Prednosti in slabosti avtomatizacije pisarne

Avtomatizacija pisarne se danes nanaša na veliko več kot na pisalni stroj in kopirni stroj. Elektronske in digitalne informacije so bistvo sodobne avtomatizacije pisarne. Lahko je sestavljen iz strogo notranjih računalnikov ali, bolj verjetno, vključuje svetovno digitalno omrežje prek interneta in shrambo v oblaku zunaj mesta. Ko se premikate skozi 21. stoletje, boste naleteli na prednosti in slabosti, ki so neločljivo povezane s pisarniško avtomatizacijo v vseh njenih permutacijah.

Od uvedbe pisarniške avtomatizacije je oprema podjetjem omogočila prihranek časa in denarja. Namesto da čakate, da dokument prispe do stranke po pošti, ga lahko v nekaj minutah posnamete po faksu. Zdaj so računalniški napredki in internet omogočili takojšnjo komunikacijo. Kadarkoli prihranite čas, prihranite denar. Geografske omejitve vas ne omejujejo, prihranite vire, ki ste jih porabili za potovanja. Poleg tega, čeprav lahko še vedno izdelujete kopije številnih dokumentov na papirju, vam digitalno shranjevanje omogoča prihranek časa in denarja pri papirju in prostoru za shranjevanje.

Čeprav je res, da je stroj učinkovit le toliko kot ljudje, ki so ga izdelali, in informacije, zbrane digitalno, natančni kot oseba, ki ga je poslala, ko so napake odpravljene iz programov, so neskončno bolj zanesljive kot ljudi. Programska oprema obstaja za seštevanje številk v preglednicah in proračunih, na primer, ki vedno dosežejo pravilno ravnovesje in se ne zanašajo na knjigovodje prste na seštevalniku. Predloge lahko ustvarjate in uporabljate znova in znova, da se izognete napakam v standardni dokumentaciji.

Podjetja, ki se zanašajo izključno na avtomatizacijo za delovanje in zagon svojih informacijskih sistemov, lahko zaidejo v paniko, ko ti sistemi odpovejo. Stroški popravila ali zamenjave pokvarjenih sistemov so lahko pretirani. Ne morete samo vzeti radirke in narediti popravke. Zaposliti morate tehnike, ki bodo sledili posodobitvam ter okvaram programske in strojne opreme, ali pa imeti zanesljivo službo, ki jo lahko takoj pokličete. Potem imate celotno vprašanje zaupnosti in varnosti. Lahko obdržite poslovne skrivnosti in poveste le nekaj posameznikom, ki jim zaupate, a če podatki pridejo na splet, jih ni mogoče vrniti.

Ker se avtomatizacija pisarne še naprej razvija in v svoje sisteme vgrajujete nove tehnologije ostanete konkurenčni in dobičkonosni, pomanjkljivost je, da morate prekvalificirati ves svoj kader uporabnikov. Nove sisteme se morajo naučiti vsi, od vaše tajnice do referenta naročil in od vaših strank do prodajalcev, ki dostavljajo vaš izdelek ali storitev. Mnogi ljudje se novih sistemov ne naučijo zlahka, drugi pa so trmasti, da bi delali stvari, kot so vedno počeli. Torej, medtem ko imate stroške, povezane s preusposabljanjem, imate tudi stališča vaših končnih uporabnikov, s katerimi se borite.