Kako zmanjšam velikost Excelovih datotek?

Dodajanje velikega obsega podatkov, vdelanih slik ali zapletenega oblikovanja nekoliko poveča velikost Excelove datoteke. V nekaterih primerih pa velikosti Excelovih datotek uidejo izpod nadzora brez navideznega razloga. Pogosto to težavo povzroči, da Excel shranjuje nastavitve oblikovanja za celice, ki so daleč zunaj obsega dejanskih podatkov. Če želite odpraviti težavo, izbrišite vrstice in stolpce za koncem vaših podatkov. Za nadaljnje prihranke prostora pretvorite stare Excelove datoteke v format XLSX ali format Binarnega delovnega zvezka.

Pri oblikovanju številnih celic – na primer spreminjanju barve ozadja za celoten delovni list – običajno samo Excel shranjuje informacije o celicah, ki vsebujejo podatke, čeprav vizualno uporabi spremembo za vse izbrane celice. V nekaterih primerih, na primer, če imate v oddaljenem stolpcu napačno vrednost, Excel shrani pretirane podatke o oblikovanju in ustvari velike datoteke. Če želite zmanjšati velikost datoteke, izberite stolpec desno od zadnjega izpolnjenega stolpca, pritisnite "Ctrl-Shift-Right", da izberete preostale stolpce, z desno tipko miške kliknite izbrano območje in izberite "Izbriši". Izberite odvečne vrstice pod vašimi podatki s "Ctrl-Shift-Down" in ponovite korake, uporabljene za stolpci..

Datoteke, ustvarjene z različicami Excela pred letom 2007, ki uporabljajo razširitev XLS, lahko zavzamejo več kot dvakrat več prostora kot tiste z novejšo razširitvijo XLSX. Dokler ne potrebujete združljivosti za nazaj s starimi različicami Excela, pretvorite datoteko tako, da izvedete "Shrani kot ..." in v spustnem meniju poleg možnosti "Shrani kot vrsto ..." izberete "Excel Workbook". ." Datoteke lahko še bolj skrčite in izboljšate hitrost shranjevanja z uporabo vrste datoteke Excel Binarni delovni zvezek, vendar to prepreči, da bi alternativni programi za preglednice naložili datoteko.