Prenesite razpoložljivo predlogo glavne knjige Excel z enega od brezplačnih spletnih mest. Predloga bi morala delovati v vseh različicah Excela. Glavna knjiga je zapis o transakcijah vsakega računa v vašem računovodskem sistemu. Ker uporaba glavne knjige in ustreznih računovodskih tehnik zahtevata uporabo dvostavnega računovodstva, vsaka vnesena transakcija vpliva na dva računa.
Kliknite v celico tik nad "1" in levo od "A." To bo označilo celotno stran na listu glavne knjige. Držite tipki "CTRL" in "C", da kopirate list. Kliknite gumb »Vstavi« v zgornji menijski vrstici in se pomaknite navzdol do gumba »Delovni list«, nato kliknite. Kliknite v zgornjem levem kotu celice nad "1" in levo od "A" na novem delovnem listu ter držite tipki "CTRL" in "V", da prilepite predlogo glavne knjige na drug list. V tej predlogi je prostor za vnos transakcij glavne knjige za devet različnih računov.
Ustvarite vsaj pet enakih listov, kar vam daje skupno 45 različnih računov, ki jih lahko spremljate. Prvi list naj bo za čekovne, varčevalne ali plačilne račune; poimenujte ga "Bančni računi". Naslov ustvarite tako, da z desno tipko miške kliknete zavihek v spodnjem levem kotu z oznako "List 1" in izberete gumb "Preimenuj". Drugi list naj bo za račune "Dohodek". Ti bi vključevali prihodke od prodaje, prihodke od storitev in povračila izplačanih pristojbin.
Tretji list naj bo za račune "Odhodki". To bi vključevalo plačane najemnine, komunalne storitve, delovno silo in licence ali davke. Četrti list bi moral biti za "kapitalske" račune, vključno z začetno naložbo za ustanovitev podjetja, morebitnimi črpanji za lastnika in morebitnim ponovnim vlaganjem v podjetje. Nazadnje, peti list bi moral biti za "Obveznosti", vključno s posojili za zgradbe, vozila, opremo in kreditne kartice.
Ustvarite dodatne liste za tista področja, ki imajo več kot devet računov. Če ima katera od kategorij slučajno več kot devet računov, na primer »Stroški«, ustvarite še enega oz. še dva lista in ju preimenujte v »Odhodki 2« in »Odhodki 3«. Vsakemu računu, ki ga ustvarite, je treba dodeliti a številko. Običajno se bodo vsi bančni računi začeli z 10--, računi prihodkov z 20--, računi odhodkov z 30--, lastniški računi z 40-- in računi obveznosti z 50--.
Upoštevajte stolpce na vsakem vnosu glavne knjige. Stolpca z datumom in opisom sta samoumevna. "Ref. objave." stolpec je za vnos številke drugega računa, na katerega transakcija vpliva v vrstico. Preostali stolpci so "Debet", "Kredit" in "Stanje".
Večino časa bremenitev računa doda denar na ta račun, kredit pa odstrani denar z računa. Za vsako bremenitev mora obstajati dobropis. Drugi način razmišljanja o tem je naslednji: bremenitev je "kar si dobil", kredit pa "od kod je".
Na primer, plačate 400 $ za račun za elektriko. Plačate ga s čekom vašega podjetja. Vprašaj se, kaj si dobil? Dobili ste 400 $ električne energije, zato bremenite račun komunalnih storitev (#3010) za 400 $. Zdaj se vprašajte, od kod prihaja? Prišlo je z vašega tekočega računa, zato na bančni račun (#1010) napišite 400 $.
V račun za komunalne storitve vnesite #1010 za poštno številko, na bančni račun pa #3010 za številko računa.
