Kako varnostno kopirati svoje podatke in jih ohraniti varne za vedno

Ko je filmski kritik in zagovornik invalidnosti Jeff Shannon je nepričakovano umrl decembra lani sem se soočil z izgubo dolgoletnega prijatelja, a tudi s težavo s podatki. Pred leti je Jeff omenil, da obstajajo kopije njegovega osebnega in poklicnega pisanja, ki je trajalo skoraj desetletje samo na vedno starajočih se disketah. Jeff je vedel, da nekatere starejše sisteme vzdržujem v delovanju samo za takšne priložnosti, in lahko smo naredili sveže kopije skoraj vseh teh starih datotek, preden so se diskete spremenile v prah.

Nekaj ​​tednov pred smrtjo me je Jeff vprašal o teh istih datotekah. »Zdaj jih ne morem odpreti – samo bedarije so. Ali obstaja način, da jih znova naredim berljive?«

Nikoli nismo imeli priložnosti, da bi se dogovorili o podrobnostih.

Danes nas večina najpomembnejše delo, dogodke in spomine v življenju zaupa digitalnemu shranjevanju. Jeffova situacija poudarja dve pogosti težavi: mediji za shranjevanje ne trajajo večno in sodobna programska oprema morda ne bo mogla brati starih datotek. Družbeni mediji in zaupanje naših podatkov v oblak stvari le še bolj zapletejo. Naša digitalna življenja niso le v naših napravah, temveč so razširjena po celotnem internetu. Kako lahko ohranimo svojo digitalno zapuščino in poskrbimo, da bo dostopna v prihodnosti? Tukaj je poglobljen pogled na to, kako zagotoviti, da bo vaše digitalno življenje trajalo večno.

Mediji so pomembni

Preden začnemo skrbeti kako da shranite, se morate odločiti kaj shraniti. E-pošta, aplikacije, dokumenti ter fotografije in videoposnetki, ki jih posnamemo in uredimo, se seštejejo, zato poskrbite, da boste spremljali stvari, ki jih želite obdržati v bližnji prihodnosti.

V preteklosti je shranjevanje podatkov za zanamce pomenilo narediti kopijo in jo nekam shraniti – v predal, škatlo za čevlje, morda celo v sef. Toda tako kot je sef varnejši od vrste čevljev, niso vsi mediji za digitalno shranjevanje enaki in ni jasnega zmagovalca pri dolgoročnem shranjevanju naših podatkov. Tu so možnosti:

Optični: Zapisljivi CD-ji, DVD-ji in diski Blu-ray so široko dostopni – vendar niso zelo veliki: diski CD-R imajo le 700 MB, DVD-R običajno 4,7 GB, diski Blue-ray za potrošnike pa običajno 25 GB. Potreboval bi 28 DVD-jev samo za eno kopijo svojih fotografij in dokumentov – to je veliko obračanja diskov. In poleg tega gredo pogoni DVD po poti disket. Večina prenosnih računalnikov nima niti možnosti pogona DVD in tudi iz namiznih računalnikov izginjajo. Boste znali brati DVD čez deset let? Verjetno ne zlahka.

Kljub temu so optični mediji poceni, če morate shraniti veliko podatkov – tako poceni je Facebook razvil robotski sistem za uporabo medijev Blu-ray kot "hladilnice" za podatke, do katerih morda le redko (če sploh kdaj) potrebuje dostop. In samo Sony in Panasonic napovedal nov "arhivski" format Blu-ray ki zmore do 1 TB na disk. Sony trdi, da bi morali diski Blu-ray arhivske kakovosti trajati več kot 50 let – vendar so ti izdelki namenjeni korporacijam in strokovnjakom, ne potrošnikom. Poleg tega lahko kateri koli diskovni medij pokvari.

»Ves čas opažamo napake medijev DVD in Blu-ray,« je povedal Bin Iwata, višji tehnik v studiu za urejanje videa v Vancouvru v Britanski Kolumbiji. »Včasih se zapisovalnik pokvari, včasih pa diski, zapisani na množično prazen medij, odpovejo v nekaj mesecih. Ko na praznem mediju piše, da ima povprečno življenjsko dobo pet let, to pomeni pol da prazni mediji odpovejo v manj kot petih letih. Mečeš kocke."

