Podatki lahko pridejo do vas v različnih oblikah iz različnih virov. Ne glede na to, ali gre za seznam stikov, tabelo evidenc računov ali indeks inventarja, včasih morate podatke iz Microsoft Worda prenesti v bazo podatkov Microsoft Access. Uvozi so najučinkovitejši način za premikanje podatkov iz Wordovega dokumenta v Accessovo tabelo ali bazo podatkov. Ta navodila veljajo za Microsoft Word 2010 in Microsoft Access 2010.
Korak 1
Pripravite podatke v dokumentu Word za uvoz. Podatke strukturirajte v format z razmejitvijo ali s fiksno širino. Razmejjeni formati ločujejo polja z enim samim znakom, kot je vejica ali podpičje. Formati s fiksno širino razporedijo podatke tako, da širina vsakega polja ostane konstantna, da označuje, kdaj se eno polje konča in začne naslednje. Oba formata zahtevata, da je vsak zapis v ločeni vrstici. Ti formati povedo Accessu, kam naj postavi podatke, ko so uvoženi.
Video dneva
2. korak
Shranite Wordov dokument kot datoteko z navadnim besedilom. Access lahko bere samo podatke, ki so v obliki golega besedila, CSV ali Excel. Ko je shranjena, zaprite datoteko.
3. korak
Zaženite Microsoft Access in odprite novo bazo podatkov ali obstoječo bazo podatkov, kamor boste shranili uvožene podatke. Izberite novo tabelo ali obstoječo tabelo, v katero želite shraniti podatke. Če izberete obstoječo tabelo, bo Access dodal podatke obstoječi tabeli v obstoječi obliki. Uvoženi podatki se morajo ujemati z obliko in strukturo obstoječe tabele.
4. korak
Pomaknite se na zavihek »Zunanji podatki«, poiščite skupino »Uvozi« in kliknite ikono »Besedilna datoteka«. S tem se odpre pogovorno okno »Pridobi zunanje podatke – besedilna datoteka«.
5. korak
Prebrskajte ali vnesite ime besedilne datoteke, ki ste jo pripravili prej, v polje »Ime datoteke«. Določite, kje želite, da se podatki shranijo. Za novo tabelo kliknite »Uvozi izvorne podatke v novo tabelo v trenutni zbirki podatkov«. Za obstoječo tabelo, kliknite "Dodaj kopijo zapisov v tabelo" in v spustnem meniju izberite ustrezno tabelo seznam.
6. korak
Kliknite "V redu" za nadaljevanje in odprite "Čarovnika za uvoz besedila". Access bo pregledal podatke in priporočil strukturo datoteke. Potrdite ali izberite možnost, ki se ujema z obliko datoteke: »Delimited« ali »Fixed Width«. Kliknite »Naprej«.
7. korak
Če uporabljate razmejeno obliko, izberite znak, ki se uporablja za razmejitev polj. Če datoteka vsebuje kvalifikator besedila, izberite kvalifikator, ki ste ga uporabili v polju »Kvalifikator besedila«. Če prva vrstica vašega Wordovega dokumenta vsebuje imena polj, potrdite polje »Prva vrstica vsebuje imena polj«. Če si z uporabo zapisa s fiksno širino preglejte prikazane podatke in strukturo ter po potrebi prilagodite položaj stolpca. Kliknite »Naprej«.
8. korak
Preden nadaljujete, še enkrat preglejte podatke in strukturo. Če želite podati dodatne informacije o katerem koli od polj, kliknite na glavo polja in vnesite ustrezne podatke za "Ime polja" in "Vrsta podatkov". Če želite ustvariti indeks na izbranem polju, nastavite »Indeksirano« na »Da«. Če želite iz uvoza izključiti izbrano polje, potrdite polje »Ne uvozi polja (Preskoči)«. Kliknite "Naslednji."
9. korak
Vzpostavite primarni ključ, če uvažate v novo tabelo. Izberete lahko »Dovoli dostop do dodajanja primarnega ključa«, ki samodejno zapolni zaporedje ID-jev, izberete svoj primarni ključ iz enega od izvornih polj ali izberete »Brez primarnega ključa«. Kliknite »Naprej«.
10. korak
Za novo tabelo potrdite ali spremenite ime nove tabele v polju »Uvozi v tabelo«. Kliknite »Dokončaj«, da uvozite podatke. Odpre se pogovorno okno, ki prikazuje stanje uvoza.
Stvari, ki jih boste potrebovali
Računalnik
Microsoft Word 2010
Microsoft Access 2010
