Microsoft Word má funkciu hromadnej korešpondencie, ktorá spája dokument programu Word s informáciami uloženými v údajovom súbore, ktorý sa nazýva zdroj údajov. Zdrojom údajov môže byť databáza. Pred zlúčením môžete vytvoriť a spravovať databázu v programe Word. Databáza sa uloží ako súbor databázy programu Access v programe Word.
Tip
Hromadnú korešpondenciu v skutočnosti nevykonáte, pred vytvorením databázy však musíte vybrať typ dokumentu hromadnej korešpondencie, ktorý vytvárate.
Rozloženie hlavného dokumentu
Otvorte prázdny dokument programu Word.
Video dňa
Na poštové zásielky kliknite na kartu Spustite hromadnú korešpondenciu a vyberte Adresár. A Adresár typ dokumentu hovorí programu Word, aby vytvoril zoznam a použil polia zo zdroja údajov, ako je napríklad databáza.
Prispôsobte databázové polia
Kliknite Vyberte možnosť Príjemcovia a vyberte Zadajte Nový zoznam otvoriť Nový zoznam adries dialógové okno. Použite ho na prispôsobenie polí, ktoré sa budú používať v databáze. Kliknite Prispôsobiť stĺpce. The Prispôsobiť zoznam adries zobrazí sa dialógové okno.
- Ak chcete odstrániť názvy polí, vyberte názov poľa a kliknite Odstrániť a kliknite Áno na odstránenie názvu poľa.
- Ak chcete upraviť názvy polí, vyberte názov poľa a kliknite Premenovať, Premenovať pole Zobrazí sa dialógové okno, zmeňte názov poľa a kliknite na tlačidlo OK.
- Ak chcete pridať ďalšie názvy polí, kliknite Pridať, Pridať pole sa zobrazí dialógové okno, zadajte nový názov poľa a kliknite na tlačidlo OK.
- Ak chcete zmeniť poradie názvov polí, zvýraznite názov poľa a kliknite Move Up alebo Posunúť nadol.
Kliknite OK keď skončíte. The Nový zoznam adries dialógové okno zobrazí prispôsobené názvy polí v tabuľke.
Zadajte informácie o databáze
Zadajte údaje do každého poľa. Na prechod z jedného poľa do druhého použite kláves Tab. Kliknite Nový vstup prejsť na ďalší záznam v databáze. Po zadaní posledného záznamu neklikajte Nový vstup prejsť na nový záznam.
Skontrolujte záznamy a vykonajte akékoľvek zmeny
- Ak chcete upraviť záznam, zvýraznite údaje a zadajte zmeny.
- Ak chcete vyhľadať záznam, kliknite Nájsť, Nájsť položku Zobrazí sa dialógové okno, zadajte hľadané slovo (slová) a kliknite Nájdi ďaľší.
- Ak chcete odstrániť záznam, kliknite na štvorec naľavo od prvého poľa, kliknite na Odstrániť položku a kliknite Áno na odstránenie záznamu.
Kliknite OK po dokončení.
Uložiť databázu a hlavný dokument
The Uložiť zoznam adries zobrazí sa dialógové okno. Vyberte, kam chcete súbor databázy uložiť, zadajte názov súboru a kliknite Uložiť.
Tip
Zadajte iba názov súboru a Word pridá príponu .mdb, čím sa súbor uloží ako súbor databázy programu Microsoft Access.
Uložte hlavný dokument, prázdny adresár, ktorý odkazuje na databázu, pre prípad, že by ste sa neskôr rozhodli vykonať hromadnú korešpondenciu. Zatvorte hlavný dokument a Ukončite program Word.
Zobraziť databázu
Prejdite na databázový súbor programu Access a otvorte ho. Otvorí sa Microsoft Access. Kliknite Office_Address_List pod Tabuľky zobrazí sa nadpis a tabuľka databázy, ktorá bola vytvorená v programe Word.
Vráťte sa do databázy a upravte údaje
Otvorte hlavný dokument vo Worde. The Microsoft Word zobrazí sa dialógové okno. Kliknite Áno takže hlavný dokument môže získať informácie z databázy. Na poštové zásielky kliknite na kartu Upraviť zoznam príjemcov. The Hromadná korešpondenciaPríjemcovia zobrazí sa dialógové okno. Pod nadpisom Zdroj údajov vyberte názov súboru databázy. Kliknite Upraviť a Upraviť zdroj údajov zobrazí sa dialógové okno. Upravte údaje. Po dokončení kliknite OK a kliknite Áno na aktualizáciu databázy. V Hromadná korešpondenciaPríjemcovia pomocou dialógového okna môžete spresniť informácie o databáze Triediť, Filter, Nájdite duplikáty, Nájsťpríjemcu a Overte adresy možnosti.
Kliknite OK po dokončení. Zatvorte hlavný dokument. Kliknite Uložiť. Ukončite program Word.
Tip
Adresárovú hromadnú korešpondenciu môžete vykonať v programe Word pomocou vytvorenej databázy a hlavného dokumentu.
