Kako narediti iskanje v Excelovi preglednici

Excel je izjemno uporabno orodje, ko gre za analizo in sintetizacijo velikih količin informacij, vendar iskanje posamezne fraze ali številke v obsežni preglednici se lahko zdi kot iskanje igle v a kozolec. Zaradi toliko stolpcev in vrstic podatkov ročno iskanje posameznega podatka ni enostavno ali praktično, kar je zakaj je Microsoft vključil več funkcij, ki jih lahko uporabite za iskanje v Excelu in iskanje informacij, ki jih imate iskati. Težavi lahko pristopite na več načinov, zato je bolje, da se seznanite z vsemi, preden se odločite za najboljšo pot naprej.

Najpreprostejši način za iskanje določene fraze ali številke v preglednici je uporaba Najti okno na enak način kot v Microsoft Wordu in številnih drugih Officeovih programih. Ta možnost ne zahteva nobene kode in vrne točno tisto, kar iščete – lokacije celic določenih nizov besedila ali številk. Druge možnosti za iskanje določenih informacij v preglednici so bolj uporabne za iskanje nečesa v določeni celici in zahtevajo nekoliko več dela, da dobite točno tisto, kar želite.

Pod Domov zavihek, poiščite skrajno desno stran traku Najdi & Izberi v Urejanje skupina. Kliknite puščico spustnega menija in nato izberite Najti oz Zamenjati iz prikazanih možnosti. The Najti možnost je samo za iskanje določenih delov besedila in prikaže najpreprostejšo različico okna. Vnesite besedilo, ki ga iščete Najdi kaj polje in nato kliknite katero koli Najdi Naprej za kroženje skozi vse primere besede, števila ali besedne zveze oz Najdi vse za seznam vseh lokacij celic, ki vsebujejo iskalni izraz.

Kliknite Možnosti>> da prikažete več možnosti za točno tisto, kar želite, da se okno vrne. Lahko spremenite Znotraj polje za iskanje po listu ali celotnem delovnem zvezku. Iskanje je lahko organizirano po vrstici ali stolpcu z uporabo Iskanje polje in se lahko odločite, da si ogledate formule, vrednosti ali komentarje z uporabo Poglej v polje. Imate tudi možnosti za Primer za vžigalice, ki vrne samo celice z ustreznimi primeri ali za Ujemite celotno vsebino celice ko želite samo rezultate, pri katerih iskalni izraz zaseda celotno celico. Lahko uporabite Format možnost iskanja primerkov posebnega oblikovanja.

The Najti možnost poišče izraz, ki ga iščete, kaj pa, če želite nekaj spremeniti v vsakem primeru, ko se pojavi? Na primer, če ste ime stranke navedli kot Smith, ampak v resnici je Smyth, boste želeli spremeniti vsak primerek Smith do Smyth. Uporabi Zamenjati funkcijo za to, ki jo izberete v spustnem meniju pod Najdi in zamenjaj ali s preklopom na Zamenjati zavihek iz okna, ki ste ga odprli v zadnjem koraku z uporabo Najti možnost.

Ta metoda deluje na popolnoma enak način kot Najti razdelek, razen da obstaja dodatno polje z imenom Zamenjajte z kjer vnesete želeno besedilo ali številko. V primeru bi vnesli Smith v Najdi kaj polje in Smyth v Zamenjajte z polje. Vse druge možnosti so enake, tako da lahko izberete, da poiščete določen izraz in preoblikujete vsako celico, ki ga vsebuje, na primer z uporabo Format možnost poleg Zamenjajte z polje.

Kot v Najti razdelku, lahko kliknete Zamenjati oz Zamenjajte vse zamenjati vsak primerek po vrsti ali zamenjati vse naenkrat.

Obstajajo posebne Excelove funkcije, zasnovane za obravnavanje različnih vidikov iskanja v Excelu, z Iskanje funkcija je ena od dveh najpomembnejših. Ta funkcija je zasnovana tako, da vam pomaga pri iskanju niza znakov v določeni celici. Učenje osnov uporabe je lahko koristno v številnih situacijah, še posebej, če imate celice, ki vsebujejo veliko znakov.

The Iskanje funkcija v Excelu ima v formatu tri argumente SEARCH(najdi_besedilo, znotraj_besedila, [začetna_številka]) z uporabo Excelove terminologije. The najdi_besedilo V razdelku vnesete besedilni niz, ki ga iščete, in znotraj_besedila razdelek, kjer vnesete referenco za celico, ki vsebuje besedilo, ki ga želite iskati. Ta vrne številko, ki vam pove številko znaka, kjer se vaš iskalni izraz začne oz #VREDNOST! če se v celici sploh ne pojavi. Za vnos številke znaka lahko uporabite zadnji neobvezni argument [_start_num_], ki začne iskanje pri tej številki znaka in ignorira vse pred njo.

Na primer, če ste iskali poštno številko 98199 iz niza naslovov, da bi v preglednici našli ljudi, ki so živeli na določeni lokaciji, bi vnesli =Išči ("98199", [referenca celice_]) s sklicevanjem na določeno celico na mestu [_cell reference_], zato _=Išči("98199", A3), na primer. Od tam lahko povlečete formulo navzdol po stolpcu ali čez vrstico, da preverite druge celice, ne pozabite, da se bo vrnila #VREDNOST! če se izraz ne pojavi.

