Excel lahko zmanjša število napak z avtomatizacijo izračunov.
Zasluga slike: rgbdigital/iStock/Getty Images
Excel ima sloves uporabe v računovodskih službah in čeprav so njegove matematične funkcije ključnega pomena za knjigovodstvo, preglednice in grafikoni programa pomagajo pri vsem, od sestave seznama živil do analize znanosti zapisov. Prehod iz Worda v Excel za vsakodnevna opravila se morda sprva zdi zastrašujoč, toda ko se navadite delati v preglednici, Excel močno poenostavi organizacijo in izračun.
Naredite seznam za dom ali službo
Ena najpreprostejših, a najbolj temeljnih sposobnosti Excela je organiziranje podatkov. Excel ne more konkurirati Microsoft Access za gradnjo kompleksnih baz podatkov, za vsakodnevno organizacijo pa ima Excel veliko funkcij in je veliko lažji za uporabo. Če želite narediti seznam, samo vpišite v celice, ki jih potrebujete – ali potrebujete osnovni dvostolpčni seznam živil, inventar ali katalog vaše celotne knjižnice, Excel pomaga ohranjati vaše podatke na mestu ter omogoča razvrščanje in iskanje.
Video dneva
Za elegantnejšo postavitev brez dodatnega dela, začnite s predlogo z iskanjem na strani »Novo« v meniju Datoteka v Excelu 2010 ali 2013. Microsoft ponuja številne brezplačne predloge za sestavljanje seznamov, od športnih seznamov do računov do telefonskih imenikov.
Grafirajte svoje podatke v grafikonu
V Excel vnesite vrsto podatkov in program jih lahko samodejno vizualizira kot grafikon ali graf. Ko vnesete podatke, jih izberite in izberite enega od slogov grafikona na zavihku Vstavljanje. Excel 2013 še olajša postopek z "Priporočeni grafikoni", ki skenira vaše podatke in si ogleda najbolj ustrezne grafikone.
Pravilna postavitev podatkov za grafikon zahteva nekaj prakse. Če želite na primer zgraditi tortni grafikon, uporabite dva stolpca: prvi vsebuje oznake, drugi pa odstotke. Podobno črtni grafikon uporablja samo dva stolpca: enega za oznake in drugega za točke na osi Y. Če vaši podatki vključujejo koordinate X in Y, namesto tega uporabite raztreseni grafikon.
Avtomatizirajte knjigovodstvo s funkcijami
Excelove funkcije avtomatizirajo matematične formule in poenostavijo vodenje knjigovodstva, računovodstva in drugih podatkov. Ena najpogostejših funkcij, SUM, združuje druge celice in ima bližnjico z enim gumbom: izberite skupino celic in pritisnite "Alt-Equals", da izpolnite vsoto. Nekatere funkcije analizirajo vsebino celic in lahko celo delajo z besedilom. Na primer, EXACT preveri, ali imata dve celici enako vsebino, in vrne »TRUE« ali »FALSE«.
Če želite vnesti funkcijo, vnesite znak enakosti, ime funkcije in odprt oklepaj, nato pa izpolnite njene spremenljivke tako, da kliknete druge celice, da se sklicujete na njihovo vsebino. Za vodeno razlago uporabe katere koli funkcije jo izberite v knjižnici funkcij na zavihku Formule.
Izračunaj s kompleksnimi formulami
Če želite kar najbolje izkoristiti Excelove funkcije, združite jih v večdelne formule za dokončanje zapletenih izračunov. Skoraj vsak nabor funkcij lahko deluje skupaj. Na primer, dodajte stolpec celic in ga nato zaokrožite na najbližjo sto, tako da združite SUM z ROUND: =ROUND(SUM(A1:A5), -2) zaokroži vsoto celic A1 do A5 na dve mesti levo od decimalke, kar ima za posledico zaokroženo mesto na stotine.
Formule se lahko sklicujejo tudi na druge formule. Ena od možnosti je hitro spremljanje obračunavanja in plačil za vaše podjetje. Seštejte račune stranke v enem stolpcu, seštejte plačila v drugem stolpcu in nato uporabite funkcijo IF za izpis preprostega odgovora: =ČE(B10>=A10,"PLAČANO","NEPLAČANO") preveri, ali vsota plačil v B10 ustreza ali presega vsoto stroškov v A10, in poroča bodisi »PLAČANO« ali »NEPLAČANO« v golem besedilu.
