Razlike med polji in zapisi v zbirki podatkov

Polja in zapisi sta dve osnovni komponenti baze podatkov, ki je organizirana zbirka informacij ali podatkov. Izraz "polja" se nanaša na stolpce ali navpične kategorije podatkov; izraz "zapisi" se nanaša na vrstice ali vodoravne skupine edinstvenih podatkov polj. Primeri obeh komponent baze podatkov so vidni v starejših tiskanih bazah podatkov in tudi v sodobnih, računalniško podprtih bazah podatkov.

Pogosti primeri baze podatkov so telefonski imenik, knjižnični katalog ali iskalnik na maloprodajnem spletnem mestu. Baza podatkov je običajno zgrajena v obliki mreže z vrsticami in stolpci. Telefonski imenik ima na primer priimek, ime, naslov in telefonsko številko za vsak vnos; te kategorije tvorijo "stolpce" baze podatkov. Vsak vnos v imeniku ima edinstveno identifikacijsko lastnost, to je ime osebe; vsak poimenovani vnos v telefonskem imeniku tvori vrstico, ki vsebuje edinstvene podatke v vsakem od teh štirih stolpcev.

Baze podatkov so organizirane glede na polja in zapise, tako da jih je enostavno iskati. Če želite poiskati telefonsko številko v imeniku, morate preprosto poiskati ime osebe, ki je edinstveno; ko se najde ime osebe, se v stolpcu »telefonska številka« te iste vrstice najde pravilna telefonska številka. Večina baz podatkov sledi tem osnovnim organizacijskim in funkcionalnim načelom.

V primeru telefonskega imenika se štiri kategorije podatkov, priimek, ime, naslov in telefonska številka, imenujejo "polja". Polje je ena enota podatkov, ki je edinstvena znotraj vsakega vnosa/vrstice, vendar je skupna kategorija podatkov skupna za vse vnose. Na primer, "naslov" je polje, ki je skupno za vse poimenovane vnose v telefonskem imeniku; vendar bo vsebina naslovnega polja edinstvena za vsak poimenovani vnos. Kot smernico se polje baze podatkov nanaša na stolpce ali kategorije podatkov, ki jih uporabljajo vsi vnosi/vrstice.

Zapis je vrstica baze podatkov, vodoravna skupina polj; vsebina teh polj je edinstvena za to vrstico. V primeru telefonskega imenika se vsak priimek začne z zapisom/vrstico, ki vsebuje podatke v poljih za ime, naslov in telefonsko številko. Zapis se pogosto uporablja pri iskanju baze podatkov, ker ima vsak zapis edinstveno, identifikacijsko kakovost (ali vrednost). Zapis baze podatkov je v bistvu vrstica, ki vsebuje edinstvene podatke v vsakem od polj. Baza podatkov običajno vsebuje veliko število zapisov, vendar le majhno število polj.