Outlookova opravila vam pomagajo upravljati pomembne elemente na seznamu opravil.
Zasluga slike: Andreas Rodriguez/iStock/Getty Images
Metodologijo Getting Things Done Davida Allena lahko integrirate z Microsoft Outlook 2013 z uporabo kategorij, nadaljnjih zastavic in prednostnih nalog. Medtem ko lahko Outlook v računalniku ročno konfigurirate za implementacijo metodologije GTD, več dodatkov Outlook ponuja napredna orodja za integracijo GTD. Opravila lahko ustvarite neposredno iz drugih Outlookovih elementov, kot so e-pošta in sestanki, in jih nato dodelite projektom in seznamom dejanj, da vam pomaga učinkoviteje obdelovati nabiralnik.
Ročna konfiguracija Outlooka za GTD
Korak 1
Vsak od svojih projektov v Outlook vnesite kot kategorije, tako da lahko elemente povežete s posebnimi projekti. Z desno tipko miške kliknite e-pošto, sestanek ali opravilo, kliknite »Kategorizi« in nato »Vse kategorije«. Kliknite gumb "Novo ...". Dodajte ime vsakemu projektu in dodelite barvo.
Video dneva
2. korak
Pretvorite druge Outlookove elemente v opravila, ko vas opazijo. E-poštno sporočilo lahko na primer pretvorite v opravilo. Povlecite in spustite sestanek, e-poštno sporočilo, stik ali opombo nad »Opravila« v podoknu za krmarjenje, da samodejno ustvarite novo opravilo iz vsebine predmeta.
3. korak
Svojim nalogam dodelite zastavice in prioritete. Odprite opravilo in nato kliknite ukaze v skupini Nadaljuj na traku Domov v Opravilih, da dodate zastavico. Kliknite gumb »Prioriteta« v skupini Oznake, da označite element kot »velik pomen«. Ta indikator lahko uporabite za označevanje elementov dejanj po metodologiji GTD.
4. korak
Oglejte si seznam opravil po projektu, datumu ali pomembnosti. V podoknu za krmarjenje kliknite »Opravila«. Kliknite zavihek »Pogled«. Izberite med možnostmi pogleda, ki so na voljo v spustnem polju v skupini Aranžma. Na primer, izberite »Kategorije«, da razporedite opravila po projektih, »Začetni datum« ali »Datum zapadlosti«, da razporedite opravila po datumu, ali »Prednostna«, da razporedite opravila po prioriteti.
Uporaba Outlookovega dodatka NetCentrics GTD
Korak 1
Prenesite in namestite brezplačno preskusno različico Outlookovega dodatka Getting Things Done podjetja NetCentrics. Ta dodatek je zasnovan tako, da poenostavi vašo sposobnost obdelave Outlookovih elementov po metodologiji Davida Allena.
2. korak
Izberite med ključnimi dejanji v orodni vrstici NetCentrics, da obdelate svoje Outlookove elemente v opravila. Na primer, izberite eno od teh dejanj v skupini Getting Things Done na traku Domov: "Action", "Next Action", "Delegate", "Defer" ali "Nekega dne." Ko izberete enega od teh ukazov iz poštnega predmeta, se opravilo shrani v ustrezno mapo in dejanje je dodeljeno nalogo.
3. korak
Upravljajte vse svoje tekoče projekte s pomočjo Project Central. Kliknite gumb »Projekt Central« v skupini Getting Things Done na traku Domov. To okno lahko uporabite za pomoč pri organiziranju opravil v določene projekte.
4. korak
Ustvarite poročilo o projektu. Kliknite gumb menija »Projekt« v Project Central in nato kliknite »Ustvari poročilo…«. Izberite možnosti, ki jih želite vključiti v poročilo. Na primer, v spustnem meniju Razvrsti opravila po izberite »Rok zapadlosti«. Kliknite »V redu«, da ustvarite poročilo. Kliknite gumb Natisni, da natisnete poročilo – označeno je z ikono, ki spominja na tiskalnik.
Uporaba dodatka TaskCracker za Outlook
Korak 1
Prenesite in namestite brezplačno 30-dnevno preskusno različico programa TaskCracker za Outlook. TaskCracker vam pomaga organizirati elemente Outlooka z vizualno predstavitvijo vaših nalog in projektov z vmesnikom povleci in spusti.
2. korak
Kliknite na ukaz "Odpri TaskCracker" v skupini Odpri na traku TaskCracker. Lahko pa tudi kliknete »TaskCracker« na dnu podokna mape na levi.
3. korak
Organizirajte svoje naloge glede na prioritete. Kliknite opravilo, ga povlecite v drug kvadrant znotraj zaslona TaskCracker in ga nato spustite, da nalogo dodelite tej prioriteti. S to metodo lahko hitro dodelite dejanja seznamu opravil, ne da bi morali odpreti vsako posamezno opravilo.