Zdi se, da se kakovost zapisljivih optičnih medijev zelo razlikuje. Nekateri ljubitelji prisegajo prazen medij japonskega Taiyo Yuden je zelo zanesljiv – vendar ga ne morete prevzeti pri Costco ali Best Buy.

Trdi diski: Tradicionalni pogoni ponujajo poceni zmogljivost (zunanji pogoni 1 TB trenutno stanejo pod 70 USD) in so hitrejši za branje in pisanje kot optični mediji. Toda trdi diski so mehanske naprave, ki se vrtijo pri visokih hitrostih in so odvisne od zapletenih komponent in vezja. Še več, njihovi vmesniki hitro zastarijo. Pogon USB 3.0 ali eSATA je danes lahko dostopen – a lahko še vedno dostopate do pogona FireWire 400? Kaj pa IDE? Ali SCSI? Ste sploh slišal SCSI? Točno tako.

Trdi diski imajo tipično življenjsko dobo od dveh do osmih let, odvisno od okolja in načina ravnanja z njimi. Toda sčasoma vsem spodleti.

Flash: Pogoni Solid State (SSD) so trenutno dražji od optičnih medijev ali tradicionalnih trdih diskov, vendar nimajo gibljivih delov – zato bi morali biti idealni za dolgoročno shranjevanje, kajne? No, še nihče zares ne ve, deloma zato, ker se tehnologija še vedno spreminja. Proizvajalci Flash običajno trdijo, da bodo njihovi mediji hranili podatke deset let; vendar se pomnilniške celice v medijih flash sčasoma izgubijo, ko so nedejavne in brez napajanja. Poročila in ocene se zelo razlikujejo glede tega, kako dolgo bi to lahko trajalo – izgubil sem podatke na skrbno shranjenem bliskovnem pogonu v dobrem letu dni. Tudi bliskovni pogoni se soočajo z enakimi težavami z vmesnikom kot tradicionalni trdi diski: tudi če so podatki nedotaknjeni, ali se boste lahko povezali z napravo in jih pridobili?

Ne glede na to, kaj izberete, vedno obstaja možnost, da se vaši podatki poškodujejo. »Če imate besede, odrezane od fizične črke, ali nekaj vrstic, ki so obledele, jih boste morda lahko sestavili nazaj ali s fotografijo zlahka razumeli vsebina slike na podlagi okoliških nepoškodovanih območij,« pravi Evan Fay Earle, specialist za zbirke in koordinator arhivskih tehničnih služb pri Cornellu. Univerza. "Če imate disk ali digitalno datoteko, ki trpi zaradi bitne gnilobe ali se nekoliko spremeni med prenosom, je to lahko veliko težje popraviti."

Tehnologije, kot so (dragi) pomnilnik ECC in kontrolne vsote, lahko pomagajo odkriti, kdaj je šlo kaj narobe, vendar so malo ali nič (tudi strokovnjakom) pri popravljanju podatkov, ko so poškodovani.

Kaj pa oblak?

Zdi se, da shramba v oblaku, ki jo ponujajo storitve, kot so Dropbox, Google Drive, Microsoft OneDrive, iCloud in nešteto drugih, rešuje težavo z mediji. Storitve v oblaku prevzemajo odgovornost za ohranjanje varnosti vaših podatkov in na spletu – in tudi so geografsko oddaljeni, zato požar ali poplava, ki bi lahko uničila vaše osebne arhive, ne bi vplivala na arhiv v oblaku.

Dobra novica je, da je vse to res. Vendar pa so lahko rešitve za shranjevanje v oblaku dolgoročno drage (na primer, 50 GB prostora za shranjevanje iCloud stane 100 USD na leto) in očitno potrebujete širokopasovni internet: če vaš internet izpade (ali morda potujete), ne samo, da ne morete dostopati do svojih podatkov, ne morete ničesar shraniti bodisi. Prav tako se morate odločiti, koliko zaupate operaterjem storitev v oblaku za zaščito vaših podatkov. Navsezadnje smo prišli do točke, ko bodo večje varnostne kršitve postale vsakdanja novica.

Kljub tem slabostim je uporaba oblaka za vsaj enega od načinov shranjevanja pametna poteza.

