5 Microsoft Wordovih trikov, ki so spremenili moj potek dela

Microsoft Word je pomemben del mnogih naših vsakodnevnih delovnih življenj, vendar to ne pomeni, da ga vedno uporabljamo, kolikor je vredno. Čez čas, Microsoft je dodal nove funkcije ki naredijo Word robustnejši, vendar nimate vedno vpogleda v nove funkcije ali celo tista uporabna skrita orodja.

Če želite izboljšati potek dela pri uporabi Microsoft Worda, je tu pet trikov, ki so močno izboljšali moj čas z aplikacijo. Z leti so mi prihranili čas, zmanjšali tveganje za napake in povečali mojo učinkovitost pri uporabi Worda.

Sledite samo svojim spremembam

Če pri svojih Wordovih dokumentih sodelujete z drugimi, potem morda poznate Sledenje spremembam. Ta priročna funkcija vam omogoča, da preprosto vidite dodatke ali spremembe vseh v dokumentu.

Z an posodobitev na Word konec leta 2021, je Microsoft dodal možnost sledenja samo vašim spremembam. Za tiste trenutke, ko vam ni treba, da vsi spremljajo svoje in želite samo videti svoje, je to odlična funkcija.

Korak 1: Odprite Wordov dokument in pojdite na Pregled zavihek.

2. korak: Kliknite na Sledenje spustna puščica.

3. korak: Nato kliknite Sledi spremembam puščico in izberite Samo moje.

Nato lahko urejate svoje dokumente, dodajate komentarje in sprejemate spremembe, ki jih naredite sami, ne da bi pri tem sodelovali vaši sodelavci.

Bolje izkoristite odložišče

Officeovo odložišče je funkcija, ki jo lahko poleg Worda uporabljate tudi v drugih Officeovih aplikacijah, kot sta Excel in Outlook. Z njim vse, kar kopirate, ostane v odložišču, dokler ne kopirate česa drugega.

Zaradi česar je odložišče tako uporabno orodje, je, da lahko znova uporabite tisto, kar je v njegovi zgodovini do 24 elementov. To vključuje besedilo in slike. Poleg tega deluje ne glede na to, ali uporabljate Uredi > Kopirati, z desno tipko miške kliknite in Kopirati, ali bližnjica na tipkovniciCtrl+ C.

Za ogled odložišča pojdite na domov in kliknite zaganjalnik pogovornega okna Odložišče. To je majhna puščica v spodnjem desnem kotu razdelka odložišča na traku.

Na levi strani boste videli odprto podokno opravil Odložišče s seznamom elementov, ki ste jih kopirali. Izberite element, da ga prilepite v dokument. Lahko tudi kliknete puščico na desni strani predmeta in izberete Prilepi ali, da ga odstranite, izberite Izbriši.

Na vrhu podokna opravil boste videli dodatna dejanja za Prilepi vse oz Počisti vse predmetov, ki sta priročna.

To resnično prihrani čas, če v Wordovih dokumentih pogosto uporabljate dejanja kopiranja in lepljenja.

Vstavite naključno besedilo za ograde

Če ste kdaj morali porabiti čas za ustvarjanje dokumenta brez besedila, boste cenili ta naslednji trik za Microsoft Word. Vtipkate lahko preprosto vrstico in Word vam bo vstavil naključno besedilo. To je idealno za ogradne oznake, dokler ne dobite besedila, ki ga potrebujete.

To besedilo lahko svojemu dokumentu dodate na dva načina.

1. način: Za naključno besedilo, kjer je P število odstavkov in S število stavkov, ki jih želite, vnesite naslednje:

=RAND(P, S)

Na primer, =RAND(2,3) vam da dva odstavka s tremi stavki.

2. način: Za lorem ipsum (običajno nadomestno besedilo) vnesite spodnji ukaz. Tako kot RAND uporabite številke za število odstavkov (P) in stavkov (S), ki jih želite vstaviti.

=LOREM(P, S)

Torej, =LOREM(4,2) vam nudi štiri odstavke, ki vsebujejo po dva stavka.

