Kako ustvariti vrtilno tabelo v Excelu, da razrežete svoje podatke

Microsoft Excel 2016, ki ga najdete v zbirki Office, je najnovejša in najboljša aplikacija za preglednice iz Redmonda in obstaja dober razlog, da jo toliko drobilcev številk uporablja za vse svoje potrebe po drobljenju številk. Medtem ko je Excel primeren za preproste preglednice za sledenje stroškom ali izdelavo koledarjev, pride do izraza, ko morate narezati in nato predstavi kompleksne podatke. Tukaj vam pokažemo, kako ustvarite vrtilno tabelo v Excelu, da izkoristite eno najmočnejših orodij aplikacije.

Preden začnemo, za kaj točno so vrtilne tabele dobre? Preprosto povedano, vrtilne tabele vam omogočajo, da pogledate iste podatke na različne načine in iz različnih zornih kotov, da olajšate izvajanje poglobljene analize in odkrivanje pomembnih trendov. Ko na primer ocenjujete prodajne rezultate, boste morda želeli pogledati posamezno osebo, določen izdelek ali določen časovni okvir. Z vrtilno tabelo lahko ustvarite eno zbirko informacij in nato preprosto preusmerite fokus z ene stvari na drugo – analiza, ki bi jo bilo ročno izvajati dolgočasno.

Upoštevajte, da boste potrebovali polna različica Excela 2016 za uporabo vrtilnih tabel. Univerzalna platforma Windows (UWP) Windows 10 različica programa Excel ne vključuje tega in mnogih drugih napredne funkcije programa Excel. Če želite preizkusiti nove Excelove funkcije, se pridružite Program Office Insider in morda prvi, ki bo izkusil novo funkcijo vrtilne tabele.

1. korak: Pripravite podatke

Morda je najpomembnejši korak pri uporabi Excelovih vrtilnih tabel natančno organiziranje podatkov. Najlažji način za to je uporaba Excel tabele, ki vam omogoča dodajanje vrstic, ki bodo vključene v vrtilno tabelo vsakič, ko pritisnete tipko za osvežitev. Želite pa vsaj, da so vaši podatki v obliki tabele z informativnimi naslovi stolpcev in z doslednimi podatki v stolpcih.

Na primer, recimo, da želite analizirati informacije o prodaji za vaše podjetje. Imate šest prodajalcev, ki prodajajo tri izdelke v številnih regijah. Vaši izdelki so prilagojeni vsaki stranki, zato se cene razlikujejo. Tukaj je vzorčna tabela z izmišljenimi informacijami, ki vam bo dala predstavo o tem, kako je mogoče podatke organizirati z vrtilno tabelo v mislih.

Tabelo smo preprosto ustvarili tako, da smo najprej vnesli podatke, nato izbrali celoten obseg in nato odšli v Vstavi > Tabela. Še enkrat, tega koraka vam ni treba storiti, vendar je priporočljiv, če želite pozneje dodati več vrstic podatkov in olajšati posodabljanje vrtilne tabele.

Mark Coppock/Digitalni trendi

2. korak: preizkusite priporočilo

Excel je poln izvrstnih trikov za lažje delo s podatki in kadar koli je to mogoče, bo poskušal uganiti, kaj želite doseči, in nato samodejno izvedel nekaj korakov. Ta uporabna narava je tukaj prikazana z orodjem Recommended PivotTables, ki si ogleda vaše podatke in ponudi nekaj logičnih možnosti za analizo in predstavitev stvari.

Če želite uporabiti priporočeno vrtilno tabelo, preprosto pojdite na Vstavi > Priporočene vrtilne tabele. Excel vam bo predstavil nekaj možnosti, ki jih morate upoštevati. V našem primeru Excel ponuja ustvarjanje 10 različnih vrtilnih tabel, ki gledajo na naše podatke o prodaji iz različnih zornih kotov. Upoštevajte, da je pomembno, kako označite svoje stolpce; Excel prebere te glave in ponudi priporočila, ki so najbolj smiselna. Če si želite na primer ogledati prodajne cene, ne uporabljajte izraza »strošek«, ker bo Excel svoje priporočilo ustrezno utemeljil.

