Nasveti za pisanje neposredne in posredne poslovne e-pošte

Poslovna sporočila običajno sledijo bodisi neposrednemu ali posrednemu vzorcu. To je način organiziranja informacij, ki se sporočajo v sporočilu, odvisno od tega, ali je glavna ideja dobra, slaba ali nevtralna novica. Izberite najučinkovitejši vzorec za vaša poslovna e-poštna sporočila glede na to, kako mislite, da se bo vaš bralec odzval na glavno idejo.

V neposrednih e-poštnih sporočilih je glavna točka na začetku, sledijo podrobnosti, pojasnila ali dokazi, ki to podpirajo. Tako organizirano e-poštno sporočilo bralcu prihrani čas, saj takoj pride do namena sporočila. Bralcu pomaga tudi, da podrobnosti, ki sledijo, postavi v kontekst in perspektivo. To preprečuje, da bi bralec postal razočaran, ker bi moral brskati po odstavkih informacij, da bi našel glavno bistvo. Neposredni vzorec deluje najbolje, če bo vaš bralec dojemljiv do glavne točke, ne pa odporen.

Če bo vaš bralec zadovoljen, rahlo zainteresiran ali nevtralen (tako ali drugače ne bo imel občutkov glede tega), uporabite neposredni vzorec. Razmislite o e-pošti stranke, ki sledi ponudbi za izpolnitev pogodbe. Če dobite pogodbo, se pismo začne z nekaj podobnega: "Vaša ponudba je bila pregledana in z veseljem vam lahko ponudimo sklenite pogodbo." Ko je glavna točka dobra novica ali nevtralna novica, jo nemudoma sporočite in nadaljujte z podrobnosti. Večina e-poštnih sporočil bo uporabljala ta pristop, vključno s tistimi, ki se ukvarjajo z rutinskimi opravili, naročili in priznanji.

Pri posrednih e-poštnih sporočilih gre glavna točka pozneje v sporočilu, za podrobnostmi, pojasnili ali dokazi. Uporaba posrednega vzorca v e-poštnem sporočilu kaže, da spoštujete čustva svojega bralca, ki jih glavna točka lahko prizadene. Če ga nadgradite, omogočite svojemu bralcu, da je bolj pripravljen, da ga sprejme. To je tudi poskus, da bi bralca spodbudili, da vas sliši, če izrazite glavno idejo, ki bo bralca vznemirila takoj na začetku sporočila, morda neha brati. Na splošno je cilj zmanjšati kakršno koli negativno reakcijo vašega bralca.

Če bo vaš bralec nezainteresiran, nezadovoljen ali sovražen, uporabite posredni vzorec. Ponovno razmislite o e-pošti od stranke. Če niste zmagali, se pismo začne drugače: »Hvala, da ste oddali ponudbo za delo na naši pogodbi. Vsako ponudbo smo natančno pregledali, itd." Glavna točka, za katero mislite, da že poznate, a vseeno nadaljujte z branjem, pride veliko kasneje. Uporabite posredno e-pošto, ko je glavna točka slaba novica, na primer pri zavrnitvi zahteve ali zavrnitvi zahtevka. Ta pristop dobro deluje tudi, ko poskušate nekaj prodati ali delite občutljive informacije.