Blokirajte počitnice v Outlooku, da bodo sodelavci vedeli, da vas ne bo več.
Zasluga slike: Robert Daly/OJO Images/Getty Images
Z uporabo programa Microsoft Outlook 2013 blokirajte dopust v koledarju tako, da si rezervirate termin. Če vaša pisarna uporablja Microsoft Exchange, lahko prilagodite sporočila s samodejnim odgovorom, ki so namenjena samo osebam svojo organizacijo, medtem ko pošiljate drugačno sporočilo vsem drugim, ki vam pošljejo e-pošto, medtem ko vas ni. Če ne uporabljate Exchangea, lahko še vedno pošiljate samodejne odgovore na sporočila iz Outlooka, vendar boste morali računalnik pustiti prižgan, ko ste odsotni.
Čas rezervacije v vašem koledarju
Korak 1
Odprite koledar v Outlooku 2013, povlecite kazalec čez dneve, ko boste na dopustu, in z desno tipko miške kliknite označeni časovni blok. Lahko pa samo kliknete gumb »Nov sestanek« in v ustreznih menijih vnesete začetni in končni čas.
Video dneva
2. korak
Vnesite "Počitnice!" ali drug ustrezen naslov za vaš prosti čas v polju »Zadeva«. Po želji vnesite lokacijo v polje »Lokacija«. "Hawaii" vedno deluje dobro, tudi če ostanete samo en teden doma in gledate Netflix.
3. korak
Kliknite polje »Prikaži kot«, ki se nahaja v skupini Možnosti pod zavihkom Sestanek in izberite »Zunaj pisarne«, da bodo vsi, ki imajo dostop do vašega koledarja, videli, kdaj boste odsotni. Kliknite »Shrani in zapri«, da dokončate načrte za počitnice – vsaj kar zadeva Outlookov koledar.
Samodejni odgovori z izmenjavo
Korak 1
Kliknite meni »Datoteka« v Outlooku 2013 in izberite »Samodejni odgovori (Zunaj pisarne)«. Če ta možnost ni na voljo, nimate računa za Microsoft Exchange. Odpre se okno Samodejni odgovori.
2. korak
Kliknite možnost »Pošlji samodejne odgovore«. Upoštevajte, da je izbran zavihek »Znotraj moje organizacije«.
3. korak
Kliknite veliko besedilno polje in vnesite sporočilo, ki ga želite poslati komur koli v vaši organizaciji, ko ste odsotni. To običajno vključuje datum, ko se vrnete. Če vas nekdo pokriva, ko ste odsotni, lahko vključite kontaktne podatke te osebe ali svoje kontaktne podatke za nujne primere, če želite. Uporabite možnosti oblikovanja nad besedilnim poljem, da prilagodite oblikovanje tako kot vsako e-poštno sporočilo.
4. korak
Kliknite zavihek »Zunaj moje organizacije«, če želite, da Outlook samodejno odgovarja tudi ljudem, ki ne delajo v vašem podjetju. Kliknite možnost »Samodejni odgovor osebam zunaj moje organizacije«. Izberite možnost »Samo moji stiki« ali »Kdor koli zunaj moje organizacije«. Besedilo, ki ste ga uporabili za samodejne odgovore v vaši organizaciji, se samodejno prikaže v polju za besedilo sporočila. Uredite to sporočilo po želji ali ga izbrišite in napišite drugo sporočilo.
5. korak
Kliknite menija "Začetni čas" in "Končni čas", da izberete datum in uro, ko boste odšli na dopust in kdaj se boste vrnili v pisarno. Outlook vam bo v tem časovnem obdobju poslal samodejni odgovor.
6. korak
Izklopite samodejne odgovore, če se vrnete zgodaj, tako da kliknete meni »Datoteka« in nato kliknete gumb »Izklopi« pod možnostjo Samodejni odgovori.
Samodejni odgovori brez izmenjave
Korak 1
Kliknite gumb »Nova e-pošta« v Outlooku 2013. V vrstico »Zadeva« vnesite ustrezen naslov, na primer »Ta teden zdoma«, nato pa v polje »Sporočilo« vnesite sporočilo o odsotnosti.
2. korak
V meniju Datoteka izberite "Shrani kot". Kliknite meni »Shrani kot vrsto« in izberite »Predloga Outlook«. Naslov datoteke je privzeto enak naslovu vaše teme, vendar ga lahko po potrebi spremenite. Kliknite gumb "Shrani".
3. korak
Kliknite gumb »Pravila«, ki se nahaja na zavihku Domača stran traku. V spustnem meniju izberite "Upravljanje pravil in opozoril". Odpre se okno Pravila in opozorila.
4. korak
Kliknite gumb "Novo pravilo". S tem se odpre čarovnik za nova pravila. Kliknite možnost »Uporabi pravila za sporočila, ki jih prejmem«, v razdelku Začni s praznega pravila. Kliknite »Naprej«. Prikaže se seznam možnosti za filtriranje, kdo bi moral ali ne bi smel prejeti vašega sporočila o odsotnosti. Določite lahko na primer, da se sporočilo pošlje samo v sporočila, ko je vaše ime v polju »Za« in ne polja "CC", lahko pa določite, da se odgovor pošlje samo na sporočila z visokim pomembnosti.
5. korak
Izberite možnosti, da določite, kdo prejme ali ne prejme samodejnega odgovora. Če pustite možnosti prazne, bo samodejni odgovor poslan vsem, ki vam pošljejo e-pošto. Kliknite »Naprej«.
6. korak
Kliknite možnost »Odgovori z uporabo posebne predloge« v razdelku 1. korak in nato kliknite povezavo »določena predloga« v razdelku 2. korak. Odpre se navigacijsko okno. Kliknite meni »Poišči« in izberite »Uporabniške predloge v datotečnem sistemu« in nato dvokliknite predlogo sporočila za samodejni odgovor, ki ste jo pravkar ustvarili pred nekaj minutami.
7. korak
Kliknite gumb »Naprej«, preglejte svoje izbire in znova kliknite »Naprej«. Kliknite "Dokončaj". Pustite, da Outlook deluje v vašem računalniku. Če računalnik preide v stanje spanja, se izklopi ali če je Outlook zaprt, sporočilo samodejnega odgovora ne bo poslano nikomur.
8. korak
Tapnite ikono »Išči« na začetnem zaslonu sistema Windows 8.1, vnesite »sleep« in izberite »Nastavitve napajanja in mirovanja«. Kliknite meni "Spavanje" in izberite "Nikoli". Na prenosnem računalniku je to na voljo samo v "Ko je priključen, izklopi po" meni.
9. korak
Izklopite samodejni odgovor, ko se vrnete z dopusta, tako da se vrnete na možnost »Upravljanje pravil in opozoril« na gumbu Pravila. Kliknite kljukico poleg pravila, da onemogočite samodejni odgovor, in kliknite »Uporabi«. Ne pozabite vrniti nastavitve spanja vašega računalnika na normalno stanje.
Nasvet
Če vaša pisarna uporablja Microsoft Exchange, lahko sodelavca določite za pooblaščenca za e-pošto in koledar, ko ste odsotni. Kliknite zavihek »Datoteka« v Outlooku 2013, izberite »Nastavitve računa«, kliknite »Pooblasti dostop« in nato kliknite »Dodaj«. Vnesite ime svojega sodelavca, izberite in kliknite "Dodaj". Nato lahko določite, kaj lahko pooblaščenec naredi, na primer sprejema sestanke v vašem imenu, v dovoljenjih pooblaščenca pogovorno okno. Vaš pooblaščenec lahko nato dostopa do vašega računa.
