Kako za vedno ohranite digitalne podatke? Ni lahko

Človeštvo vsak dan naloži približno dve milijardi fotografij. Vsako minuto se na YouTube naloži osupljivih 300 ur videoposnetkov. Večina nas ustvarja digitalne datoteke v službi in za svoje osebne projekte. Naši digitalni svetovi se ves čas širijo.

Toda ali imajo ti digitalni podatki rok trajanja? Kako zagotovimo, da so naše najdragocenejše digitalne datoteke ohranjene in dostopne, ko jih potrebujemo? Kaj se zgodi z njimi, ko zaradi bolezni ali smrti sami do njih ne moremo več dostopati?

V fizičnem svetu ni razlike med shranjevanjem in ohranjanjem. Morda imate na podstrešju škatlo s starimi fotografijami ali papirji, ki so pripadali vašemu pradedku, in pod pogojem, da so bili shranjeni v dobrih pogojih, bodo še danes berljivi. Tega ne moremo reči za digitalne podatke.

»Pri ohranjanju gre v resnici za dolgoročni dostop,« pojasnjuje dr. Micah Altman, direktor raziskav in Vodja/znanstvenik, program informacijske znanosti za knjižnice MIT, »Gre za komunikacijo s prihodnostjo neka točka."

Grožnja izgube

»Ena grožnja je, da mediji propadejo. Trdi disk odpove, DVD odpove ali diska ni mogoče prebrati,« pravi dr. Altman, »Druga nevarnost je, da lahko vidite bitov, vendar ne morete več povedati, kaj pomenijo, ker ni na voljo programske opreme, ki bi to upodobila dokument. Morda imate datoteko Microsoft Word, ki ste jo napisali pred 15 leti, in je videti v redu, ko pa jo odprete, morda ne boste mogli razumeti, kaj piše, ker ta oblika ni več podprta.«

Predvidevamo, da bodo digitalne datoteke trajale večno, ker se ne pokvarijo, toda medij, na katerega jih shranimo, lahko in tudi pokvari.

»Različni mediji imajo izjemno različne dobe trajanja,« pojasnjuje dr. Altman, »možno je dobiti arhivsko optično mediji in ga napišite na profesionalen način, tako da bi pričakovali, da bo trajal 100 let, če bo pravilno shranjen mesto. Če pa snemate na druge stvari, kot je naključni trdi disk, CD ali bliskovni pogon in jih postavite na polico, se lahko vrnete čez tri leta in ugotovite znatno poslabšanje podatkov.«

S pravilnim shranjevanjem stvari lahko drastično vplivate na verjeten rok uporabnosti. Če CD postavite v zadnji del omare, kjer je razmeroma hladno in suho, bo zdržal veliko dlje, kot če bi ga pustili na soncu ali na vlažnem mestu. V napačnih okoljskih razmerah se lahko uniči v enem letu ali celo mesecu.

Ni vsak prostor za shranjevanje enak

»Eden od izzivov je, da mediji, ki se običajno prodajajo potrošnikom, kot so trdi diski v računalniki v resnici niso narejeni za dolgoročno shranjevanje,« pravi dr. Altman, »v resnici niso tako zasnovano. Zasnovani so za življenjsko dobo treh, štirih ali petih let.«

Kdor je že kdaj doživel okvaro trdega diska, to še predobro ve. Obstaja tudi veliko razlik v kakovosti trdega diska, diski pa se izdelujejo v serijah. Nekatere znamke in serije trajajo dlje kot druge.

Možno je kupiti optične diske arhivske kakovosti, ki so zasnovani za 100-letno življenjsko dobo. Sony in Panasonic delata na standardu Archival Disc. Obstajajo tudi možnosti, kot je M-Disc (Millennial Disc), ki naj bi trajal do 1000 let, vendar so, kot bi lahko pričakovali, bistveno dražji od običajnih diskov. Za njihovo branje boste v prihodnosti potrebovali tudi ustrezno strojno opremo in ni znano, kako težko bo čez stoletje dobiti DVD predvajalnik.

Vsak oblak ima srebrno oblogo

»Ustvarjanje varnostne kopije na ločenem disku, bliskovnem pogonu ali varnostnem traku – vse to je v redu, vendar boste morali to narediti vsak mesec in posodobite,« predlaga dr. Altman, »Še bolje bi bilo uporabiti sistem za varnostno kopiranje shrambe v oblaku in samodejno vzeti stvari in jih naložiti v zunanje strežniki. Običajno ti niso v sistemih za shranjevanje brez povezave, so spletna shramba, zato so podvojeni na več vrtečih se diskih, dobra storitev za shranjevanje v oblaku pa bo redno preverjala njihove kopije.«

Če greste po poti v oblaku, potem breme ugotavljanja, kako ohraniti svoje podatke, preložite na svojega ponudnika v oblaku. Izberite dobrega in ohranili bodo več kopij vaših datotek na tehnologiji, ki se pogosto posodablja. Nastavite lahko tudi urnik varnostnega kopiranja in pozabite nanj. Vaše datoteke bodo varne v primeru vloma ali požara v vašem domu, ki bi lahko izbrisal lokalno shranjene podatke.

