o vzdrževanju za določeno stavbo.

Postopek shranjevanja in pridobivanja geografskih podatkov je dolgotrajen zaradi potrebe po sklicevanju z uporabo več identifikatorjev. Na primer, lociranje določene stavbe bi zahtevalo sklicevanje na določeno državo, mesto, ulico in končno ime stavbe. Zapisi, ki jih vodijo nekateri narodi, so napisani v njihovem jeziku. Na primer, mesto Firence v Italiji je v italijanskih zapisih "Firenze". Navzkrižno sklicevanje na drugi jezik je zato potrebno, da se neitalijanskim uporabnikom omogoči razumevanje informacij.

Geografsko območje morate poznati dovolj dobro, da lahko razumete zapise. Če jih želite hitro poiskati, morate uporabiti abecedno kazalo. Postopek shranjevanja in pridobivanja zapisa zahteva dve dejanji: Preverite indeks za lokacijo datoteke in ga poiščite med drugimi informacijami.