Kako natisniti čeke z Excelom

Če vodite majhno podjetje, je obračun plač drag in dolgotrajen del poslovanja. Vendar pa vam zahvaljujoč tehnologiji ni treba plačati storitev tretje osebe ali vlagati v drago programsko opremo za ustvarjanje papirnatih čekov. Čeke na izplačane plače lahko preprosto natisnete iz Excela, vendar je bistveno, da imate ustrezen papir in črnilo za tiskanje, da zagotovite, da bodo vaši zaposleni lahko položili svoje plačilo.

Prvi korak, če želite natisniti preglede plač iz Excela, je najti predlogo. Te lahko enostavno najdete s spletnim iskanjem. Osnovne predloge, priložene Excelu, ne vključujejo preverjanj, vendar lahko najdete uporabne predloge za podporno dokumentacijo, kot so urniki.

Ko najdete in prenesete predlogo za tiskanje čekov za Excel, vnesete informacije, specifične za prejemnika in denar, ki se izplača. Ček shranite kot PDF, ki ga lahko nato natisnete in razdelite zaposlenemu.

Imeti predlogo PDF za tiskanje čekov ni dovolj. Finančne institucije skrbijo za preprečevanje goljufij, zato čeka ne morete natisniti na navaden papir in ga izdati za uradnega. Če je možno, pridobiti zahteve od finančnih institucij, ki jih vaši zaposleni uporabljajo za zagotovitev, da vaši čeki ne bodo zavrnjeni. Ti lahko vključujejo specifikacije papirja, velikosti in pisave.

Ko uporabite predlogo za tiskanje čekov v Excelu in ustvarite čeke v formatu PDF, sledi naslednji korak je, da potrdite, da papir in črnilo, ki ju morate uporabiti za čeke, delujeta s tiskalnikom, ki ga že uporabljate imeti. Če ne, morate kupiti nov tiskalnik.

Ko natisnete ček v tiskalnik, mora biti na težjem papirju, kot ga uporabljate za vsakodnevno tiskanje. na primer Bank of America zahteva, da so čeki na papirju, ki ima naslednje specifikacije:

• Velikost med 7,75 x 2,75 palca in 8,75 x 3,667 palca
• Med 24 lb. in 44 lb. utež
• Zrno papirja poteka vodoravno.

Dobra novica je, da lahko kupitipapir za čekovni tisk ki izpolnjuje večino zahtev banke. Obiščite lokalno trgovino s pisarniškim materialom ali nakupujte v spletu in se prepričajte, da je papir združljiv z vrsto tiskalnika, ki ga imate.

Čekov ne morete samo izvajati prek tiskalnika s standardnimi kartušami s črnilom. Banke zahtevajo Prepoznavanje znakov z magnetnim črnilom črnilo ali toner za preglede. Če tiskate na brizgalni tiskalnik, potrebujete črnilo MICR, medtem ko tiskanje čekov na laserskem tiskalniku zahteva toner MICR.

Če nameravate natisniti čeke na izplačane plače iz Excela, bodite pozorni tudi na zahteve banke glede črnila. Pri Bank of America ne morete uporabljati dvostranskega načina za tiskanje čekov. Če so vaši čeki na plačilni listi dvostranski, mora biti hrbtna stran natisnjena s črnilom, ki ni MICR. Če izkoristite varnostne funkcije za preprečevanje posegov, kot so vodni žigi ali kemične praznine, poskrbite, da bo vaš postopek tiskanja skladen s predpisi ciljnih bank.