Kako narediti e-pošto bolj produktivno in manj stresno

E-pošta je nedvomno uporabno komunikacijsko orodje, toda če se uporablja nepravilno, se lahko spremeni v požiralec časa, kradenje pozornosti in nenehno povzročanje stresa, ki je bolj breme kot korist. Če se vsak dan bojite svoje mape »Prejeto«, si oglejte ta seznam profesionalnih tehnik, ki vam lahko pomagajo obrniti scenarij in spremeniti e-pošto nazaj v orodje za produktivnost, kakršno naj bi bilo.

Nastavite (in oddajajte) svoje delovne ure

Če želite preprečiti, da bi se e-pošta prikradla v nedelovne ure vašega življenja, je dobro, da določite izven delovnega časa – ne le tako, da se mentalno zavežete, da v določenem času ne boste preverjali e-pošte. dan ali celo z vklopom nastavitev načina »ne moti«, da blokirate e-poštna obvestila (kar je tudi dobra ideja), ampak tudi z nastavitvijo odgovora o odsotnosti, da se vključi po delu ure. To pomaga obvladati pričakovanja in bo pomagalo vzpostaviti meje s sodelavci, vendar brez popolne blokade komunikacije, če se pojavi kaj nujnega.

Na začetku je lahko nekoliko vznemirjajoče, če ste navajeni preverjati e-pošto ob vseh urah dneva, a sčasoma boste ugotovili, da preverjanje e-pošte ob določenih urah dneva vas spodbuja, da ste bolj osredotočeni in učinkoviti v času, ki ste ga blokirali izklopljeno.

Prevzemite nadzor nad kadenco

Podobno kot če ne preverjate e-pošte izven delovnega časa, tudi ni idealno, da ves dan neprestano preverjate svojo mapo »Prejeto«. E-pošte se ne bi smelo uporabljati kot aplikacija za klepet v realnem času – to sta Slack in Microsoft Teams so za. Če torej za vas ni ključnega pomena, da takoj prejmete e-poštna sporočila, bi bilo morda pametno prilagoditi nastavitve mape »Prejeto« tako, da nova sporočila prihajajo samo ob vnaprej določenem času. Večina danes priljubljenih e-poštnih odjemalcev vam omogoča, da prilagodite, kako pogosto vaša mapa »Prejeto« pridobiva nova sporočila, in znižanje frekvence lahko dela čudeže za vašo produktivnost. Poleg tega, da e-pošta manj moti, vam strateška nastavitev kadence omogoča, da učinkoviteje blokirate dele svojega urnika za e-poštno dopisovanje.

Evo, kako je to storjeno za Outlook in Pošta za Mac.

Agresivno se odjavite s seznamov

Neželena, nepomembna e-poštna sporočila z poštnih seznamov so nadležno življenjsko dejstvo, a če se z njimi spopadate preprosto tako, da pritisnete gumb za brisanje, si delate medvedjo uslugo. Namesto da preprosto izbrišete ta sporočila, je dobro, da si vzamete nekaj dodatnih sekund, da se v celoti odjavite s poštnega seznama. Potrebuje nekoliko več časa, vendar se bodo ti dodatni kliki v prihodnosti poplačali desetkrat, saj vam bodo prihranili težave z brisanjem vedno večjega števila neželenih e-poštnih sporočil, ki zamašijo vašo mapo »Prejeto«.

Nekateri sodobni e-poštni odjemalci vam olajšajo ta postopek in bodo samodejno zaznali sporočila poštnega seznama ter ponudili gumb za odjavo, ki ga je enostavno najti. Toda tudi če vaš e-poštni odjemalec nima te funkcije, je vseeno vredno, da se pomaknete navzdol na dno sporočila in ročno poiščete povezavo za odjavo. Če vse drugo odpove in ni povezave za odjavo, je pogosto vredno poslati e-poštno sporočilo s kratkim odgovorom, ki pošiljatelja jasno prosi, naj me »prosim, odstrani s svojega seznama«.

Uporabite samodokončevalnik

Predlogi za samodokončanje (npr Gmailovo pametno sestavljanje) so nedvomno ena najboljših funkcij, ki so bile v zadnjem času dodane programski opremi za e-pošto. Če niste seznanjeni, v bistvu delujejo tako, da predvidevajo pogoste besede in stavke, ki jih običajno uporabljate, nato pa jih ponudijo kot predloge, ki jih lahko vnesete z enim pritiskom na tipko. Dobri se naučijo vašega sloga pisanja, bolj ko jih uporabljate, in lahko sčasoma postanejo skoraj srhljivo natančni.

Če sem popolnoma iskren, vam predlogi za samodokončanje verjetno ne bodo prihranili več kot nekaj dodatnih minut na teden, vendar lahko delujejo čudeže za zmanjšanje miselnega napora, ki je potreben za sestavljanje e-poštnega sporočila - še posebej, če se trudite najti pravi način za besedo nekaj. Predlogi so lahko tudi koristen opomnik, naj bodo stvari kratke in sladke.

Naučite se, kdaj preskočiti e-pošto in dvigniti slušalko

Ena najboljših veščin e-pošte, ki jih lahko gojite, je sposobnost prepoznati, kdaj je e-pošta - in še pomembneje, kdaj ni - idealna komunikacijska metoda za uporabo v dani situaciji. V mnogih primerih je e-pošta boljša, ker je asinhrona, omogoča bolj premišljene odgovore in pušča papirnato sled, zaradi česar je odlična za določene vrste sporočil. Toda za manj formalne pogovore e-pošta morda ni najboljše mesto za komunikacijo. Kadarkoli vaše komunikacije ni nujno treba beležiti, je pogosto hitreje in učinkoviteje sprožiti kratko Slack sporočilo ali celo dvigniti slušalko. V določenih delovnih situacijah se klicanje ljudi včasih zavrača, toda če se uporablja strateško, ima koristi (dodatna hitrost, jasnost in sposobnost uporabe tona in pregiba za posredovanje informacij) odtehtajo stroški.

Priporočila urednikov

• 10 razširitev brskalnika, ki pomagajo povečati vašo produktivnost
• Preprost vdor v grafično kartico naredi vaš prenosnik RTX 3080 20 % zmogljivejši, če si upate

Nadgradite svoj življenjski slogDigitalni trendi bralcem pomagajo slediti hitremu svetu tehnologije z vsemi najnovejšimi novicami, zabavnimi ocenami izdelkov, pronicljivimi uvodniki in enkratnimi vpogledi v vsebine.