Kako izvoziti podatke iz Excela za izdelavo nalepk

Programska zbirka Microsoft Office se je znatno razvila, odkar je bila prvič predstavljena leta 1990. Priljubljeni programski paketi, kot sta Excel in Word, brezhibno sodelujejo med seboj in odpirajo širok nabor nalog in funkcij, ki jih je bilo prej težko izvesti.

Čeprav velja, da je Excel predvsem orodje za upravljanje baze podatkov in preglednic, se ta programski paket lahko uporablja tudi za dodatna opravila, vključno z ustvarjanjem poštnih nalepk. Funkcijo spajanja pošte v programu Microsoft Word lahko uporabite za uvoz podatkov v Excel, ki jih je mogoče pretvoriti v poštne nalepke. Za dokončanje tega postopka je potrebnih nekaj korakov, vendar jih lahko dosežejo posamezniki z vsemi strokovnimi in tehnološkimi ravnmi.

Nasvet

The Spajanje pošte Funkcija, vključena v Microsoft Word, omogoča razmeroma preprosto integracijo podatkov, ki jih potrebujete za začetek izdelave poštnih nalepk. Vendar pa morate pred vključitvijo teh podatkov v Excel oblikovati tabelo in celice v okolju Excel, da se ujemajo s posebnim okvirom procesa spajanja pošte v Wordu.

Če želite začeti, ustvarite in označite glave stolpcev, da odražajo podatke, ki bodo uvoženi iz Worda. Te bodo vključevale naslednje oznake (ali podobne):

• Ime
• Priimek
• naslov
• mesto

Upoštevajte, da bodo te oznake nadomestile osnovne naslove stolpcev od 1 do 4, ki se že uporabljajo. Pomembno je tudi omeniti, da morate za vsako od teh podatkovnih točk uporabiti ločen stolpec. Če tega ne storite, lahko v kasnejši fazi procesa pride do nekaterih organizacijskih težav.

V tej fazi priprave poskrbite, da v vašem delovnem prostoru ne ostane nobenih praznih vrstic in stolpcev. Med postopkom ustvarjanja nalepk lahko ta prazna območja povzročijo napake pri oblikovanju in preprečijo izdelavo vseh vaših nalepk.

Ko je vaš delovni prostor pravilno oblikovan, je naslednji korak v postopku iskanje seznama naslovov, ki ga boste uporabljali. To lahko dosežete tako, da jasno določite ime za seznam. Če želite to narediti, izberite celoten seznam naslovov, ki ga boste uporabljali, pri čemer pazite, da vključite vse celice, ki vsebujejo glave. Po tem odprite Formule zavihek, poiščite Določena imena skupino in izberite Določite ime možnost.

Ko je to storjeno, vnesite ime po meri za seznam naslovov. To posebno ime je prepuščeno vaši presoji. Če upravljate več seznamov naslovov, izberite nekaj, kar je povezano s posebnimi imeni na seznamu in njegovo predvideno funkcijo. Po pritisku v redu, mu je priloženo novo ime za seznam.

Preden lahko natisnete nalepke iz Excela, se prepričajte, da so vsi podatki o naslovu uspešno združeni. To storite tako, da dokončate naslednjo serijo korakov v programu Microsoft Word. Odprite prazen dokument in se pomaknite do Pošiljanja zavihek. Poišči Začnite spajanje pošte skupino in izberite Začnite spajanje pošte zavihek.

V spustnem meniju, ki se prikaže, izberite Oznake in konfigurirajte različne možnosti oznak, ki so na voljo, da ustrezajo vašim lastnim nastavitvam. Izberete lahko na primer določen tip tiskalnika, ki ga boste uporabljali, in določite prodajalca etikete in številko izdelka. Te informacije se lahko izkažejo za še posebej koristne v primeru, da sodelujete z a tretja oseba, ki lahko s temi podatki hitro ustvari ustrezen okvir za tiskanje za vaše dokumenti.

Pomemben element tega koraka je izbira ustreznih dimenzij za liste z nalepkami. V Številka izdelka polje, izberite Podrobnosti možnost in zagotovite, da se navedene dimenzije ujemajo z vašimi nalepkami in listi z nalepkami. Če ne, popravite te podatke, preden nadaljujete s postopkom. Če tega ne storite, lahko pride do napačnega tiskanja končnih nalepk.

Če vnesete lastne dimenzije in jih shranite, se bodo posebni parametri oznake prikazali v Drugo/Po meri kategorijo v tem oknu. Zdaj, ko ste izbrali ustrezne parametre oznake, pritisnite v redu za potrditev izbire. Microsoft Word bi moral samodejno ustvariti novo tabelo, ki ustvari postavitev, ki ste jo opisali.

Zdaj, ko so v Wordu in Excelu vzpostavljeni ustrezni okviri, je pravi čas za začetek spajanja. Če želite to narediti, najprej vzpostavite povezavo med vašimi oznakami in seznamom naslovov, ki ste ga ustvarili in poimenovali v prejšnjih korakih. V Wordu izberite Opcije Iz mapa meni in izberite Napredno zavihek. Poiščite razdelek z imenom General in izberite Potrdite pretvorbo oblike datoteke vklopljenoodprto in potrdite razpoložljivo polje. Nato pritisnite v redu nadaljevati.

