Kredit za obrázok: Polka Dot RF/Polka Dot/Getty Images
Outlook je správca osobných informácií poskytovaný spoločnosťou Microsoft ako súčasť softvérového balíka Office Suite. Tento šikovný program má mnoho podôb. Poskytuje emailovú komunikáciu, kalendár a správcu úloh. Jednou z najdôležitejších funkcií poskytovaných programom Outlook je schopnosť spravovať databázu kontaktov. Funguje to ako elektronický telefónny zoznam s možnosťou e-mailu. Outlook možno použiť ako samostatnú aplikáciu alebo v spojení s iným softvérom v balíku Office. Spustenie databázy pomocou programu Outlook je jednoduchý proces, ktorý vám pomôže udržať si poriadok a ušetriť čas.
Nastaviť databázu
Krok 1
Otvorte Outlook v počítači.
Video dňa
Krok 2
Kliknite na "Súbor" v hornej časti obrazovky. Presuňte kurzor nadol na „Nový a potom kliknite na „Kontakt.“ Otvorí sa prázdny kontaktný formulár.
Krok 3
Vyplňte údaje v kontaktnom formulári. Ak chcete zadať viacero položiek do jedného poľa, napríklad dve telefónne čísla, použite šípku nadol vedľa poľa. Tým sa pridá druhý riadok. V prípade viacerých poštových adries nastavte predvolenú hodnotu pre hromadnú korešpondenciu začiarknutím políčka „Toto je poštová adresa“ vedľa príslušnej položky.
Krok 4
Pomenujte kontakt zadaním údajov do poľa „Zobraziť ako“. Všetky správy odoslané tomuto klientovi budú uvedené toto meno v sekcii „Komu:“. Napríklad, ak vyplníte kontaktný formulár pre FlowersRUs, môže to byť názov firmy, ale možno budete chcieť správy adresované Johnovi, manažérovi. Johnovo meno by bolo v poli „Zobraziť ako“.
Krok 5
Kliknutím na tlačidlo „Pridať“ v spodnej časti formulára po každom kontakte ho uložíte.
Krok 6
Ak chcete upraviť informácie, dvakrát kliknite na meno kontaktu na ľavej strane obrazovky programu Outlook.
Krok 1
Otvorte e-mailovú správu.
Krok 2
Kliknite pravým tlačidlom myši na meno odosielateľa, otvorí sa ponuka možností.
Krok 3
Kliknite na možnosť „Pridať do kontaktov“, ktorá sa zobrazí v ponuke vedľa kurzora.
Vytvorte databázové skupiny
Krok 1
Vytvorte skupinový priečinok. Kliknite na "Súbor" v hornej časti obrazovky a potom vyberte "Nový" a "Priečinok".
Krok 2
V zobrazenom poli priraďte priečinku názov.
Krok 3
V poli Priečinok obsahuje vyberte položku „Kontaktné položky“. Kliknutím na šípku vedľa položky Priečinok obsahuje otvorte zoznam a zvýraznite položky kontaktu.
Krok 4
Určite, kam chcete priečinok uložiť. Kliknite na umiestnenie na pevnom disku a potom na tlačidlo „OK“ ho uložte.
Krok 5
Presuňte jednotlivé kontakty do nového priečinka.
