Pridajte názov do hornej časti tabuľky. To vám pomôže zapamätať si, aké informácie sú v konkrétnom adresári. Možno budete musieť nastaviť rôzne adresáre na rôzne účely – napríklad jeden pre členov knižného klubu a jeden pre rodinných príslušníkov. Jasný názov vám pomôže udržať všetko usporiadané. Urobte nadpis tučným a zväčšite veľkosť písma pomocou nástrojov na hornom paneli nástrojov.
Preskočte pár riadkov za názvom a zadajte nadpisy stĺpcov v adresári. Veľmi užitočné budú nasledujúce nadpisy stĺpcov: Meno, Adresa, Mesto, Štát, PSČ, Telefónne číslo, Faxové číslo a E-mailová adresa. Zadajte tieto nadpisy do stĺpcov A až H. Je veľmi dôležité, aby každá položka bola zadaná do samostatného stĺpca.
Záhlavia stĺpcov vycentrujte a zvýraznite tučným písmom. Ak to chcete urobiť, kliknite na číslo riadku naľavo od riadku nadpisov. Tým sa zvýrazní alebo vyberie celý riadok. A potom použite tučné a stredové nástroje na hornom paneli s nástrojmi.
Do každého stĺpca zadajte kontaktné informácie. Informácie pre každý kontakt je potrebné zadať do samostatného riadku. V závislosti od počtu vašich kontaktov to môže chvíľu trvať. Pamätajte však, že to budete musieť urobiť iba raz. V budúcnosti budete musieť pridať nové kontakty a aktualizovať informácie. Ak nemáte určité položky informácií pre určité kontakty, ponechajte bunku prázdnu. Nezabudnite použiť dvojpísmenové skratky štátov, ktoré pošta vyžaduje.
Naformátujte text v stĺpci PSČ, aby všetky PSČ vyzerali rovnako. Zvýraznite celý text v stĺpci okrem nadpisu stĺpca. Kliknite pravým tlačidlom myši na zvýraznené bunky a vyberte možnosť „Formátovať bunky“. Kliknite na kartu "Číslo" a potom kliknite na "Špeciálne" v poli "Kategória". Kliknite na „PSČ“ alebo „PSČ+4“ v poli „Typ“. Kliknite na „OK“. Vďaka tomu budú všetky PSČ vyzerať rovnako.
Naformátujte text v stĺpci Telefónne číslo tak, aby všetky telefónne čísla v stĺpci vyzerali rovnako. Zvýraznite text v stĺpci Telefónne číslo okrem nadpisu stĺpca. Kliknite naň pravým tlačidlom myši a vyberte možnosť „Formátovať bunky“. Na karte „Číslo“ vyberte v poli „Kategória“ možnosť „Špeciálne“. Kliknite na "Telefónne číslo" v poli "Typ". Kliknite na „OK“.