Takoj po vnosu ukaza se bo besedilo pojavilo v vašem dokumentu, pripravljeno za uporabo kot ogrado v vašem Wordova predloga ali dokument.

Shranite in ponovno uporabite besedilo, slike in drugo

Kadar koli lahko nekaj znova uporabite pri ustvarjanju dokumenta, na primer zgornje odložišče, je to dobrodošla funkcija.

Microsoft Word ponuja hitre dele in samodejno besedilo, ki delujeta podobno in vam omogočata shranjevanje in ponovno uporabo besedila, slik, tabel, podpisi, in druge predmete. Če vedno znova vnašate ali vnašate isto stvar, potem so ta orodja za vas.

Korak 1: Izberite besedilo, sliko ali drug element, ki ga želite shraniti.

2. korak: Pojdi na Vstavi zavihek in kliknite Hitri deli spustna puščica.

• Če ga želite shraniti kot hitri del, izberite Shrani izbor v galerijo hitrih delov.
• Če ga želite shraniti kot samobesedilo, se premaknite na Samodejno besedilo in izberite Shrani izbor v galerijo samobesedila.

3. korak: V pojavnem oknu, ki se prikaže, mu lahko daste smiselno ime, izberete, v katero galerijo ga želite shraniti, dodate kategorijo in poljubno izpolnite druge podrobnosti.

4. korak: Kliknite v redu da shranite svoj vnos.

Ko ste pripravljeni na uporabo shranjene izbire, postavite kazalec v dokument na želeno mesto. Vrnitev na Vstavi kliknite zavihek Hitri deli spustno puščico in izberite element. Nato se pojavi v vašem dokumentu na mestu, ki ste ga določili s kazalcem.

Glavni razlike med hitrimi deli in samobesedilom so, da je samodejno besedilo del funkcije hitrih delov in ima vsak svojo galerijo za shranjene elemente.

Ne glede na to, kaj se boste odločili uporabiti ali morda oboje, boste cenili ta odličen način za prihranek časa in zmanjšanje napak zaradi ponovnega tipkanja ali branja iste vsebine.

Zajemite in vstavite posnetke zaslona

Še en trik za produktivnost za Word, ki ga je vredno omeniti, je orodje Screenshot. Z njim lahko hitro in skoraj brez truda v svoj dokument vstavite posnetek zaslona. Izbirate lahko med drugim odprtim oknom na namizju ali vstavite posnetek zaslona nečesa, kar ste zajeli ročno.

Če želite uporabiti orodje, pojdite na Vstavi zavihek in kliknite Posnetek zaslona spustna puščica.

Na vrhu polja boste videli druga odprta okna. Izberite eno, da jo vstavite v dokument, nato pa jo formatirajte ali uredite kot katero koli drugo sliko v Wordu.

Druga možnost je, da zajamete določen del zaslona ali drugega okna. Izberite Izrezek zaslona. Videli boste, da se vaš kazalec spremeni v križec. Povlecite, da zajamete želeni del, in ga spustite, ko končate. Izrezek se samodejno prikaže v vašem dokumentu kot statična slika.

Ko potrebujete posnetke zaslona iz vašega računalnika, lahko odpravite potrebo po odpiranju orodja za posnetke zaslona, ​​zajemanju, kar potrebujete, velikosti in shranjevanju ter se nato vrnete v dokument in ga vstavite. Preprosto uporabite Wordovo vgrajeno orodje za posnetek zaslona.

Priporočila urednikov

• Ta zložena navpična postavitev monitorja je spremenila moj potek dela
• 5 funkcij, ki jih komaj čakam, da jih preizkusim v Microsoftovem brskalniku Edge, ki ga poganja ChatGPT
• Microsoft bi lahko dal ChatGPT v Outlook, Word in PowerPoint
• Microsoft Edge ima nov trik za večjo zmogljivost
• Uporabljate Office? Zaradi te Microsoftove spremembe je lahko vaš računalnik ogrožen