Morali boste plačati naročnino, a če želite biti mirni glede svojih podatkov, se vam morda zdi vredno. Nekaj ​​storitev, ki jih dr. Altman priporoča Backblaze in CrashPlan, ker izvajajo najboljše prakse in so pregledni glede svojega dela.

Napake shranjevanja v oblaku

Na žalost shranjevanje v oblaku ni varen način ohranjanja in ponudniku, ki ga izberete, zelo zaupate.

»Lahko bankrotirajo,« pravi dr. Altman, »ali pa bi pomotoma poslali sporočilo o vaši potečeni kreditni kartici na napačen e-poštni naslov. in sčasoma prekliče vaš račun ali pa bi lahko nekdo trdil, da imate avtorsko zaščiteno gradivo, in bi lahko dobil prepoved."

Ta tveganja lahko ublažite tako, da podvojite storitve in uporabite dve rešitvi za shranjevanje v oblaku, ker je možnost hkratnih težav pri dveh neodvisnih podjetjih veliko manjša.

Upoštevati je treba tudi vprašanje zasebnosti. Mnogi ponudniki shranjevanja v oblaku imajo pravilnike o zasebnosti, ki jih je težko razumeti.

»Zasebnost je še en razlog, zakaj bi morda želeli stvari upravljati lokalno,« pojasnjuje dr. Altman, »če bi vas res skrbelo, bi se morda odločili šifrirati stvari, preden jih kamor koli shranite. To je verjetno eden najboljših načinov za zaščito teh podatkov pred dostopom in uporabo s strani drugih, vendar z vidika ohranjanja - če izgubite šifrirni ključ, ste izgubili podatke.

Druga težava z računi v oblaku je dostop. Kako bo vaša družina pridobila dostop do vaših računov v oblaku, če doživite nesrečo, hudo bolezen ali se spustite iz te smrtonosne tuljave? Kako dolgo preden bo vaš račun izbrisan? S pravnega vidika se lahko družinski člani izkaže za težavno, da se tega spoprimejo v že tako zelo težkem času.

»V tem digitalnem svetu, v katerem zdaj živimo, je zelo pomembno imeti pripravljen načrt za to, kaj se zgodi z vašimi računi, ko do njih ne morete dostopati,« predlaga dr. Altman.

Morda boste želeli z nekom deliti svojega upravitelja gesel in v oporoki določiti svoje digitalne datoteke.

Tudi formati so pomembni

»Tudi če daš svoje stvari v Google in Amazon ter daš kopijo svojega gesla svojim otrokom ali odvetniku, bodo nekatere od teh datotek kasneje težko prebrati in razumeti,« pojasnjuje dr. Altman, »lahko pomislite, da bi za stvari, za katere resnično želite zagotoviti, da jih prenesete, naredili nekaj standardiziranih izvodov. Stvari, ki si jih je mogoče ogledati neposredno v spletnem brskalniku brez vtičnikov, kot je datoteka JPEG. Morda niso najboljše kakovosti slike, vendar jih bo verjetno enostavno upodobiti na podlagi odprtih standardov.«

Še dva formata, ki ju priporoča, sta TIF in PDF-A. Zelo podroben seznam priporočenih specifikacij formatov za shranjevanje podatkov lahko najdete na Spletna stran Kongresne knjižnice.

»Pravilo bi bilo, da bo nekaj, kar prikažete v spletnem brskalniku, ne da bi se povezali z internetom ali namestili dodaten vtičnik, verjetno berljivo dolgo časa,« pravi dr. Altman.

Zadnja beseda

Ni dokončnega odgovora o tem, kako zagotoviti, da bodo vaše digitalne datoteke trajale večno, lahko pa zavarujete svoje stave in pripravite večstransko strategijo, ki bo vašim podatkom omogočila največjo možnost preživetja.

»Priporočam, da nekaj časa preiščete storitve shranjevanja v oblaku. Izberite dva, ki sta neodvisna. Imeti upravitelja gesel ali upravitelja računa. Imejte načrt, kdo bo upravljal z vašimi digitalnimi sredstvi, če se vam kaj zgodi, naj bo to vaš sin ali hči ali vaš odvetnik, vendar imejte jasen načrt nasledstva,« pravi Dr. Altman, »Prav nekaj zelo pomembnih stvari, za katere veste, da jih želite obdržati, jih postavite v digitalni format, kot je TIF ali GIF ali PDF-A, tako da so trajnejše od povprečja. mapa. Naredite več kopij in jih delite z ljudmi, ki jim zaupate.«