Kako uporabljati nalepke Avery 5160 v Excelu

Nalepke Avery so dobro znan standardni pisarniški izdelek, nalepke 5160 (med drugimi velikostmi) pa so združljive z Microsoftovimi izdelki. Nalepke Avery lahko natisnete iz Excela, vendar postopek na koncu zahteva spajanje pošte za kategorizacijo polj nalepk in njihovo uvoz v obliko nalepke.

Med postopkom spajanja pošte nastavite stolpce s podatki v Excelu in jih nato povežete s polji za oblikovanje v Microsoft Wordu. Postopek ni zapleten, vendar zahteva čas za pravilno nastavitev oblikovanja. Tudi veliki seznami stikov ali druge oblike podatkov v Excelu zahtevajo več časa za dokončanje.

Alternativa uporabi Excela z Wordom je, da ročno vnesete vsako oznako ali zaženete spajanje pošte prek drugega združljivega programa, kot je Microsoft Outlook. Možnost Microsoft Outlook je privlačna le, če storitev že uporabljate kot upravitelja pošte.

Nalepke Avery so standardne pri oblikovanju nalepk v programu Microsoft Word, velikost pa je že shranjena v prednastavitvi, zaradi česar so odlična izbira za postopek označevanja. Druge običajne znamke in postavitve nalepk so prav tako shranjene v oblikovanju etiket za Microsoft.

Preden skočite v Excel in uporabite program za gostovanje vaših podatkov, razmislite, ali je Excel najboljša uporaba za vašo določeno situacijo. Če izdelujete majhno število nalepk – na primer manj kot 100 z minimalnimi informacijami – je boljša možnost vnašanje informacij neposredno v Wordov dokument, oblikovan na etiketi. To še posebej velja za seznam za enkratno uporabo.

Excel je idealen za gostovanje velike količine informacij, kot je seznam stikov z imenom, naslovom in drugimi informacijami za stotine ali celo tisoče ljudi. Sezname, ki nenehno rastejo in se razvijajo, je enostavno upravljati v Excelu.

Delovni zvezek Excel ni dobra izbira za tiskanje nalepk za upravljani seznam, vendar oblikovanje olajša premikanje podatkov v druge programe in oblike. Seznam stikov lahko na primer enostavno naložite v upravitelja e-pošte iz Excela.

Uporabite Excel, če so informacije pomembne in se bodo nenehno uporabljale. V nasprotnem primeru razmislite o ročnem vnašanju podatkov neposredno v Wordov dokument.

V Excelu formatirajte polja z oznakami z naslovi stolpcev. Vsak stolpec na primer postavite na glavo z določenim poljem, kot je npr ime, priimek, naslov, mesto, država, Poštna številka, email naslov in vse druge podatke, ki jih obdržite v stikih. Nastavitev stolpca za vsak določen niz podatkov je pomembna, ko pride čas za oblikovanje nalepk.

Vsaka vrstica ustreza enemu stiku ali nizu podatkov. Uporaba naslova stolpca za vsak podatek poveča vašo zmožnost, da pozneje, ko uporabite postopek spajanja pošte, določite mesto, kjer se informacije nahajajo na nalepkah. Na tej točki shranite Excelov delovni list in zapustite program. Nato odprite Microsoft Word, da zaženete spajanje pošte in na koncu natisnete nalepke.

Pojdite na Pošiljanja zavihek v novem Wordovem dokumentu in izberite Začnite spajanje pošte možnost. Izberite Oznake in kliknite Možnosti oznake. Tukaj formatirate Wordov dokument za nalepke Avery 5160.

Izberite tiskalnik za neprekinjeno podajanje ali tiskalnik strani glede na model, ki ga uporabljate. Pod možnostmi tiskalnika so možnosti nalepk. Izberite spustni meni, da si ogledate dobavitelje in izberite Avery s tega seznama.

Ustvari se še en seznam z vsemi slogi etiket Avery. Kliknite na 5160 oznake modela in izberite v redu. Wordov dokument določa velikost oznak tako, da se ujemajo z natančnim razmikom in potrebnim dizajnom.