The Najti funkcija v Excelu deluje podobno kot Iskanje funkcija, vendar ni tako učinkovita kot uporaba Najdi in zamenjaj možnost, če želite iskati po celotnem listu. Argumenti oz Najti funkcije so popolnoma enake kot pri Iskanje funkcija: najdi_besedilo, znotraj_besedila, [začetna_številka]. Torej ga uporabljate na enak način.

V prejšnjem primeru bi vnesli =Najdi("98199",A3) da pogledate, kje je poštna številka prikazana v celici A3, če se sploh pojavi. Izhodi so tudi enaki kot pri Iskanje funkcijo. To formulo lahko vnesete v eno celico in jo nato povlečete, da kopirate formulo, vendar spremenite katero koli celico referenc, kar vam omogoča iskanje v preglednici ali stolpcu ali vrstici v njej za a določen izraz.

Morda se sprašujete, zakaj Iskanje in Najti so ločene Excelove funkcije, če imajo enake argumente in izpišejo enake osnovne informacije. Med tema dvema funkcijama sta dve ključni razliki in učenje teh vam bo pomagalo določiti najboljšo za uporabo v vsaki situaciji.

The Iskanje funkcija ni občutljiva na velike in male črke, vendar Najti je Če iščete zelena, na primer Najti funkcija ne bo vrnila vrednosti za celice, ki vsebujejo Zelena, toda Iskanje funkcija bo. Druga velika razlika med obema je ta Iskanje omogoča uporabo nadomestnih znakov v iskalnem nizu, kar je lahko uporabno v številnih situacijah, vendar Najti ne.

Če želite poiskati začetek in konec določenega izraza, vendar želite vrniti vse rezultate, ne glede na to, kaj je na sredini iskalnega izraza, lahko uporabite nadomestne znake ? in ***** s funkcijo Iskanje ali pogovornim oknom Najdi in zamenjaj.

The ? znak, postavljen na sredino iskalnega izraza ( najdi_besedilo argument) pove Excelu, naj vključi določen izraz s katerim koli posameznim znakom v prostor, kjer je vprašaj. Na primer, če iščete s? t, dobiš sat oz set kot rezultat, vendar ne porabili, ker ima zadnja možnost več znakov med s in t.

The Znak **** deluje na enak način kot vprašaj, le da je lahko poljubno število znakov v prostoru, ki ga zaseda. Na primer, če iščete _st, _ rezultati lahko vključujejo sat, sedi, pljuvati, spot, porabili in katera koli druga kombinacija z s in t na začetku in na koncu tega. Z uporabo katerega koli nadomestnega znaka pri iskanju dobite vse rezultate, ki jih iščete, ne da bi jih zamudili vse, kar bi lahko bilo relevantno, vendar bodite previdni pri uporabi, ker lahko povzroči tudi tuje rezultate.

Kaj torej storite, ko želite poiskati vprašaj? Kako bi preprečili, da bi ga Excel obravnaval kot nadomestni znak? To je mogoče doseči s tipkanjem tilde ~ v polju pred znakom, ki ga iščete. Če bi na primer želeli poiskati vprašaj v celici A2, bi vnesli =Išči ("~?",A2) v prazno celico.

Ko iščete enega od številnih izrazov v določeni celici, doslej opisane metode ne delujejo, razen če ustvarite ločeno iskanje za vsak posamezen izraz. Vendar pa je z uporabo formule mogoče iskati več izrazov hkrati, čeprav ta metoda traja nekaj časa, da se pravilno nastavi. Ta metoda vključuje Iskanje funkcija, ki deluje v kombinaciji z IsNumber funkcija in SumProduct.

Čeprav to ni potrebno, ustvarjanje a imenovani obseg kajti seznam stvari, ki jih želite preizkusiti, poenostavlja postopek. To storite tako, da vnesete vse iskalne izraze v sosednje celice, označite vse celice in jim nato date ime tako, da vnesete ime v zgornje levo polje levo od vrstice s formulo. To vam omogoča, da se sklicujete na celoten seznam z njegovim imenom. Lahko pa vključite tudi vse iskalne izraze, ne da bi ustvarili poimenovani obseg, tako da jih v notranjosti ločite z vejicami { } oklepaji.

Za testiranje celice uporabite formulo:

=SUMPRODUCT(--IS ŠTEVILKA(ISKANJE([imenovani obseg],[celica])))>0

kje [imenovani obseg] se nadomesti z imenom obsega ali oklepaji { }, ki vsebujejo vsak ločen izraz in [celica] se nadomesti z referenco za celico, ki jo želite preizkusiti.

Formula vrne a PRAV vrednost, če obravnavana celica vsebuje enega od izrazov oz LAŽNO če ne. Lahko ga povlečete navzdol, da preverite druge celice, ker se sklic na celico v formuli samodejno posodobi.

V Excelu lahko iščete na veliko načinov, torej katerega bi morali uporabiti? Odgovor je zelo odvisen od vašega namena. Če iščete po velikem seznamu celic za en določen izraz – in v večini situacij na splošno – Najdi in zamenjaj box je najlažji in najučinkovitejši način za dosego vašega rezultata. Če pa želite najti določen izraz v nizu dolgih celic, Iskanje funkcija je verjetno najboljša možnost, ker ni občutljiva na velike in male črke in vam omogoča uporabo nadomestnih znakov.

Če iščete eno od mnogih stvari v določenih celicah, je formula v prejšnjem razdelku najučinkovitejši način za dokončanje vaše naloge.