Sistem za upravljanje digitalnih datotek ima močne poslovne prednosti.
Ko se vaše podjetje premika v dobo digitalne distribucije, se boste morali odločiti, ali boste prešli s papirnega sistema arhiviranja na sistem za upravljanje digitalnih datotek. Čeprav se sprememba v celoti računalniškega sistema arhiviranja morda zdi zastrašujoča, so velike prednosti digitalnega sistema arhiviranja mnoge spodbudile k prehodu.
Znižani stroški
Zaradi stroškov najema nepremičnine za shranjevanje dokumentacije se digitalno vlaganje začne izplačevati takoj, ko je uvedeno. Ker ni fizične dokumentacije, se stroški obdelave in prenosa dokumentov naprej in nazaj močno zmanjšajo. To omogoča tudi vlaganje dokumentov, ki jih je treba hraniti kot papir, na manjših in cenejših lokacijah.
Video dneva
Gre za zeleno
Zmanjšanje ogljičnega odtisa vašega podjetja je lahko pomemben dejavnik pri doseganju današnje zelene baze potrošnikov. Lahko močno izboljša podobo podjetja, daje davčne ugodnosti in zmanjša stroške dobave. Digitalni sistem arhiviranja lahko pozitivno spremeni celotno podlago za podjetje, prehod na "bolj zelen" sistem pa lahko ponudi veliko priložnosti za oglaševanje.
Bolj gladek potek dela
Pridobivanje trdih kopij dokumentov, ki so vloženi in fizično shranjeni, je lahko dolgotrajen proces, ki je odprt za človeške napake, varnostne težave in fizično izgubo. To ne velja za digitalni sistem. V nekaj trenutkih je možen dostop do dokumenta na mizi posameznika, ki ga potrebuje. Posledica tega je krajše delovno obdobje, kar omogoča hitrejši napredek in več časa za razvoj projektov.
Višja varnost
Medtem ko lahko tradicionalni sistem arhiviranja papirja odpre in pogleda vsakdo, ki ima dostop do njega, a digitalni arhivski sistem lahko zagotovi različne ravni zaščite, ki lahko hrani dokumente zaupno. Uporaba gesel, določenih map za različne uporabnike, šifriranje podatkov in revizijske sledi, ki vam omogočajo, da obdržite a zapis o tem, kdo je dostopal do katerih datotek in kdaj, lahko sistem za upravljanje datotek ohrani vaše dokumente veliko bolj varno.
Zanesljivo arhiviranje
Papirnati dokumenti in datoteke se lahko uničijo zaradi prekomernega ravnanja, škode zaradi požara, škode zaradi poplav in drugih naravnih nesreč. Ker je mogoče podatke shraniti na strežnike kjer koli na svetu, lahko svoje poslovne dokumente varno arhivirate, ne da bi se morali truditi za morebitno škodo na lastnini. Svoje arhivirane podatke lahko naredite tudi prenosne, pri čemer uporabite stvari, kot so odstranljivi trdi diski, ključki USB in CD-ji.
