Uporaba e-pošte v poslovanju

E-pošta je eno najbolj razširjenih orodij poslovne komunikacije v zadnjih letih. Uporaba e-pošte v podjetju vključuje komunikacijo s sodelavci in strankami, načrtovanje sestankov, pošiljanje samodejnih obvestil in deljenje glasil s starimi in novimi strankami. Ena od prednosti e-pošte v poslovni komunikaciji je, da je tako vseprisotna, da vsi domnevajo, da lahko vsak, ki ima dostop do interneta, pošilja in prejema e-pošto. E-pošto so v zadnjih letih uporabljali tudi nekateri prevaranti in hekerji, zato je pomembno, da ste pozorni na goljufiva sporočila.

Glavna vloga elektronske pošte v poslovni komunikaciji je povezovanje ljudi znotraj istega podjetja ali organizacije. E-pošta se zelo pogosto uporablja za zastavljanje vprašanj sodelavcem ne da bi jih morali motiti s telefonskim klicem ali tapkanjem po rami. Uporabljajo se za pošiljanje obvestil o sestankih in zapisnikov, za distribucijo pomembnih obrazcev in za izvajanje anket na delovnem mestu.

Številne pisarne imajo različne interni poštni seznami ki jim lahko ljudje pošiljajo sporočila, da jih pripeljejo do določene enote podjetja, ne glede na to, ali gre za vse, ki delajo v viri, ki bi morda morali videti posodobitev pravilnika o počitnicah ali vsi, ki delajo v določenem nadstropju, ki bi morali vedeti, da je to delo sodelavca rojstni dan. E-pošta se pogosto uporablja tudi z integriranimi koledarskimi orodji od ponudnikov, kot sta Microsoft in Google, da načrtujete sestanke in druge dogodke.

E-naslov priloge se običajno uporabljajo kot način za skupno rabo datotek, od dokumentov Microsoft Word do vzorcev oglaševalskega materiala, kot so logotipi ali jingle.

Ljudje vedno bolj preverjajo e-pošta podjetja na osebnih napravah, kot so pametni telefoni, kar jim omogoča, da ostanejo v stiku s sodelavci zunaj pisarne. To je lahko tako pozitivno kot negativno: ljudje lahko lažje delajo od doma ali se hitro prijavijo med jutranjo potjo na delo, lahko pa imajo tudi manj resničnih prostih ur, ko niso v pisarni.

Zaradi ključne vloge elektronske pošte v poslovnem komuniciranju ni presenetljivo, da so se v zvezi z e-pošto razvila formalna in neformalna pravila bontona.

Ljudje običajno poskušajo nasloviti e-pošto z a določena stopnja strokovnosti, pazite, da imate jasen in jedrnata tema zaradi česar je e-poštna sporočila enostavno opaziti v nabiralniku in jim posvetiti vsaj nekaj pozornosti slovnica, pravopis in velike črke. Večina ljudi poskuša izogibajte se kakršnim koli nebarvnim komentarjem v e-poštnih sporočilih podjetij, vključno s šalami vprašljivega okusa, sklicevanjem na politiko in vero ali kakršnimi koli namigi na delodajalce.

Nekateri ljudje poskušajo biti veseli tudi v e-poštnih sporočilih podjetja, saj je težko določiti ton samo ob pogledu na pisno sporočilo. To je mogoče storiti z uporabo klicajev ali emodžijev, čeprav se pretiravanje lahko zdi neprofesionalno. Na splošno si boste želeli sledite navodilom drugih v vaši organizaciji ko gre za pripravo e-poštnih sporočil sodelavcem ali strankam.

Številne organizacije imajo svoje pravilnike o e-pošti, na primer zahtevajo, da se vsakemu odhodnemu e-pošti doda določena oblika podpisa. Nekatera delovna mesta imajo pravilnike o tem, kdaj se lahko e-pošta podjetja uporablja za osebne namene, če sploh kdaj. Mnogi imajo tudi pravilnike o tem, kdaj je treba e-pošto zaradi varnosti obdržati ali izbrisati.

Prejemanje avtomatiziranih e-poštnih sporočil od organizacij, s katerimi poslujete, je postalo običajno. Spletna nakupovalna mesta pošiljajo obvestila o prodaji, potrditve nakupa in posodobitve o razporedih pošiljanja. Pošiljajo časopisi in druge medijske organizacije avtomatizirana e-poštna sporočila z naslovi in ​​posodobitvami zgodb.

