Zasluga slike: oatawa/iStock/GettyImages
Težko se je izogniti zamudi občasne elektronske pošte. Nabiralniki so napolnjeni z dnevnimi glasili, poslovnimi in osebnimi e-poštnimi sporočili in eden bo neizogibno zdrsnil skozi razpoke. Čeprav ni slabih namenov, je za razlago, zakaj je bilo e-poštno sporočilo zgrešeno, in opravičilo potrebna nekaj osnovne strategije. Večina prejemnikov odpušča, ko vidi e-poštno sporočilo »Oprosti za pozen odgovor«, saj so vsi nagnjeni k temu, da občasno zamudijo e-pošto.
Upoštevajte kontekst
Kontekst in vložki so ključnega pomena za vaš odgovor in bodo na koncu oblikovali odgovor. Če zamudite priložnostno e-pošto ali rutinsko obvestilo v službi, zadostuje preprosto opravičilo. Če zamudite pomembno e-pošto, pa so posledice priložene. Vaš odgovor naj bo opravičujoč in resen. Manjkajoče e-poštno sporočilo potencialne stranke lahko stane vas in vašega delodajalca, zamuda e-pošte z navodili ali nalogami, ki so ključnega pomena za vaše delo, pa ima lahko resne negativne posledice. V tem primeru se vaš odgovor spremeni iz »Oprostite za pozen odgovor« v nekaj bolj podobnega »Nujno opravičilo, ker ste zamudili e-pošto«.
Video dneva
Naj bo preprosto
Dolgoletna opravičila so blatna in odražajo obup in ne preprosto napako. Za e-poštna sporočila, ki niso ključnega pomena, se držite osnovnega opravičila in sporočite pošiljatelju e-pošte, da ste zamudili e-pošto v mapi »Prejeto« in da želite znova obiskati pogovor. Obnovitev pogovora na ta način daje osebi razlog, da se odzove in se vrne k običajni izmenjavi.
Kratka e-poštna sporočila so bolj berljiva in večja je verjetnost, da bo prejemnik prebral vaš odgovor. Če je mogoče, ga omejite na odstavek in opravičilo končajte z vprašanjem ali pozivom k dejanju. Prosite za sestanek ali telefonski klic, da bo razprava bolj osebna. Ko zamudite pomembno e-pošto, vsekakor prosite za osebni sestanek ali telefonski klic. Priložnost, da se osebno povežete, naredi vaše opravičilo bolj pristno in lahko obnovi odnos ali odpravi težavo.
Uporabite predlogo
Če se trudite napisati učinkovito e-pošto z opravičilom, uporabite tisto, ki je preverjeno in že napisano. Predloge je enostavno najti z osnovnim internetnim iskanjem. Vendar bodite previdni pri popolnem kopiranju in lepljenju. V idealnem primeru bi morali predlogo prilagoditi in prilagoditi, da zagotovite, da je besedilo pristno in se pravilno bere glede na vašo situacijo. Predloge je najbolje uporabiti kot vodilo za e-pošto z opravičilom in ne kot nadomestilo.
