Z računalnikom ustvarite zbirko podatkov PDF.
Datoteka Portable Document Format (PDF) se pogosto uporablja za ohranitev kakršnega koli oblikovanja dokumenta, ustvarjenega v drugem programu, kot je word dokument, preglednica ali datoteka zapletenega oblikovanja. PDF-ji so ustvarjeni in upravljani s programom Adobe Acrobat. Če želite nastaviti datoteko zbirke podatkov PDF, je najbolje, da jo najprej ustvarite s programom baze podatkov ali preglednicami, kot je Microsoft Excel. Nato lahko datoteko pretvorite v PDF in dodate iskalno vrstico Adobe Acrobat in funkcije indeksa, kar uporabnikom olajša iskanje po bazi podatkov.
Pretvori bazo podatkov v PDF (Ref. 1, 2)
Korak 1
V računalniku odprite aplikacijo za preglednice in vnesite vse podatke, ki jih želite vključiti v bazo podatkov. Če uporabljate program baze podatkov, boste lahko podatke vnesli veliko bolj učinkovito, kot če bi zagnali PDF iz nič. Ko je datoteka končana, shranite datoteko.
Video dneva
2. korak
Datoteko shranite kot PDF, če uporabljate program, ki to omogoča. Vsi programi Microsoft Office nudijo to možnost, če že imate nameščen Adobe Acrobat na vašem računalniku. V Excelu na primer kliknite gumb »Microsoft Office«, se pomaknite po »Shrani kot« in izberite »PDF ali XPS«. Vnesite ime datoteke in kliknite »Objavi«. V drugih programih boste morda lahko tiskali v PDF z Adobe PDF Tiskalnik. Odprite datoteko PDF v programu Adobe Acrobat.
3. korak
Pretvorite datoteko prek programa Adobe Acrobat, če korak 2 ni mogoč. Odprite Acrobat in kliknite »Datoteka, Ustvari PDF, iz datoteke«. V pogovornem oknu »Odpri« izberite datoteko preglednice in kliknite »Odpri«. Datoteka se bo pretvorila in odprla nov dokument PDF. Kliknite "Datoteka, shrani kot", da shranite datoteko.
Dodajte funkcije iskanja (ref. 3, 4)
Korak 1
Dostopajte do orodne vrstice »Najdi« v programu Adobe Acrobat. Privzeto bo odprt, vendar ga lahko vedno znova najdete z izbiro »Uredi, Najdi«. Uporabite ga za iskanje katere koli besede v dokumentu.
2. korak
Uporabite okno »Iskanje«, da omogočite bolj zapleteno iskanje. Kliknite »Uredi, Iskanje«, da ga prikažete, ali kliknite puščico poleg orodne vrstice »Najdi« in kliknite »Odpri celotno iskanje Acrobat«. Ta funkcija je na voljo tudi uporabnikom programa Adobe Reader.
3. korak
Ustvarite indeks za PDF, da lahko uporabniki iščejo po bazi podatkov. Če želite dodati indeks, kliknite »Napredno, obdelava dokumentov, upravljanje vdelanega indeksa«. Kliknite »Vdelaj indeks«. Sledite navodila in kliknite »V redu«. Indeks bo vključen v PDF, ko ga boste distribuirali prejemniki.
Stvari, ki jih boste potrebovali
Adobe Acrobat
Program za preglednice