Formati podatkov

Pomembno je, da podatke shranjujete na medijih, ki bodo v prihodnosti berljivi, vendar tudi, da uporabite formate datotek, ki bodo dostopni v prihodnosti. To je natanko težava, s katero se sooča moj prijatelj Jeff Shannon: večino svojega zgodnjega pisanja je pisal z lastniškim urejevalnikom besedil, format pa danes praktično ni podprt.

Če želite dolgoročno ohraniti dokumente, je najbolje, da jih ločite od lastniških formatov (kot sta Photoshop in Microsoft Office .doc in .xls) v Open Document Format (ODF), Open XML ali morda PDF. Fotografi bi morali razmisliti o shranjevanju slik v izvirnem neobdelanem formatu (če je na voljo), nestisnjenem formatu TIFF ali alternativah, kot sta PNG ali JPEG. Za zvok shranite najvišji nestisnjeni WAV ali AIFF, če je mogoče. Video je težji, vendar se MPEG-2 brez izgub zdi dobra izbira. Če se želite poigrati, Kongresna knjižnica vzdržuje obsežno referenco o prednostih in slabostih formatov arhivskih datotek.

Družbeni mediji

Ne pozabite na svojo zgodovino družbenih omrežij – vaša časovnica na Facebooku ali vir Twitterja bosta v prihodnjih letih za vas lahko zelo pomembna. Tako Facebook kot Twitter omogočata uporabnikom, da zahtevajo arhiv po e-pošti, ki prispe kot stisnjen posnetek vaše časovnice v obliki HTML. Po njih je mogoče brskati sami in obe storitvi sta dobro opravili delo pri ustvarjanju posnetkov, ki bi morali biti dostopni več let.

Na Facebooku pojdite na Račun > Nastavitve računa > Prenos vaših podatkov. Na Twitterju pojdite na Račun > Zahtevajte svoj arhiv, Google pa uporabnikom omogoča varnostno kopiranje najrazličnejših podatkov. Številne (vendar ne vse) storitve družbenih medijev imajo podobne lastnosti.

Kaj je torej najboljši načrt?

Če menite, da bi morda želeli rešiti svoje digitalno življenje za zanamce, upoštevajte naslednje glavne stvari:

• Izdelujte redne varnostne kopije. Redno varnostno kopirajte svoje naprave. V idealnem primeru bi morali narediti več kot enega, pri čemer enega hranite na drugi lokaciji.
• Naredite arhive. Shranite fotografije, videoposnetke in zvok na kateri koli medij, ki se vam zdi najbolj smiseln, bodisi na optične, bliskovne ali tradicionalne trde diske. Preizkusite te kopije vsaj vsaki dve leti, preselite te arhive na nov (ali morda drug) medij vsake tri do pet let.
• Naredite kopije. Naredite več kot eno kopijo svojega arhiva – če ima eden težave, je malo verjetno, da bo imel drugi enako težavo. Razmislite o uporabi različnih medijev za shranjevanje različnih kopij.
• Svoje arhive hranite na hladnem in suhem mestu. Ni nujno, da gre za prostor z nadzorovano klimo, vendar velike spremembe temperature in vlažnosti skrajšajo življenjsko dobo medijev.
• Zahtevajte redne varnostne kopije vaših dejavnosti v družbenih medijih. Shranite jih skupaj z arhiviranimi datotekami.
• Pretvorite dokumente in medije iz lastniških formatov. Odprti formati bodo bolj verjetno podprti v daljni prihodnosti.
• Razmislite o šifriranju arhiva. To ima potencialno veliko pomanjkljivost: če izgubite geslo – ali programska oprema za dešifriranje v prihodnosti ne bo na voljo – izgubite vse. Vendar, če je vse opravljeno pravilno, niste ranljivi, če se vaš arhiv izgubi ali vam ga ukradejo.

Nekateri ljudje ne skrbijo za svoje podatke - vse je kratkotrajno in prehodno. Če pa so vaši podatki pomembni, jih začnite varovati zdaj. Ne bo se samo arhiviralo.

Slike z dovoljenjem Shutterstock

Priporočila urednikov

• Zakaj se novi SSD diski talijo in kako zaščititi svojega
• Oživite svoje dokumente s temi ponudbami tiskalnikov Prime Day
• Kako nastaviti Facebook Feed, da prikazuje najnovejše objave
• Kako dodati zunanje igre v svojo knjižnico Steam
• Kako nadzirati vse ventilatorje vašega računalnika z uporabo Fan Control