S skeniranjem in pošiljanjem osebnega ali poslovnega dokumenta kot priloge e-pošte lahko prihranite čas in denar, saj vam ni treba skrbeti za tiskanje ali poštnino. Čeprav je izbira prave oblike datoteke pomembna, postopek ni težak, postopki skeniranja pa so na splošno enaki, ne glede na to, ali uporabljate samostojen optični bralnik ali večnamenski tiskalnik. Enako velja za prilaganje skeniranega dokumenta e-poštnemu sporočilu, saj so postopki pripenjanja v večini e-poštnih programov na splošno enaki.
Izberite vrsto datoteke
Večina optičnih bralnikov vam omogoča izbiro med datoteko PDF in JPEG. Datoteka PDF je najboljša izbira za skeniranje dokumentov, ki vključujejo besedilo ali vektorsko grafiko, ki vključuje točke, črte, oblike in krivulje. Z uporabo te oblike lahko tudi združite dokumente z več kot eno stranjo v eno datoteko. Format datoteke JPEG je dobra izbira za fotografije, saj omogoča stiskanje slikovnih podatkov in zmanjšanje velikosti velike datoteke.
Video dneva
Skenirajte dokument
Očistite steklo optičnega bralnika s čisto mehko krpo. Dokument položite z licem navzdol na steklo optičnega bralnika. Poravnajte ga s pomočjo vodilnih oznak vzdolž oboda stekla in nato spustite pokrov. V meniju tiskalnika izberite »scan«, izberite računalnik, v katerega želite skenirati dokument, izberite vrsto datoteke in zaženite skeniranje. Kot nadomestno metodo odprite programsko opremo, ki ste jo namestili med namestitvijo, in skenirajte dokument iz računalnika.
Shranite in preimenujte skenirano datoteko
Ko je skeniranje končano, se bo samodejno odprl Windows Explorer ali Moji dokumenti. Pregled, ki ste ga pravkar dokončali, bo zadnji na seznamu. Odprite in preglejte dokument, da se prepričate, ali je bil pravilno skeniran, nato pa kliknite gumb »Shrani«. Preimenujte datoteko iz njenega trenutnega imena, kot je Scan0001.jpg, v nekaj bolj opisnega, kot je "Seznam telefonskih številk podjetja", in datoteko shranite na priročno mesto.
Dokument priložite e-poštnemu sporočilu
E-poštnemu sporočilu lahko priložite dokument na dva načina. Pri prvi metodi z desno miškino tipko kliknite ime datoteke s trenutne lokacije. V pojavnem meniju, ki se prikaže, izberite "pošlji" in nato "prejemnik pošte". Odpre se novo okno za sporočilo z že priloženim dokumentom. Druga metoda je, da odprete svoj e-poštni program in sestavite novo sporočilo. Ko končate, izberite gumb "priloži datoteko" na vrhu okna sporočila. Pomaknite se do mesta, kamor shranite datoteko dokumenta, jo izberite in kliknite »vstavi«. Datoteka bo priložena brez vaših nadaljnjih dejanj, nato pa lahko pošljete e-pošto.