Eno priporočilo je »Vsota celotne prodaje po stranki«. Če izberemo to možnost, bo Excel nadaljeval z ustvarjanjem vrtilne tabele.

Mark Coppock/Digitalni trendi

Upoštevajte, da vrtilna tabela prikazuje samo podatke, ki so pomembni za našo trenutno analizo. Na desni strani boste našli merila, ki jih je Excel uporabil za ustvarjanje v pogovornem oknu Polja vrtilne tabele. Kaj pomeni vsako od teh polj, bomo opisali v naslednjem razdelku o prilagajanju.

3. korak: prilagodite vrtilno tabelo

Vsak element v tem pogovornem oknu je pomemben za določitev delovanja vaše vrtilne tabele. Kliknite konfiguracijski zobnik, da spremenite videz tega pogovornega okna tako, da vam najbolj ustreza.

Izbira polj

Tukaj izbirate, katere stolpce boste vključili v svojo vrtilno tabelo. Kako se bodo ti podatki zapolnili v vrtilni tabeli, je odvisno od vrste podatkov, ki jih predstavljajo – Excel bo namesto vas ugotovil, ali dodati stolpec v vašo vrtilno tabelo ali dodati podatke polja v tabela. Če na primer izberete »Predmeti«, Excel predvideva, da želite dodati število elementov za vsako stranko.

Mark Coppock/Digitalni trendi

Po drugi strani pa, če izberete »Datum«, Excel postavi podatke v tabelo in organizira prodajo glede na to, kdaj se je zgodila.

Mark Coppock/Digitalni trendi

Ko delate na lastnih vrtilnih tabelah, lahko eksperimentirate, da vidite, kako dodana in odstranjena polja vplivajo na prikazane podatke. Ugotovili boste, da Excel odlično opravlja svoje izbire, ki so smiselne, vendar lahko tudi spremenite stvari, če Excelove izbire niso smiselne.

Filtri

Povlecite elemente s seznama za izbiro polj v razdelek »Filtri«, če želite omejiti, kateri podatki so prikazani. Če na primer povlečete »Stranko« v razdelek »Filtri«, lahko enostavno prikažete samo podatke ene ali izbora strank.

Mark Coppock/Digitalni trendi

Stolpci

Če povlečete polja v razdelek »Stolpci«, lahko razširite način poročanja o svojih podatkih. Še enkrat, ko povlečete polje v ta razdelek, bo Excel poskušal ugotoviti, kako želite, da so podatki predstavljeni. Če na primer povlečete »Datum« v razdelek »Stolpci«, bo Excel prikazal prodajo kot povzetek za najbolj logičen časovni okvir, ki je v tem primeru na mesec. To bi bilo koristno, če bi bila vaša glavna skrb, koliko je bilo prodano na mesečni osnovi, pri čemer upoštevajte vzorce nakupovanja strank.

Mark Coppock/Digitalni trendi

Vrstice

Podobno lahko povlečete polja v razdelek »Vrstice«, da vdelate različne podatke v vrstice vrtilne tabele. Ponovno, če povlečemo »Datum« v razdelek »Vrstice«, bo Excel razdelil prodajo po strankah na mesec, vendar bodo podatki povzeti po strankah in ne po mesecih, kot v prejšnjem primeru. V tem primeru vas predvsem skrbi, koliko ste prodali posamezni stranki, vendar želite opaziti tudi morebitne časovne trende.

Mark Coppock/Digitalni trendi

Vrednote

Na koncu razdelek »Vrednosti« določa, kako analizirate svoje podatke. V vseh naših primerih doslej smo gledali skupno prodajo. Če v tem razdelku kliknete tipko s puščico navzdol, lahko konfigurirate nastavitve polja vrednosti za ogled drugačnega numeričnega izračuna.

Mark Coppock/Digitalni trendi

Recimo, da si želite ogledati povprečje prodaje namesto celotne prodaje. Preprosto bi izbrali »Povprečje« v pogovornem oknu z nastavitvami polja vrednosti. Nastavite lahko tudi obliko števila, tako da bodo rezultati najbolj smiselni.