Zdaj kliknite mapa in izberite Napredno možnost za povezavo Excela z Wordom. Označite Potrdite pretvorbo oblike datoteke potrdite polje in izberite v redu. Vrnitev na Pošiljanja in kliknite Izberite Prejemniki da poiščete svojo Excel datoteko. Izberite datoteko, da združite informacije z Wordom.

Oblikujte tako, kot naj bodo vaši podatki videti na etiketah, tudi v nastavitvah poštnih sporočil. Uporabi <> styling za postavitev informacij. To je povezano s stolpci, ki ste jih prej ustvarili v Excelu. Te podatke lahko konfigurirate na kakršen koli način.

Oznaka naslova običajno gosti ime, ulični naslov, mesto, državo in poštno številko. Dodate lahko tudi ime podjetja ali katero koli polje po meri, če obstaja v stolpcu Excel. Oblikujte naslov vsakega stolpca na natančen način, kot želite, da je prikazan. To vključuje razmik med besedami in vrstico, na kateri obstaja.

Prilagodite nastavitve pisave tudi na tem področju. Uporaba privzete pisave, kot je preslikana iz Excela, deluje dobro, vendar je oblikovanje po meri enostavna možnost za oznake. Po združitvi preprosto zaženite predogled tiskanja, da se prepričate, da se velikost pisave in besedila prilegata nalepki.

Zdaj so nalepke Avery oblikovane in informacije so povezane. Kliknite Match Fields Spodaj Pošiljanja in se prepričajte, da se naslovi stolpcev iz Excela ujemajo z <> formatiranje, ki ste ga uporabili prej. Če se vse ujema, pojdite naprej. Če ne, uporabite spustne menije za prilagajanje, dokler se vsa polja ne ujemajo. To preslika stolpce Excela v oznake.

Kliknite Končaj in združi pod zavihkom Pošiljanje, da dokončate postopek. Kliknite Tiskanje da pošljete opravilo svojemu tiskalniku. Postavite nalepke Avery v pladenj tiskalnika, preden izvedete funkcijo tiskanja.

Prav tako naredite predogled tiskanja, da še enkrat preverite poravnavo in razmik ter poiščete morebitne napake. Nalepke in črnilo za tiskalnik so dragi, dvojno preverjanje datoteke pa zagotavlja, da vam ni treba tiskati več kot enkrat.

Obstaja alternativa izvajanju spajanja pošte med Excelom in Wordom. Možnost Outlook je specifična za sezname stikov, vendar ponuja enostaven način za nalaganje stikov iz Excela v Outlookovega upravitelja stikov.

Če vzdržujete e-poštni stik s komer koli na seznamu, je ta funkcija še posebej uporabna. Vnesite Outlook in izberite Dodajte stike in izberite Iz datoteke. Za enak rezultat lahko uporabite Excel ali standardno datoteko CSV. Izberite datoteko in uvozite vse v upravitelja Outlooka.

Zdaj je izvajanje spajanja pošte v Wordu veliko krajši postopek. Izberite vse želene stike z Shift+Nadzor ukaz tipkovnice za označevanje več stikov.

Pojdite na Domov zavihek v Outlooku in izberite Spajanje pošte sledi Samo izbrani stiki. Izberite polja za stik, ki jih želite na etiketah, ali kliknite Vsa kontaktna polja prenesti vse. Izberite Nov dokument in izberite vrsto dokumenta. Poštne nalepke je najbolj očiten izbor na seznamu.

S tem dejanjem se odpre Wordov dokument, vsi kontaktni podatki pa so preslikani in pripravljeni. Še vedno morate uporabiti Word za izbiro sloga oznake Avery, vendar je postopek enak zgoraj navedenemu.

Če ste preudarni, vnesite piši in VstaviPolja razdelek v Wordu, da dvakrat preverite preslikavo. Prav tako lahko zaženete predogled tiskanja, da zagotovite, da je vse pravilno postavljeno in pripravljeno za tiskanje. V nasprotnem primeru ste pripravljeni in lahko hitro natisnete nalepke s postopkom spajanja pošte v Outlooku.