Kako tiskati nalepke z Wordom

Microsoft Word že zelo dolgo vključuje predloge za natisljive liste nalepk in za običajne dokumente, kot so pisma. S postavitvami nalepk za različne prodajalce lahko Word natisne en vnos na določeno etiketo ali izdela celoten list nalepk naenkrat.

Če imate seznam stikov v Outlookovem imeniku ali Excelovi preglednici ali Accessovi zbirki podatkov, lahko Mail Merge uvozi informacije in samodejno ustvari vrsto oznak. Lahko pa ustvarite svoj poštni seznam neposredno v Wordu med spajanjem pošte. Microsoftovo spajanje pošte ni čarobno, vendar lahko deluje skoraj tako hitro.

Očitno Mail Merge vključuje številne ugodnosti za poštne hiše in velike korporacije, ki izvajajo množično pošiljanje pošte. Je pa zelo priročno celo za navadne ljudi. Če vam ne bo treba več nasloviti vsake ovojnice, se bo vaša družina morda vrnila v duhu pošiljanja čudovitih (papirnih) prazničnih voščilnic vsak december. Če pomagate pri vodenju lokalnega PTA ali skavtske čete, bi lahko Mail Merge prišlo zelo prav za pošiljanje letakov.

Pri spajanju pošte so vključeni trije dokumenti. Ko gre za nalepke, je glavni dokument tisti, ki ga uporabljate za nastavitev postavitve, vključno z logotipom podjetja ali vašim povratnim naslovom na nalepkah za pošiljanje, če jih želite vključiti. Vaš poštni seznam, ki vsebuje naslove, ki bodo natisnjeni na nalepkah, je vir podatkov. Ta dva dokumenta skupaj ustvarita naslovne oznake. Tukaj je diagram:

Obstaja nekaj nepričakovanih "zablok".

Če na primer uporabljate Excel, Outlook ali Access kot vir podatkov, morate upoštevati določena pravila, ki morda niso takoj očitna. Na primer, ko uporabljate Excelovo preglednico, se morate prepričati, da je stolpec za poštne številke ali poštne številke oblikovan kot besedilo, tako da ne izgubite ničel.

Prav tako ne morete uporabljati svojih stikov v Outlooku kot vir podatkov, razen če Outlook nastavite za privzeti e-poštni program.

Lahko je enostavneje, če samo uporabite Word kot vir podatkov, še posebej, če imate izkušnje z Wordom, vendar niste dobro seznanjeni z drugimi Microsoftovimi orodji za produktivnost v pisarni.

Tukaj je opisano, kako lahko hitro ustvarite in natisnete osnovne poštne nalepke v večini izdaj Worda, vse v Wordu, ne da bi pri tem potrebovali več časa, ki zahteva celoten postopek čarovnika za spajanje pošte korak za korakom.

V Wordu pojdite v meni Datoteka. Izberite Nov dokument in nato Prazen dokument.

na zavihku Pošiljanje pojdite v skupino Začni spajanje pošte in izberite Začni spajanje pošte, Oznake. V pogovornem oknu Možnosti nalepk označite, ali nameravate uporabljati tiskalnik z neprekinjenim podajanjem ali tiskalnikom listov.

Nato v razdelku Podatki o etiketi izberite svojega prodajalca nalepk in številko izdelka, ki ustreza paketu nalepk, ki ga boste uporabljali. Pritisnite OK.

Pojdite na Izberi prejemnike in izberite Vnesi nov seznam.

V pogovornem oknu Nov seznam naslovov, ki se prikaže, vnesite ustrezne informacije za vsakega člana vašega poštnega seznama v vsak stolpec. (To smo storili spodaj s kratkim seznamom izmišljenih likov.)

Uporabite tipko Tab za premikanje iz enega stolpca v drugega ali za pomik v naslednjo vrstico v tabeli. Če želite ustvariti novo vrstico v tabeli, izberite Nov vnos ali pritisnite ALT+N.

Funkcija, ki je enostavna za uporabo, imenovana Customize Columns, vam omogoča veliko prilagodljivosti glede informacij, ki jih lahko vključite v svoje poštne nalepke. Kot je navedeno spodaj, lahko odstranite stolpce, kot sta naslov ali naslovna vrstica 2. Prav tako lahko odstranite tudi telefonske številke in e-poštne naslove, saj ti tako ali tako običajno niso potrebni na naslovnih oznakah.

Tudi v Prilagodi stolpce lahko dodate nove stolpce, preimenujete obstoječe stolpce ali spremenite vrstni red stolpcev na seznamu. Ko naredite vse želene spremembe v stolpcih, izberite V redu.

Ko končate z dodajanjem vseh ljudi, ki jih želite na svoj seznam, kliknite V redu.

V pogovornem oknu Shrani seznam naslovov poimenujte novo datoteko in nato izberite Shrani.

Ko dodate vse naslove na svoj poštni seznam, boste na koncu dobili seznam prejemnikov spajanja pošte, ki izgleda nekako takole:

Word ne ve nujno, kako želite, da so vaše nalepke oblikovane. V naslednjem koraku pojdite na Blok naslovov, da določite, kje naj bodo naslovi prikazani na nalepkah.

Ko izberete Blok naslovov, kliknite V redu. Word bo vstavil naslovni blok v prvo naslovno oznako na strani. Po tem izberite Posodobi vse oznake, da podvojite imenik na vseh oznakah po vsej strani.

Na strani z rezultati predogleda bi morali videti predogled vseh naslovov na strani.

Če je vse v redu, pojdite na Finish & Merge, da natisnete svoje nalepke. Če ste naleteli na kakšno napako ali če ste se odločili, da želite nalepke lepšega videza, se vrnite v meni Datoteka in zaženite nov prazen dokument.

Vrnite se v skupino Začni spajanje pošte, tokrat izberite čarovnika – tistega v Mail Merge, seveda, ne tistega v Dorothynini deželi Oz.