Mark Coppock/Digitalni trendi

Zdaj, namesto da bi upoštevali skupno prodajo po strankah in nato izračunali skupno vsoto, gledamo povprečno prodajo po podjetju in nato povprečno prodajo v podjetju. To bi bilo koristno pri ocenjevanju, katere stranke so na primer v prodaji nad ali pod povprečjem in torej katere si zaslužijo največ (ali najmanj) pozornosti. V našem primeru morda Acme Engineering in Jones Roofing ne zaslužita toliko prodajne pozornosti kot drugi.

Jasno je, da vrtilne tabele ponujajo vrsto možnosti za enostavno rezanje in rezanje podatkov. Trik za učinkovito uporabo vrtilnih tabel je, da se natančno odločite, kaj želite videti, preden začnete uporabljati možnosti. Prav tako se želite prepričati, da vaši podatki ustrezajo temu, kako ste postavili tabelo in kako ste poimenovali svoje glave. Bolj ko boste previdni pri nastavljanju stvari, bolj učinkovite bodo vaše vrtilne tabele.

4. korak: Ustvarite lastne vrtilne tabele iz nič

Ko se poigrate s funkcijo vrtilne tabele in pridobite nekaj razumevanja o tem, kako različne možnosti vplivajo na vaše podatke, lahko začnete ustvarjati vrtilno tabelo od začetka. Postopek je podoben uporabi priporočila, le da greste na Vstavi > Vrtilna tabela in nato kot prvi korak ročno izberete podatke.

V našem primeru to pomeni izbiro tabele1, lahko pa bi izbrali tudi obseg podatkov ali črpali iz zunanjega vira podatkov. Lahko se tudi odločimo, ali želimo ustvariti nov delovni list ali postaviti vrtilno tabelo poleg naših podatkov na določeno mesto na obstoječem delovnem listu.

Mark Coppock/Digitalni trendi

Ko smo izbrali, se nam prikažeta prazna vrtilna tabela in pogovorno okno Polja vrtilne tabele.

Mark Coppock/Digitalni trendi

Ustvarjanje lastne vrtilne tabele je nato preprosto izbiranje polj in določanje, kako želimo izračunati in prikazati podatke. Recimo, da želimo videti, kako so bili prodajalci uspešni na mesec, s skupno prodajo za to leto. Izbrali bi polja »Prodajalec«, »Datum« in »Skupna prodaja«, povlekli polje »Prodajalec« v razdelek »Filtri« in konfigurirali vrednosti za prikaz kot valuto. Excel samodejno doda ustrezne datumske postavke v razdelek »Vrstice« in predvideva, da želimo videti vsote.

Mark Coppock/Digitalni trendi

Excel bo privzeto prikazal vse podatke za vse prodajalce. Izberemo lahko tudi enega prodajalca, da vidimo le njegove podatke. V tem primeru vidimo, da je imela Judy French prodajo v samo treh mesecih, čeprav je bila njena skupna prodaja znatna. To bi lahko pomenilo, da je bil njen prodajni postopek daljši, ker je lovila kite namesto rib – dragocen sklep, če je točen. Morda bi bila dobra ideja vlaganje v pomočnika, ki bi Judy pomagal hitreje zaključiti prodajo.

Mark Coppock/Digitalni trendi

5. korak: Investirajte v nekaj učenja

Če želite dobiti res vešči uporabe Excelovih vrtilnih tabel, vložite nekaj časa v to, da se naučite nekaj več o tem, kako uporablja različne vrste podatkov. Microsoft ponuja lastne vire za usposabljanje in obstaja množica trenerji tretjih oseb upoštevati.

Na splošno pa to pomeni kopanje po Excelu na način, ki presega obseg tega priročnika. Kljub temu upajmo, da zdaj vidite, kako so lahko vrtilne tabele močno orodje pri analizi vaših podatkov in razmeroma enostavno je začeti, če imate podatke konfigurirane v pravo vrsto tabela. In ne moremo dovolj poudariti, kako pomembno je vedeti, kaj želite doseči s svojo vrtilno tabelo, preden začnete.

Priporočila urednikov

• Uporabljate Office? Zaradi te Microsoftove spremembe je lahko vaš računalnik ogrožen
• Kako z geslom zaščititi Excelovo datoteko