Moj Outlookov nabiralnik je bil v zmešnjavi, preden sem uporabil te 3 trike

Nihče ne mara e-pošte, vendar nihče od nas ne more živeti brez nje. Če imate težave z upravljanjem dohodne e-pošte, so se mi ti trije nasveti izkazali za izjemno koristne.

Ne glede na to, ali želite samodejno premakniti sporočila, izvesti več dejanj z enim klikom ali narediti e-poštna sporočila, ki potrebujejo pozornost, izstopajoča med ostalimi, ti Microsoft Outlook nasveti ste pokrili.

Uporabite pravila za organiziranje dohodne e-pošte

Če želite organizirati e-poštna sporočila, ko prispejo, lahko nastavite pravila v Outlooku. Tako lahko e-poštno sporočilo premaknete v mapo, označite eno za nadaljevanje, označite sporočilo kot prebrano in drugo. Najboljši del je, da se vse naredi samodejno.

Korak 1: Pojdi na domov izberite zavihek Pravila spustno puščico in izberite Ustvari pravilo.

2. korak: V polju, ki se odpre, imate nekaj hitrih možnosti, med katerimi lahko izbirate za izbrano e-pošto.

Za pogoj lahko izberete med pošiljateljem, vrstico z zadevo ali pošljete na določen e-poštni naslov. Za dejanje lahko izbirate med prikazom okna z opozorilom, predvajanjem določenega zvoka ali premikanjem v mapo.

3. korak: Če tisto, kar vidite v polju, ustreza temu, kar želite storiti, preprosto potrdite polja za pogoje in dejanja, ki jih želite, in izberite v redu.

Uporabite napredno pravilo

Kot alternativo lahko izbirate med več različnimi pogoji in dejanji, če želite.

Korak 1: Izberite Napredne možnosti v polju Ustvari pravilo.

2. korak: Nato lahko izbirate med več kot 30 pogoji, na primer, ali je e-poštno sporočilo označeno kot pomembno, ima priponko ali je samodejni odgovor.

Označite polja za pogoje, ki jih želite uporabiti, in nato izberite modro povezano besedilo, da dokončate spremenljivke. Izberite Naslednji.

3. korak: Nato boste videli približno 20 dejanj, ki jih lahko izvedete. Naredite enako, tako da potrdite polje(-a) za dejanja(-a), ki jih želite uporabiti, in izberete modro besedilo, da izpolnite potrebne podrobnosti. Izberite Naslednji.

4. korak: Če obstajajo izjeme od pravila, ki ga želite dodati, lahko to storite naslednjič. Označite ta polja, izpolnite podrobnosti za modro besedilo in izberite Naslednji.

5. korak: Nazadnje poimenujte pravilo, označite, ali želite pravilo zagnati takoj ali ne, in izberite Končaj.

Ko nastavite pravilo, se lahko usedete in pustite, da Outlook organizira dohodna e-poštna sporočila namesto vas. Če si vzamete le nekaj minut za ustvarjanje pravila, lahko dolgoročno prihranite čas.

Če si želite pozneje ogledati, urediti ali odstraniti pravilo, pojdite na domov > Pravila > Upravljajte pravila in opozorila.

Nastavite hitre korake za ponavljajoča se opravila

Outlook ponuja funkcijo imenovani hitri koraki, ki lahko pospešijo opravila, ki jih opravljate znova in znova. Podobno kot pravila vam hitri koraki omogočajo izbiro enega ali več dejanj, ki jih želite izvesti v e-pošti. Toda namesto da bi ta dejanja izvajali samodejno, jih upravljate sami s klikom na gumb. Poleg tega lahko izvajate več dejanj hkrati.

Pojdi na domov in si oglejte Hitri koraki polje v tem delu traku. Videli boste več dejanj, kot so Premakni v, Odgovori in izbriši ter Končano.

Uporabite lahko enega od prednastavljenih hitrih korakov, tako da ga izberete in izpolnite potrebne podrobnosti. Na primer, lahko izberete Premakni se na, izberite mapo in po želji označite e-pošto kot prebrano. Izberite Shrani.

