Poimenujte in ustvarite novo bazo podatkov z ukazom »Novo« na zavihku »Datoteka«. Izberite zavihek "Domov" in odpre se nova tabela. Preklopite na "Design View".
Vnesite ime "primarnega ključa" v stolpec "Ime polja" v 1. vrstici. "ID" je privzeto z "AutoNumber" v stolpcu "Vrsta podatkov". To je mogoče shraniti ali spremeniti v drug edinstven identifikator zapisa, kot je ID številka zaposlenega ali številka socialnega zavarovanja. "Vrsta podatkov" je mogoče ohraniti kot "Samodejno številko" ali spremeniti v ročni vnos, dokler je lastnost "Indeksirano" nastavljena na "Da (brez dvojnikov)."
Ustvarite polja za vse informacije, ki jih zahtevajo novi zaposleni. To vključuje: 1. Ime in priimek, začetnice ali srednje ime, po želji 2. Domači in poštni naslovi 3. službene, domače in mobilne telefonske številke 4. Število odbitkov za zvezni in državni odtegljaj dohodnine 5. Številka socialnega zavarovanja 6. Vozniško dovoljenje ali druga državna identifikacijska številka 7. Potrditveno polje, ki zagotavlja, da je bila upravičenost do "dokazila o zaposlitvi" preverjena 8. Polje z besedilom za beleženje preverjenih dokumentov 9. Uradni datum začetka zaposlitve 10. Uradni datum prenehanja delovnega razmerja (izpolni se ob odhodu delavca) 11. Plačna stopnja 12. Naziv delovnega mesta in drugi podatki po želji delodajalca Življenjepise in prijave lahko po želji digitalizirate in priložite evidenci
Vsakemu polju dodelite vrsto podatkov in nastavite zahtevane lastnosti za oblikovanje številk, določite število dovoljenih znakov v polju in določite, ali naj bodo podatki indeksirani. Pri gradnji baze podatkov je prav tako smiselno dodati opis polja, ki opredeljuje njen namen, dejanje za kasnejši pomnilnik, ko je treba bazo podatkov spremeniti ali revidirati.
Izberite zavihek »Ustvari« in kliknite gumb »Obrazec« v skupini »Obrazec«. V obrazec dodajte vsa ali nekatera polja in ga shranite. Oblikujte lastnosti polja, da se ujemajo z lastnostmi tabele. Shranite ga še enkrat, preden se vrnete na "Pogled obrazca" na gumb "Pogled" na zavihku "Domov". Uporabite obrazec za vnos podatkov.
Izberite zavihek »Ustvari« in kliknite gumb »Poroči« v skupini »Poročilo«. Dodajte vsa ali nekatera polja in nato preklopite na pogled »Postavitev«. Spremenite širine stolpcev ter format polj in oznak. Spremenite pisave, barve ali izberite vnaprej oblikovano zasnovo v spustnem polju »Oblikovanje«. Shranite poročilo. Predloga poročila vam bo omogočila tiskanje obračunov plač.
Šifrirajte bazo podatkov zaradi varnosti. Zaprite bazo podatkov, ponovno odprite v ekskluzivnem načinu s puščico navzdol na gumbu »Odpri« okna »Odpri datoteko« in izberite "Odpri ekskluzivno." Kliknite zavihek »Datoteka«, izberite ukaz Info in nato kliknite »Šifriraj z geslom« na »Informacije« podokno. Ko se prikaže pogovorno okno »Nastavi geslo za bazo podatkov«, nastavite geslo in ga vnesite drugič za preverjanje. Kliknite V redu. Ko se naslednjič odpre baza podatkov, bo potrebno geslo. Vnesite geslo v polje Geslo, ga znova vnesite v polje Preveri in kliknite V redu.
Nasvet
Močna gesla so sestavljena iz najmanj osmih znakov in vključujejo številke, velike in male črke, in poseben znak, kot je "!" ali "&." Uporabite lastnosti »Caption«, da poljem omogočite preprost jezik imena. Spreminjanje imena polja »FirstName« v »First Name« je v poročilih videti bolj profesionalno. Obstajajo spletni in običajni programski paketi za plače, ki obravnavajo časovno kartico in izračune plače. Če želite to narediti v Accessu, potrebujete izjemno prefinjeno programsko spretnost in razumevanje, ki presega vsebino povzetka članka.