Obstajajo različna podjetja, ki lahko pošiljajo avtomatizirana e-poštna sporočila za podjetja, vključno s trženjskimi e-poštnimi sporočili in tistimi, ki jih sproži nakup, včasih imenovana transakcijska e-poštna sporočila. Nekateri zakoni urejajo, kdaj lahko podjetja shranijo e-poštne naslove ljudi, kdaj morajo ljudem omogočiti, da se odjavijo od e-pošte in kdaj lahko pošiljajo marketinška sporočila. Prepričajte se, da ste v skladu s pravili v vaši jurisdikciji in morda na mestih, kjer delajo ali prebivajo ljudje, ki jim pošiljate e-pošto.

Nekateri komercialni ponudniki e-pošte vam lahko pomagajo pri upravljanju zavrnitev, seznamov naročnin in drugih informacij. Nakupujte in poiščite tisto, ki ustreza vašim potrebam po ceni, ki vam je všeč.

E-naslov glasila v zadnjih letih postajajo vse bolj priljubljeni. Nekatera podjetja jih uporabljajo, da dosežejo stranke in jih obvestijo o prodaji, novih izdelkih ali obstoječih storitvah. Podjetje za čiščenje bazenov bi lahko na primer poslalo glasilo, ki bi ljudi opominjalo na svoje storitve poleti pristopov ali podcast studio lahko po e-pošti pošlje glasila z napovedjo nove serije ali nove sezone obstoječe pokazati.

V drugih primerih, sam bilten je izdelek. Nekatere medijske organizacije in druge skupine so bile uspešne s plačanimi glasili, ki vsebujejo informacije, ki niso na voljo nikjer drugje. Nekatere od teh so ustvarjene s specializiranimi platformami ali z orodji za množično financiranje, kot je Patreon.

Tako kot pri drugih komercialnih e-poštnih sporočilih, če pošiljate e-poštno glasilo, se prepričajte, da imate izrecno soglasje ljudi, ki jim pošiljate sporočila, in da imajo preprost način za odjavo. Lahko povabite ljudi, da se na primer prijavijo na glasilo, ko obiščejo vaše spletno mesto ali ko zaključijo transakcijo. Seveda, če ponujate plačljivo glasilo, boste morali poskrbeti, da imajo ljudje preprost način za preklic naročnin in prenehanje zaračunavanja.

E-poštna goljufija, pogosto znana kot lažno predstavljanje, je v zadnjih letih postalo razširjeno. Prevaranti pošiljajo e-pošto osebam, ki se predstavljajo kot zaupanja vredne ustanove ali celo posamezne sodelavce, ki želijo pretentnike pretentati, da pošljejo denar ali zagotovijo dragocene informacije, kot so uporabniška imena in gesla. V nekaterih primerih se ta e-poštna sporočila množično pošiljajo velikemu številu prejemnikov, v drugih primerih pa so posebej usmerjena na določene prejemnike.

Zlonamerna programska oprema se včasih distribuira tudi po e-pošti, običajno prek prilog ali povezav do senčnih spletnih mest, vključenih v e-poštna sporočila. V nekaterih primerih, če se sumljiva datoteka odpre, bo okužila prejemnikov računalnik in uporabila njegovo e-poštno programsko opremo za pošiljanje več svojih kopij stikom prvotnega prejemnika.

Da ne bi postali žrtev e-poštnih goljufij, natančno preglejte naslove, s katerih prihajajo sporočila in poskrbite, da se dejansko ujemajo z ljudmi ali institucijami, iz katerih trdijo, da so. Preverite, ali vse povezave v e-pošti vodijo do spletnih mest, za katera trdijo, da so povezane. Če prejmete nepričakovano e-poštno sporočilo s prilogo, preverite, ali je dejansko od osebe, za katero trdi, da je, tudi če morate poklicati ali kako drugače poslati to osebo, da potrdite identiteto.

Veliko podjetij ima protivirusna programska oprema za pregledovanje dohodne in odhodne e-pošte za zlonamerno programsko opremo, vendar je še vedno dobro biti previden, da se izognete prevaram.

V nekaterih pisarnah je e-pošta vse bolj razširjena nadomestila programska oprema za takojšnje sporočanje, kot je Microsoft Teams ali Slack. Podjetja uporabljajo tudi orodja za sporočanje in programsko opremo za družabna omrežja za pogovor s strankami, pogosto prek avtomatiziranih klepetalnic ali povezav na spletnih mestih podjetij.

Te platforme v realnem času so lahko pogosto hitrejše in bolj priročne kot uporaba e-pošte. Mnogi tudi olajšajo skupno rabo datotek ali celo nastavitev glasovnih in videokonferenčnih sej, česar ni mogoče storiti neposredno prek e-pošte.

Kljub temu je malo verjetno, da bodo te platforme kmalu v celoti nadomestile e-pošto.