Če želite nato uporabiti hitri korak za e-pošto v mapi »Prejeto«, izberite sporočilo in izberite Premakni se na Hitri korak.

Ustvarite svoj Quick Step

Če želite ustvariti svoj Quick Step, vam bo vzelo le minuto.

Korak 1: Izberi Ustvari novo v razdelku Hitri koraki na traku.

2. korak: Nato poimenujte hitri korak in uporabite spustno polje, da izberete dejanje, ki ga želite. Če želite izvesti več kot eno, izberite Dodaj dejanje in izberite naslednjega.

3. korak: Ko imate vsa želena dejanja, izberite Končaj.

Če želite uporabiti hitri korak, ko e-poštno sporočilo prispe v vaš nabiralnik, izberite sporočilo in kliknite njegovo ime v polju s hitrimi koraki. Prav tako lahko z desno tipko miške kliknete e-poštno sporočilo in se premaknete na Hitri korakiin izberite ime v pojavnem meniju.

Če želite na e-pošti izvesti več dejanj hkrati, vam Quick Steps resnično prihrani čas.

Če si želite ogledati, urediti ali odstraniti Quick Step pozneje, pojdite na domov > Hitri koraki > Upravljajte hitre korake.

Poskrbite, da bodo e-poštna sporočila izstopala s pogojnim oblikovanjem

Še eno priročno orodje za upravljanje mape »Prejeto« v Outlooku je pogojno oblikovanje. Z njim lahko poskrbite, da nekatera prispela e-poštna sporočila izstopajo z določenim slogom pisave, velikostjo ali barvo. To je odličen način, da svojo pozornost usmerite na sporočila, ki to najbolj potrebujejo.

Korak 1: Pojdi na Pogled zavihek in izberite Ogled nastavitev na levi strani traku.

2. korak: Izberi Pogojno oblikovanje v pojavnem oknu.

3. korak: Videli boste nekatera privzeta pravila pogojnega oblikovanja, ki so že nastavljena za vas, kot so neprebrana sporočila in zamujena e-poštna sporočila. Če želite ustvariti svojega, izberite Dodaj.

4. korak: Na dnu polja poimenujte svoje pravilo pogojnega oblikovanja. Nato izberite Pisava gumb, da izberete slog, velikost in barvo v naslednjem pojavnem oknu in izberete v redu.

5. korak: Nato izberite Pogoj gumb. V naslednjem pojavnem oknu boste videli tri zavihke za nastavitev pogojev.

• Sporočila: Vnesite ključne besede, izberite e-poštni naslov Od ali Poslano na ali izberite časovni okvir.
• Več možnosti: izberite kategorijo, izberite elemente, ki so prebrani ali neprebrani, imajo ali nimajo prilog, so označeni s prednostjo ali drugo možnost.
• Napredno: nastavite merila po meri in izberite polja za pogoje.

6. korak: Ko končate, izberite v redu da shranite in zaprete naslednja pojavna okna.

Zdaj boste videli tista e-poštna sporočila s pogoji, ki ste jih izbrali, in izbrano pisavo, ki se bodo pojavila, zaradi česar jih je izjemno enostavno opaziti v vašem navalu sporočil.

Če si želite pozneje ogledati, urediti ali odstraniti pravilo pogojnega oblikovanja, pojdite na Pogled > Ogled nastavitev > Pogojno oblikovanje.

Če iščete nov način za upravljanje svojih e-poštnih sporočil, vam Outlook ponuja te funkcije, ki vam pomagajo obdržati svojo mapo »Prejeto« pod nadzorom. Morda bo trajalo nekaj minut, da jih nastavite, vendar bo vredno časa, ki ga boste pozneje prihranili.

Za več si oglejte, kako nastavite odgovor o odsotnosti v Outlooku.

Priporočila urednikov

• Uporabil sem aplikacijo za ustvarjanje 3D modelov s svojim iPhoneom in je neverjetno odlična
• Microsoftov najnovejši A.I. orodja bodo na glas prebrala vaša Outlookova e-poštna sporočila