Nato izberite Pošiljanja zavihek, odprite Začnite spajanje pošte skupino in kliknite na Izberite Prejemniki možnost iz spustnega menija. Na koncu kliknite Uporabite obstoječi seznam za nadaljevanje postopka.

Prikaže se okno, v katerem izberete določen seznam, ki ga nameravate uporabiti kot del združitve. Na tej točki si vzemite čas, da poiščete seznam, ki ste ga poimenovali prej, in kliknite Izberite Vir podatkov škatla. Odpre se vam okno, v katerem potrdite določen vir podatkov, ki ga uporabljate. Po kliku na Pokaži vse polje, izberite Delovni listi MS Excel prek DD možnost v Odprt vir podatkov polje pred pritiskom v redu.

Kot zadnji korak v pogovornem oknu, ki se prikaže, izberite določen obseg celic in/ali delovni list, ki vsebuje vse podatke, ki jih želite združiti. Nato pritisnite v redu.

Zdaj, ko je delovni list z informacijami o naslovu identificiran in povezan z oznakami, dodajte posebne nadomestne oznake, ki narekujejo, kako bo vsak naslov prikazan na nalepki. Te posebne oznake mesta se imenujejo tudi Polja za spajanje pošte. Če je na vsaki nalepki kakšno besedilo, ki se bo ponovilo, ga lahko vnesete tudi ročno.

Razlog za ustvarjanje teh ograd je pomemben. Te specifične informacije bodo koreografirale prenos podatkov s seznama naslovov v tabelo. Označevalci mesta delujejo kot vodila, delijo informacije in postavljajo vsak element, kamor spada, v okvir oznak kot celote.

Ko ustvarite označbe mesta, še enkrat preverite, ali je Word pravilno preslikal vsak element oznake mesta v ustrezne podatke s seznama. To je mogoče doseči z uporabo Match Fields pogovorno okno. Tukaj lahko uporabniki določijo, kako je posamezna oznaka mesta povezana s podatki, izpeljanimi iz seznama naslovov. Na primer, lahko se ujemate z Ime nadomestni znak za Ime stolpec znotraj seznama naslovov, kar zagotavlja, da ti podatki najdejo pot do ustrezne lokacije na nalepki.

Upoštevajte, da boste morali neko vsebino, kot je pozdrav ali logotip, dodati ročno, ker prvotno ni del seznama naslovov. To je mogoče doseči relativno enostavno. Na etiketo preprosto vnesite besedilo, ki ga želite uporabiti, ali dodajte sliko, ki jo želite vključiti kot logotip ali drugo medijsko ikono.

Pred začetkom dejanskega združevanja si vzemite čas, da zagotovite, da je vaša oznaka oblikovana natančno tako, kot vam je všeč. Tako boste zagotovili, da ne boste ponovno prisiljeni spreminjati katere koli vsebine, če pomotoma pozabite vključiti ključne podatke ali želite preoblikovati oznako.

Ko potrdite videz in občutek nalepke ter dvakrat preverite točnost označb mesta in njihovo razmerje s podatki s seznama naslovov, lahko nadaljujete.

Če želite zagnati spajanje, odprite Domov zavihek v programu Microsoft Word in pritisnite Spajanje pošte gumb. Če trenutno nameravate integrirati samo določene stike z večjega seznama naslovov, jih lahko izberete tukaj. Če pa želite integrirati celoten seznam, pritisnite Vsi stiki v trenutnem pogledu. Če ste pripravljeni uporabiti vse oznake mesta in polja, ki ste jih oblikovali za oznako, kliknite Vsa kontaktna polja gumb, ki se prikaže v naslednjem meniju.

Če želite ustvariti popolnoma nov Wordov dokument za spajanje, lahko to storite tako, da izberete Nov dokument gumb. Če pa želite uporabiti obstoječi dokument, pritisnite Obstoječi dokument gumb na tej točki.

Uporabi Poštne nalepke zavihek, ki ga najdete znotraj Vrsta dokumenta meni, da se posebej odločite, katera polja za spajanje bodo prispela na končno etiketo. Ko določite, kako bo videti končna nalepka, pritisnite Posodobite oznake gumb. Ko podatki končno prispejo v polja obrazca, imajo lahko vidne oklepaje okoli sebe. Če je temu tako, z desno tipko miške kliknite oklepaje in pritisnite Preklopi kode polj gumb, da jih izklopite.

Ko je ta postopek končan, ste pripravljeni ustvariti končni predogled nalepk in jih natisniti. Pritisnite na Predogled rezultatov zavihek in se pomikajte po zapisih z Naslednji zapis in Prejšnji zapis puščice. Ko ste zadovoljni z oznakami, pojdite na Pošiljanja zavihek, kliknite Končaj in združi v Končaj skupino in nato kliknite na Tiskanje dokumentov gumb. Če vaši natisnjeni dokumenti ne odražajo vaše želene vsebine ali dizajna, se boste morda morali vrniti na Pošiljanja in zagotovite, da se vse mere in velikosti papirja ujemajo z vašo trenutno konfiguracijo. Če tega ne storijo, je zelo verjetno, da se bodo pojavile težave.

Nato lahko shranite dokument, v katerem ste delali, da zagotovite, da so te nalepke na voljo za prihodnjo uporabo.