Najboljši način za shranjevanje e-pošte iz Outlooka

Medtem ko uporabljate Microsoft Outlook za svoj e-poštni račun, boste želeli zagotoviti, da lahko spremljate vsa svoja sporočila in da se lahko nanje ponovno obrnete, ko jih potrebujete. Zato je pomembno razumeti, kateri je najboljši način za shranjevanje in shranjevanje e-poštnih sporočil iz računa Outlook.

Po mnenju Microsofta je najboljša praksa, da obdržite mapo »Prejeto« za sporočila, ki jih morate sami prebrati in obdelati, ter ustvarite druge mape, ki jih lahko uporabite za določene vrste pošte. Ustvarite mapo "1-Reference". Ročno spustite vsa sporočila, na katera se morate vrniti pozneje ali pa še niste imeli časa prebrati. Postavite "1" pred njo, da se prikaže tik pod vašim nabiralnikom. Ustvarite druge mape, na primer »Osebno«, da shranite osebno e-pošto in jo hranite ločeno od službene e-pošte. Tako vam ne bo treba skrbeti, da bi vaši sodelavci čez ramo gledali osebna sporočila. Ustvarite lahko nabor map za e-pošto z poštnega seznama, tako da se ta sporočila preusmerijo v mapo. Tako vam ni treba natrpati svoje mape »Prejeto« s tonami sporočil, ki jih morda niti ne boste morali prebrati.

Vsako leto nastavite vse svoje mape na samodejno arhiviranje. Sistem arhiviranja vam omogoča shranjevanje pomembnih e-poštnih sporočil, ne da bi vam bilo treba karkoli storiti. Outlook vas lahko pozove, da odgovorite, ali želite samodejno arhivirati vsa vaša sporočila. Kliknite "Da" in postopek arhiviranja se bo začel. Vaša sporočila so premaknjena iz mape Prejeto ali drugih map v mapo »Arhiv«, do katere lahko dostopate kadar koli. Vse vaše mape bodo posnemane v mapi »Arhiv«. Na primer, če imate referenčne, osebne in poslovne mape, boste v razdelku »Arhiv« videli iste tri mape.

Funkcija »Samodejno arhiviranje« v Outlooku je privzeto vklopljena, lahko pa tudi prilagodite sistem arhiviranja. Če želite to narediti, kliknite meni »Orodja«. Kliknite »Možnosti« in kliknite zavihek »Drugo«. Izberite "Samodejno arhiviranje". Izberite »Zaženi samodejno arhiviranje vsakih n dni« in določite, koliko jih želite (na primer vsakih 14 dni). Izberite vse druge možnosti, ki jih želite spremeniti. Če želite spremembe uporabiti za vse svoje mape, izberite »Uporabi te nastavitve za vse mape«.