Številni lastniki malih podjetij ne potrebujejo izdelanih sistemov arhiviranja.
Avtorstvo slike: George Doyle/Stockbyte/Getty Images
Tradicionalna organizacija datotek se nanaša na pristop k organizaciji računalniških ali elektronskih datotek. Pred računalniškimi bazami podatkov so številna podjetja preprosto organizirala datoteke tako, da so ustvarila strukture map in umestila dokumente in datoteke v mape glede na kategorijo ali vrsto. Ta metoda se je v mnogih primerih umaknila sistemom podatkovnih baz. Vendar je tradicionalno arhiviranje včasih koristno, če imate relativno majhno število datotek.
Enostaven za uporabo
Tradicionalni sistem arhiviranja je zelo preprost za nastavitev in uporabo, ob predpostavki, da je število datotek, ki jih vzdržujete, majhno. Če imate na primer pet osnovnih kategorij dokumentov in v vsaki omejeno število datotek, ne potrebujete sistema baze podatkov za preprosto shranjevanje, vzdrževanje in pridobivanje datotek. Prav tako vam ni treba skrbeti za učenje programskega sistema in usposabljanje zaposlenih za njegovo uporabo.
Video dneva
Minimalna naložba
Če uporabljate tradicionalni sistem arhiviranja, vam prav tako ni treba investirati v zbirko podatkov programske opreme, ki lahko vključuje vnaprejšnji nakup in tekoče licenčnine. Seveda potrebujete računalnik, kar je v poslu precej običajno, ne glede na to, ali shranjujete datoteke ali ne. Vaša osnovna struktura datotek je shranjena kar na trdem disku vašega računalnika. Namesto tega lahko kupite zelo poceni zunanji trdi disk, ki vam omogoča prenos datotek iz enega računalnika v drugega.
Slaba integracija podatkov
Velika pomanjkljivost tradicionalnega sistema arhiviranja je, da ne omogoča integracije podatkov med datotekami ali skupne rabe podatkov. Z arhivskim sistemom, ki temelji na programski opremi, lahko vzdržujete različne mape, vendar lahko navzkrižno ujemate iskanja, da pridobite dokumente v več datotekah. Poleg tega lahko več zaposlenim omogočite iskanje po skupnih podatkovnih datotekah. Ta integracija zmanjša čas za iskanje po vseh posameznih datotekah, prednost, ki je še posebej pomembna, če vzdržujete veliko količino datotek ali imate veliko bazo strank.
Podvajanje in pomanjkanje varnosti
Tvegate tudi podvajanje podatkov, če datotek ne integrirate prek baze podatkov. V tradicionalnem sistemu vaš računalnik ne prepozna, da ustvarite podobne dokumente in jih shranite na različnih lokacijah datotek. Poleg tega vaš tradicionalni arhivski sistem ne ponuja niti približno takšne ravni varnosti, kot jo ponuja skrbno izdelan sistem arhiviranja baze podatkov. Šifrirani podatki in trenutna varnost so ključne lastnosti, saj podjetje redno razvija izboljšane sisteme podatkovnih baz.
